Cómo organizar una búsqueda del tesoro paso a paso

Organizar una búsqueda del tesoro empieza mucho antes de esconder la primera pista. Primero define el tema y una ruta segura; después reserva los puntos de salida y llegada, forma los grupos y prepara pruebas que puedan resolverse dentro del tiempo disponible. La última semana se dedica a imprimir, plastificar y separar el material por equipos. El día del evento, los monitores deben tener instrucciones claras, cronómetros y sobres preparados para evitar pausas y confusiones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir ruta y tema
2 personas
2
Reservar la ubicación de salida
3
Reservar la ubicación final
4
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
5
Enviar invitaciones
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Reclutar monitores de juego
9
Hacer indicaciones de ruta
2 personas
10
Escribir las pruebas de la búsqueda del tesoro
2 personas
11
Desarrollar tareas extra
2 personas
12
Preparar respuestas y puntuación
2 personas
13
Preparar la distribución de grupos
14
Instruir a los monitores de juego
2 personas
15
Imprimir pistas y tareas
16
Imprimir mapas de ruta
17
Laminado de encargos
2 personas
18
Llenar sobres por grupo
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
20
Pedir la compra
21
Organizar los premios para los ganadores
22
Reunir los materiales
2 personas
23
Recoger la compra
2 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Empaquetar paquetes de grupo
2 personas
26
Comprobar el pronóstico del tiempo
27
Preparar ruta alternativa
2 personas

Evento

28
Montar la ubicación y la ruta
4 personas
29
Marcar el punto de salida y llegada
2 personas
30
Colocar mesas y sillas
3 personas
31
Preparar el buffet y las bebidas
3 personas
32
Preparar los paquetes de grupo
2 personas
33
Informar a los monitores de juegos
2 personas
34
Registrar a los participantes
2 personas
35
Asignar equipos
2 personas
36
Explicar las reglas del juego
37
Poner en marcha la búsqueda del tesoro
3 personas
38
Comprobar los puestos de ruta
3 personas
39
Recibir a los participantes a su llegada
2 personas
40
Recoger respuestas y puntuaciones
2 personas
41
Rellenar las bebidas
2 personas
42
Servir el bufé
4 personas
43
Recoger la vajilla
2 personas
44
Comprobar puntuaciones
2 personas
45
Anunciar a los ganadores
46
Coordinar el cóctel informal
2 personas
47
Recoger la basura durante el evento
2 personas

Seguimiento

48
Recoger mesas y sillas
4 personas
49
Limpiar el lugar
3 personas
50
Retirar los puestos de ruta
3 personas
51
Clasificar los materiales
2 personas
52
Lavar la vajilla
2 personas
53
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
54
Devolver los objetos prestados
2 personas
55
Guardar el stock sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 48
Mesas de buffetcant. 3
Carpas de fiestacant. 2

Material de juego

Mapas de rutacant. 50
Cartas de tareascant. 60
Hojas de respuestacant. 50
Sobrescant. 60
Portapapelescant. 12
Cronómetroscant. 6
Conoscant. 30
Carteles de flechascant. 20
Fundas de plastificacióncant. 80
Bolígrafoscant. 60
Lápicescant. 30
Bloc de notascant. 12
Petos de equipocant. 48
Premioscant. 6

Equipo

Megáfono
Altavoz portátil
Baterías externascant. 4
Cables alargadorescant. 2
Regletascant. 2
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 60
Cubiertos reutilizablescant. 60
Cucharones para sopacant. 4
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 8

Decoración

Mantelescant. 9
Pegatinas del equipocant. 60

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 3
Esponjas de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Botiquín de primeros auxilios

Catering

Compras

Consejos

Diseña la ruta antes de escribir las pruebas. Recorre todos los tramos a pie y comprueba cruces, zonas estrechas y puntos donde los grupos puedan confundirse; coloca mapas, conos o flechas donde haga falta.
Prepara una prueba por sobre y por grupo, con la respuesta y la puntuación en una hoja aparte. Plastifica las instrucciones y guarda cada conjunto completo en un sobre identificado para no repartir material equivocado.
Forma los equipos antes del día del evento y entrega petos, portapapeles, bolígrafos, mapa y cronómetro a cada grupo. Así la salida no se retrasa mientras los participantes se organizan.
Da a los monitores un guion breve con la ruta, las reglas, los límites de tiempo y las soluciones. Conviene hacer una reunión de instrucciones al menos 24 horas antes y asignar a cada monitor una zona concreta.
Cierra la preparación logística como mínimo el día anterior: recoge la compra, enfría las bebidas y prepara los paquetes de grupo. Reserva tiempo para comprobar baterías, cables, megáfono y altavoz, porque estos fallos suelen descubrirse justo al comenzar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una búsqueda del tesoro?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes si habrá varios grupos, reservas y monitores. La ruta y las pruebas deberían estar cerradas 10 días antes, y el material separado por equipos como máximo el día anterior.
¿Cuántas pruebas debe tener una búsqueda del tesoro?: Para una actividad de 2 horas, prepara aproximadamente entre 8 y 12 pruebas principales, más 2 tareas extra por si un grupo avanza rápido. Ajusta la cantidad a la distancia de la ruta y al tiempo necesario para desplazarse.
¿Cuántos monitores hacen falta para una búsqueda del tesoro?: Calcula al menos 1 monitor por cada 2 o 3 grupos, además de una persona coordinadora en la salida o llegada. Si la ruta tiene cruces, tráfico o varios puntos separados, asigna un monitor a cada zona crítica.
¿Cómo se prepara el material para cada equipo?: Monta un paquete por grupo con mapa, sobres de pruebas, hojas de respuesta, material para escribir, peto y cronómetro. Haz una comprobación final 24 horas antes y lleva un paquete de repuesto con copias adicionales.

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