Cómo organizar un torneo de ajedrez sin improvisar
Un torneo de ajedrez se organiza en este orden: primero defines el formato, después cierras el lugar y las inscripciones, y solo entonces preparas rondas, árbitros y material. La cantidad de mesas, tableros y relojes depende del número de partidas simultáneas, no del total de participantes. También conviene recoger las preferencias dietéticas y enviar con antelación la información de aparcamiento. El día del torneo, la lista confirmada, los emparejamientos impresos y los relojes de repuesto evitan la mayoría de las interrupciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el formato del torneo
2 personas
- 2
Confirmar el lugar de juego
- 3
Crear formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Encargar premios
- 8
Inventariar material de ajedrez
2 personas
- 9
Configurar el software del torneo
- 10
Designar árbitros
- 11
Asignar voluntarios
- 12
Comprobar la lista de participantes
2 personas
- 13
Elaborar el calendario de partidos
2 personas
- 14
Enviar la información de aparcamiento
- 15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 16
Imprimir formularios de puntuación
- 17
Imprimir la distribución por ronda
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Comprobar los premios
- 20
Enfriar las bebidas
2 personas
- 21
Porcionar el catering
2 personas
- 22
Cargar el equipo
- 23
Reunir los materiales
3 personas
- 24
Hacer carteles de ruta
- 25
Confirmar participantes
Evento
- 26
Abrir el espacio
2 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
3 personas
- 29
Preparar los tableros de ajedrez
4 personas
- 30
Configurar los relojes de ajedrez
3 personas
- 31
Montar la mesa de registro
2 personas
- 32
Colgar indicaciones
2 personas
- 33
Colocar el marcador de resultados
- 34
Probar la impresora y el portátil
2 personas
- 35
Montar la mesa de catering
3 personas
- 36
Instruir a los árbitros
2 personas
- 37
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 38
Registrar a los participantes
3 personas
- 39
Dar la explicación inicial
2 personas
- 40
Guiar la primera ronda
4 personas
- 41
Procesar los resultados
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Reponer snacks
2 personas
- 44
Guiar la segunda ronda
4 personas
- 45
Acompañar la tercera ronda
4 personas
- 46
Servir bocadillos
3 personas
- 47
Dirigir la cuarta ronda
4 personas
- 48
Coordinar la quinta ronda
4 personas
- 49
Actualizar el stand
2 personas
- 50
Coordinar la final
4 personas
- 51
Entregar premios
3 personas
- 52
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 53
Reunir material de ajedrez
4 personas
- 54
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 55
Lavar la vajilla
2 personas
- 56
Recoger la basura
3 personas
- 57
Limpiar el espacio
4 personas
- 58
Publicar los resultados
- 59
Devolver el material prestado
2 personas
- 60
Guardar los restos
2 personas
- 61
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 70
- Mantelescant. 6
Material deportivo
- Tableros de ajedrezcant. 32
- Piezas de ajedrezcant. 32
- Relojes de ajedrezcant. 32
- Relojes de ajedrez de repuestocant. 4
- Piezas de ajedrez de repuestocant. 4
Oficina
- Hojas de puntuacióncant. 250
- Bolígrafoscant. 80
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Portanombrescant. 80
- Carpetas de registrocant. 4
- Portapapelescant. 6
- Pizarras blancascant. 2
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Papel de impresióncant. 500
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 2
- Post-itscant. 6
Equipo
- Portátilcant. 2
- Impresora
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 2
- Cuencoscant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Pinzas para pancant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Platos redondoscant. 6
- Números de mesacant. 32
- Carteles de rutacant. 8
- Troféos de premiocant. 6
- Cintas de medallacant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Atractivo principalcant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Define antes de abrir las inscripciones cuántas rondas habrá, cuánto durará cada partida y cómo se desempatará. Sin ese formato, no podrás calcular el horario ni preparar correctamente el software del torneo.
- Cierra el formulario de inscripción con varios días de margen y confirma después la lista definitiva. Usa ese plazo para revisar nombres, preferencias dietéticas y posibles bajas antes de elaborar el calendario de partidas.
- Calcula el material por partidas simultáneas: cada mesa necesita un tablero, piezas, reloj y hojas de puntuación. Prepara además relojes, piezas y bolígrafos de repuesto; una sola avería puede detener una ronda completa.
- Asigna árbitros y voluntarios antes del montaje, con funciones concretas para registro, rondas, resultados y atención a los participantes. Imprime la distribución de cada ronda y las hojas de puntuación antes de cargar el equipo.
- Prepara la llegada como una fase propia: coloca carteles de ruta, tarjetas de nombre y la información de aparcamiento. Enfría las bebidas y porciona el catering después de comprobar participantes, premios, cables, regletas y todo el material de juego.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de ajedrez?
- Empieza al menos 4 semanas antes si esperas participantes externos. Deja cerradas las inscripciones varios días antes del torneo para poder confirmar asistentes, preparar emparejamientos e imprimir la documentación.
- ¿Cuántos tableros y relojes necesito para un torneo de ajedrez?
- Necesitas un tablero y un reloj por cada partida que se juegue al mismo tiempo. Añade al menos 1 o 2 relojes de repuesto y un juego adicional de piezas para resolver rápidamente una avería o una pieza perdida.
- ¿Qué información debe incluir el formulario de inscripción?
- Incluye nombre, datos de contacto, nivel o categoría si aplica y cualquier preferencia dietética. Cierra el formulario con varios días de margen para revisar la lista y enviar instrucciones de llegada.
- ¿Cuándo preparo el calendario de partidas?
- Elabora el calendario después de cerrar las inscripciones y confirmar quién participa. Hazlo con antelación suficiente para imprimir la distribución por ronda y corregir errores antes de que lleguen los jugadores.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!