Cómo organizar una boda humanista sin perder ningún detalle

Una boda humanista combina una ceremonia personalizada con una celebración que necesita bastante coordinación. Empieza por fijar la lista de invitados y el hilo de la ceremonia; después cierra reservas, menú y distribución de mesas antes de comprar o decorar. Los votos, discursos y canciones suelen llegar tarde, así que conviene ponerles una fecha límite propia. El día anterior deja preparadas las bebidas, la ropa, los anillos y los materiales de la ceremonia para que el montaje no dependa de improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
2
Diseñar invitaciones
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
7
Escribir el programa de la ceremonia
2 personas
8
Recopilar votos personales
2 personas
9
Definir ponentes y música
2 personas
10
Confirmar las reservas
11
Definir el menú
2 personas
12
Indicar el número de invitados
13
Reunir los materiales de la ceremonia
2 personas
14
Comprobar la decoración
2 personas
15
Elaborar la lista de canciones
2 personas
16
Recopilar discursos
17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
18
Hacer la compra
3 personas
19
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
20
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
21
Preparar la ropa y los anillos
2 personas
22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Comprobar el lugar
2 personas
24
Montar mesas
4 personas
25
Colocar las sillas
4 personas
26
Colocar las sillas de la ceremonia
3 personas
27
Colocar la mesa de ceremonia
2 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Repartir los arreglos florales
2 personas
30
Colocar el mantel
3 personas
31
Poner la mesa
4 personas
32
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
33
Preparar el libro de firmas
34
Preparar el guion de la ceremonia
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Probar los micrófonos
2 personas
37
Probar la música
2 personas
38
Montar el buffet
4 personas
39
Preparar aperitivos
4 personas
40
Presentar el pastel
2 personas
41
Preparar las bebidas
3 personas
42
Montar el punto de café
2 personas
43
Comprobar los baños
44
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
45
Montar la mesa de regalos
2 personas
46
Recibir a los proveedores
2 personas

Evento

47
Recibir a los invitados
4 personas
48
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
49
Coordinar la ceremonia
3 personas
50
Controlar la música durante la ceremonia
51
Entregar los votos y los anillos
52
Coordinar la foto de grupo
2 personas
53
Servir el aperitivo
4 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Acompañar a los invitados a las mesas
2 personas
57
Abrir el buffet
2 personas
58
Reponer el bufé
3 personas
59
Servir comidas especiales
2 personas
60
Recoger platos y cubiertos
3 personas
61
Anunciar los discursos
62
Coordinar técnicamente los discursos
63
Cortar la tarta
2 personas
64
Servir la tarta
4 personas
65
Servir café y té
3 personas
66
Guiar el primer baile
67
Poner la música para la fiesta de baile
68
Servir aperitivos nocturnos
3 personas
69
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
70
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

71
Apagar el equipo de sonido
2 personas
72
Recoger los regalos de forma segura
2 personas
73
Guardar los restos refrigerados
2 personas
74
Preclasificar la vajilla
3 personas
75
Despejar las mesas
4 personas
76
Retirar la decoración
3 personas
77
Desmontar el mobiliario
4 personas
78
Lavar la vajilla
4 personas
79
Recoger la basura
3 personas
80
Limpiar el lugar
4 personas
81
Clasificar los artículos prestados
2 personas
82
Devolver los materiales
2 personas
83
Retirar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 8
Mesa ceremonial
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de regalos
Mesa de bienvenida
Perchero
Mesas altas tipo cóctelcant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 75
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Copas de champáncant. 70
Cucharillas de cafécant. 75
Cuchillos de cenacant. 75
Tenedores de cenacant. 75
Tenedores de postrecant. 75
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servir tartacant. 3
Jarras de aguacant. 10

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Servilletas de telacant. 75
Decoraciones de mesacant. 8
Arreglos floralescant. 10
Cartel de bienvenida
Cartel de la ceremonia
Tarjetas de nombrecant. 70
Números de mesacant. 8
Libro de visitas
Bolígrafos para el libro de firmascant. 4
Cojín para anillos
Velascant. 30
Portavelascant. 30
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 80
Cinta para globoscant. 4
Marcos de fotoscant. 12
Pinzas para mesacant. 16

Equipo

Portátilescant. 2
Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cargadorescant. 4
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Calientaplatoscant. 2
Cuchillo para tarta
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 8
Cucharones de servircant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Cestas de pancant. 6
Cubetas para lavarcant. 3

Limpieza

Papelelerascant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Esponjas de limpiezacant. 6
Guantes de gomacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Contenedores de basuracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de invitados antes de diseñar las invitaciones. Envía las invitaciones con al menos 8 semanas de antelación y fija una fecha de respuesta para poder confirmar el menú y la distribución de mesas.
Define la ceremonia por escrito: programa, ponentes, música y votos personales. Pide discursos y votos como máximo 3 semanas antes, y guarda una copia impresa para la persona que coordine el acto.
Haz la distribución de mesas cuando ya tengas las confirmaciones y las preferencias dietéticas. Prepara tarjetas de nombre y números de mesa al menos 3 días antes, porque los cambios de última hora son frecuentes.
Comprueba las reservas y comunica el número final de invitados antes de cerrar el menú. Calcula la vajilla por persona y añade un margen de 10 unidades por cada 100 invitados para cubrir roturas o piezas sucias.
Separa el montaje en zonas: bienvenida, ceremonia, comedor, buffet, regalos y bebidas. Abre el lugar con tiempo suficiente para comprobarlo, montar mesas y colocar sillas antes de que lleguen los primeros invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda humanista?: Empieza entre 6 y 9 meses antes si necesitas reservar lugar, proveedores y participantes. Deja cerrados invitados, menú y ceremonia aproximadamente 8 semanas antes, y reserva los últimos 3 días para compras, materiales y montaje.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una boda humanista?: Envíalas entre 8 y 12 semanas antes de la boda. Pide confirmación como mínimo 4 semanas antes para recoger alergias, preferencias dietéticas y el número definitivo de invitados.
¿Cuándo se escriben los votos y discursos?: Pide los votos personales y los discursos con 4 semanas de margen y fija la fecha límite 3 semanas antes. Así puedes ordenar el programa de la ceremonia, confirmar a los ponentes y preparar una copia para quien la dirija.
¿Qué se prepara el día anterior a una boda humanista?: El día anterior deja refrigeradas las bebidas, listas las provisiones no perecederas y reunidos los materiales de la ceremonia. Prepara también la ropa y los anillos, y comprueba decoración, compras y documentación para que el montaje del día empiece sin tareas pendientes.

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