Cómo organizar un pícnic familiar paso a paso

Organizar un pícnic familiar resulta más sencillo si divides el trabajo en cuatro momentos: confirmar asistentes y lugar, planificar la comida, preparar el material y montar la zona. Empieza por recoger las inscripciones y las preferencias dietéticas, porque las alergias cambian la compra y la forma de servir. Revisa la previsión meteorológica unos días antes y deja preparado un plan alternativo. La víspera se adelanta casi todo; el mismo día solo deberían quedar el transporte, el frío y el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Enviar invitaciones
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Comprobar el pronóstico del tiempo
6
Definir un plan para mal tiempo
2 personas
7
Hacer la lista definitiva de invitados
8
Marcar alergias
9
Comprobar la lista de la compra
2 personas
10
Hacer la compra
3 personas
11
Recoger productos frescos
2 personas
12
Enfriar bebidas
2 personas
13
Lavar la fruta
2 personas
14
Lavar y cortar las verduras
3 personas
15
Preparar ensaladas
3 personas
16
Preparar pan y acompañamientos
2 personas
17
Porcionar postres
2 personas
18
Preparar cestas de picnic
2 personas
19
Comprobar el material de juego
2 personas
20
Crear lista de reproducción
21
Cargar las baterías recargables
22
Llenar las neveras portátiles
3 personas
23
Cargar los vehículos de transporte
4 personas
24
Inspeccionar el lugar
2 personas
25
Delimitar la zona de picnic
2 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Colocar las mantas de picnic
3 personas
30
Montar mesas de buffet
3 personas
31
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
32
Montar la estación de bebidas
2 personas
33
Montar el punto de café
2 personas
34
Marcar la mesa sin alérgenos
35
Montar el rincón de juegos
3 personas
36
Colgar la decoración
2 personas
37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
38
Probar la música

Evento

39
Atender la mesa de recepción
2 personas
40
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
41
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
42
Servir café y té
2 personas
43
Disponer los aperitivos
2 personas
44
Servir el almuerzo tipo picnic
4 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Mantener el bufé limpio y reabastecido
2 personas
47
Explicar las reglas del juego
2 personas
48
Coordinar los juegos familiares
4 personas
49
Coordinar los juegos infantiles
3 personas
50
Servir fruta y helado
3 personas
51
Preparar el bufé de la noche
3 personas
52
Servir el buffet de la noche
4 personas
53
Encender los puntos de luz
2 personas
54
Proporcionar la música
55
Recoger objetos perdidos
56
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
57
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

58
Empaquetar alimentos de forma segura
3 personas
59
Separar y desechar los residuos
3 personas
60
Recoger la vajilla
3 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Recoger mesas y sillas
4 personas
63
Desmontar las carpas
4 personas
64
Limpiar las mantas de picnic
2 personas
65
Reunir el material de juego
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Apagar la iluminación
68
Llevar el material al almacén
4 personas
69
Vaciar y secar las neveras portátiles
2 personas
70
Limpiar el material reutilizable
3 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Repartir la comida sobrante
2 personas
73
Entregar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mantas de picniccant. 12
Mesas de buffetcant. 3
Mesas auxiliarescant. 4
Neveras portátilescant. 6
Cajas de transportecant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 75
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 100
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 40
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuchillos de pancant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Termoscant. 4
Cubiterascant. 4
Recipientes para alimentos con tapacant. 20
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 4
Lámparas recargablescant. 8
Linternascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 80
Mantelescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Decoración de mesacant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 2
Frisbeescant. 4
Sets de kubbcant. 2
Sets de bádmintoncant. 3
Cuerdas para saltarcant. 6
Juegos de bochascant. 2
4 en raya gigante
Cartascant. 6
Juegos de mesacant. 6
Burbujascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Cuboscant. 4
Esponjascant. 12
Paños de cocinacant. 12
Paños de microfibracant. 12
Escobas de manocant. 4
Spray desinfectantecant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de papel de cocinacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de invitados y las alergias al menos 5 días antes. Así puedes calcular las raciones, comprar alternativas y separar los alimentos que no deben mezclarse.
Haz la compra en dos tandas: los productos no perecederos con 3 o 4 días de margen y la fruta, las verduras y el pan el día anterior. Lava y corta solo lo que vayas a conservar bien tapado y refrigerado.
Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la jornada. Enfría las bebidas la noche anterior y reparte los acumuladores de frío entre las neveras portátiles.
Prepara las cestas de pícnic, los recipientes cerrados y los utensilios la víspera. Cuenta platos, vasos y cubiertos para cada invitado y añade al menos 5 unidades extra para evitar quedarte corto.
Inspecciona el lugar antes de descargar y delimita una zona de comida, otra de juegos y un espacio para las neveras. Si hay previsión de lluvia, decide con 24 horas de antelación dónde colocar las carpas o cómo trasladar la actividad.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación se organiza un pícnic familiar?: Empieza entre 2 y 3 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar y los asistentes. Deja cerradas las alergias y la lista definitiva al menos 5 días antes, y prepara la mayor parte del material el día anterior.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un pícnic familiar?: Calcula una ración principal por adulto y algo más para los niños, que suelen repetir o picar entre comidas. Para la primera hora, cuenta 2 o 3 bebidas por persona y añade agua suficiente para el resto de la jornada.
¿Cuándo preparo la comida de un pícnic?: Lava la fruta y prepara ensaladas, verduras y acompañamientos el día anterior, siempre en recipientes cerrados y refrigerados. Recoge los productos frescos como máximo el día anterior y porciona los postres antes de salir.
¿Qué hago si llueve el día del pícnic familiar?: Comprueba la previsión 48 horas antes y vuelve a revisarla la misma mañana. Define con al menos 24 horas de margen si usarás carpas, cambiarás la zona o aplazarás el encuentro, y comunica la decisión a todos los invitados.

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