Cómo organizar un simulacro de evacuación paso a paso

Un simulacro de evacuación se organiza en tres fases: preparar el plan, coordinar a las personas y ejecutar la salida sin confusiones. Empieza registrando el procedimiento y confirmando el punto de encuentro, la ruta alternativa y quién observará cada zona. Después informa al mantenimiento del edificio y a los servicios de emergencia de que se trata de una práctica no activa. El día del simulacro, registra a los participantes, da una instrucción breve, activa la alarma y acompaña al grupo al exterior mientras se controlan los tiempos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Registrar el plan de evacuación
2 personas
2
Elaborar la lista de participantes
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Confirmar el punto de encuentro
7
Comprobar la ruta de evacuación alternativa
2 personas
8
Informar a mantenimiento del edificio
9
Informar a los servicios de emergencia de la práctica no activa
10
Designar observadores
2 personas
11
Instruir a los observadores
2 personas
12
Imprimir planos de evacuación
13
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
14
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
15
Señalizar el punto de encuentro
2 personas
16
Cargar los medios de comunicación
17
Preparar la mesa de registro
2 personas
18
Llevar los materiales al punto de recogida
2 personas
19
Preparar café y agua
2 personas
20
Colocar a los observadores en sus puestos
3 personas

Evento

21
Registrar a los participantes
2 personas
22
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
23
Anunciar el simulacro
24
Activar la alarma de evacuación
25
Acompañar a los participantes al exterior
6 personas
26
Comprobar los espacios y los aseos
4 personas
27
Llevar el control de asistencia
3 personas
28
Informar de personas desaparecidas
29
Anunciar el final del ejercicio
30
Acompañar a los participantes de vuelta al interior
4 personas
31
Servir café y agua
2 personas
32
Recopilar los hallazgos por publicación
3 personas
33
Coordinar la breve evaluación
2 personas

Seguimiento

34
Elaborar formularios de observación
2 personas
35
Reunir los materiales
2 personas
36
Recoger mesas y sillas
2 personas
37
Retirar la basura
2 personas
38
Lavar la vajilla
2 personas
39
Limpiar espacios
2 personas
40
Guardar el material de evacuación
2 personas
41
Informar a los participantes sobre los hallazgos
42
Registrar puntos de mejora
2 personas
43
Anotar responsables y plazos
2 personas
44
Cerrar el aviso de práctica

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesa de registro
Sillas plegablescant. 8
Mesascant. 2

Equipo

Megáfonocant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Cronómetroscant. 4
Cable alargadorcant. 2

Seguridad

Chalecos reflectantescant. 12
Cascos de seguridadcant. 6
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 6
Silbatoscant. 6
Conos de señalizacióncant. 12
Cinta de balizamientocant. 2
Señales de iluminación de emergenciacant. 8

Comunicación

Planos de evacuacióncant. 12
Carteles de punto de encuentrocant. 4
Pósters de instruccionescant. 6

Oficina

Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 24
Bloc de notascant. 12
Listas de asistenciacant. 12
Formularios de observacióncant. 20
Cinta adhesivacant. 4
Rotuladores fosforescentescant. 12
Tarjetas de notascant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 60
Tazas de cafécant. 30
Cucharillascant. 30

Cocina

Cafeteracant. 2
Jarras de aguacant. 4
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la planificación al menos 7 días antes: confirma la lista de participantes, recoge las preferencias dietéticas si habrá café y agua, y envía las instrucciones junto con el punto de encuentro.
Designa observadores por zonas y entrégales formularios, cronómetros y medios de comunicación cargados. Una persona debe controlar cada salida y anotar obstáculos, tiempos y participantes que necesiten ayuda.
Comprueba las rutas el día anterior y vuelve a revisarlas 30 minutos antes. Retira objetos, verifica las salidas de emergencia y marca con conos o cinta cualquier tramo que pueda causar confusión.
Prepara el punto de encuentro antes de activar la alarma: coloca el cartel visible, la mesa de registro, las listas de asistencia y los bolígrafos. Lleva también planos de evacuación y un botiquín de primeros auxilios.
Da una instrucción de seguridad de 2 minutos antes de comenzar: explica que es un simulacro, indica que nadie debe correr y aclara quién acompaña a los participantes al exterior. Anuncia el inicio solo cuando los observadores estén en sus puestos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un simulacro de evacuación?: Empieza la planificación entre 7 y 14 días antes. Reserva el día para informar al edificio, preparar la lista de participantes, nombrar observadores y comprobar la ruta alternativa.
¿Qué hay que comprobar antes de activar la alarma de evacuación?: Confirma que las salidas están despejadas, que el punto de encuentro está señalizado y que los observadores tienen cronómetros y comunicación cargada. Haz esta revisión final unos 30 minutos antes.
¿Cuántos observadores hacen falta para un simulacro de evacuación?: Asigna como mínimo un observador por cada salida o zona que quieras evaluar. En un edificio con cuatro salidas, calcula al menos 4 observadores y añade 1 coordinador general.
¿Cuánto debe durar un simulacro de evacuación?: La evacuación suele medirse desde la alarma hasta el último participante en el punto de encuentro; fija un objetivo concreto antes de empezar. Reserva además 10 minutos para el registro final y las observaciones.

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