Cómo organizar un mercado semanal sin perderse en el montaje
Un mercado semanal se organiza mejor por fases: primero permisos, ubicación y distribución; después expositores, servicios y comunicación; al final, compras y montaje. Empieza con un plano que indique cada puesto, los accesos, la electricidad, el punto de información y el café. Confirma pronto quién necesita corriente, qué preferencias dietéticas tiene cada expositor y cuándo se recogerán los residuos. El día anterior revisa la previsión del tiempo y prepara los materiales por zonas para no buscar cables, carteles o herramientas durante el montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Comprobar el permiso de mercado
- 2
Confirmar la ubicación del mercado
- 3
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
- 4
Invitar a los expositores
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Reservar puntos de electricidad
- 9
Reservar recogida de residuos
- 10
Definir la ruta de acceso
2 personas
- 11
Publicar la promoción
- 12
Enviar información a los expositores
- 13
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Reunir los materiales
2 personas
- 16
Cargar materiales de mercado
3 personas
- 17
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 18
Montar tiendas
4 personas
- 19
Montar mesas
3 personas
- 20
Colocar las sillas
2 personas
- 21
Conectar la corriente
2 personas
- 22
Colgar la iluminación
2 personas
- 23
Colocar carteles y flechas de ruta
2 personas
- 24
Montar punto de información
2 personas
- 25
Montar el punto de café
2 personas
Evento
- 26
Recibir a los expositores
3 personas
- 27
Asignar espacios de stand
2 personas
- 28
Revisar las presentaciones de los puestos
2 personas
- 29
Servir café y té
2 personas
- 30
Atender el punto de información
- 31
Rellenar las bebidas
- 32
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 33
Comprobar la iluminación
- 34
Despedir a los expositores
2 personas
Seguimiento
- 35
Desmontar los puestos y las mesas
4 personas
- 36
Desmontar las tiendas
4 personas
- 37
Recoger la basura
3 personas
- 38
Limpiar el recinto
3 personas
- 39
Desconectar la alimentación eléctrica
2 personas
- 40
Devolver los materiales
3 personas
- 41
Lavar la vajilla
2 personas
- 42
Limpiar los artículos reutilizables
2 personas
- 43
Devolver la fianza y las llaves
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesas plegablescant. 8
- Mesas altascant. 6
- Sillas plegablescant. 24
- Mantelescant. 12
- Cajas de plásticocant. 20
- Bases para sombrillascant. 6
- Portapapelescant. 6
- Vallas de separacióncant. 10
- Conoscant. 12
- Correas de amarrecant. 12
- Pesos para carpascant. 24
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Cinta métricacant. 2
- Taladros atornilladores inalámbricoscant. 2
- Maletines de herramientascant. 2
- Bandejas de cajacant. 4
- Cajeros automáticoscant. 2
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Focos LED de obracant. 4
- Bateríascant. 24
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Banderas de mercadocant. 12
- Carteles informativoscant. 4
- Flechas de rutacant. 10
- Soportes para etiquetas de precioscant. 30
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Bolígrafoscant. 12
- Portapapelescant. 4
- Fundas de información A4cant. 20
Catering
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedores de basuracant. 3
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Guantes de trabajocant. 8
- Toallitas limpiabañoscant. 4
Consejos
- Cierra los permisos y la ubicación antes de invitar a los expositores. Cuando tengas el plano, asigna los espacios y envía a cada expositor su puesto, ruta de acceso, horario de llegada y necesidades de electricidad.
- Reserva la recogida de residuos y los puntos de corriente con antelación, no el día del mercado. Cuenta también con cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables para evitar recorridos peligrosos.
- Prepara la distribución con medidas reales: deja pasillos continuos y separa la ruta de acceso de la zona de puestos. Marca después los espacios con carteles y flechas para que los expositores no tengan que preguntarlo todo al llegar.
- Monta primero las carpas y los puestos, y coloca después mesas, sillas, iluminación y señalización. Haz una inspección del recinto antes de abrir y comprueba que las bases de sombrillas, los cables y las estructuras no bloqueen el paso.
- Calcula el punto de café antes de hacer la compra: reserva máquinas de café, teteras, jarras térmicas, vasos, tazas y agua según la asistencia prevista. Reúne los materiales en cajas separadas por función y carga cada zona en el orden en que se montará.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado semanal?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para comprobar el permiso, confirmar la ubicación, invitar a los expositores y asignar los puestos. Deja la revisión del tiempo y la preparación final de materiales para los 2 días anteriores.
- ¿Qué información hay que enviar a los expositores?
- Envía al menos 7 días antes el plano, el espacio asignado, la ruta de acceso, el horario de montaje y las normas de electricidad y residuos. Incluye también un contacto para resolver cambios el mismo día.
- ¿Cuándo se montan las carpas y los puestos del mercado?
- El montaje debe comenzar antes de la llegada del público y siguiendo un orden fijo: inspección del recinto, carpas, puestos, mesas, sillas, corriente, iluminación y carteles. Reserva como mínimo 2 horas si hay varias carpas y muchos espacios que preparar.
- ¿Cuánto café y menaje hacen falta para un mercado semanal?
- Calcula aproximadamente 1 taza por visitante que preveas que utilizará el punto de café y añade un margen del 15 al 20 %. Prepara además vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos antes de abrir, porque reponerlos durante el servicio suele interrumpir el montaje.
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