Cómo organizar un mercado ecológico sin improvisar

Organizar un mercado ecológico exige coordinar permisos, proveedores, puestos y productos frescos en un orden concreto. Empieza por reservar el recinto y confirmar las autorizaciones; después cierra las inscripciones y distribuye los puestos. En la última semana debes comprobar electricidad, residuos y previsión meteorológica. El día anterior, concentra los productos refrigerados y reúne el material. Así evitas descubrir durante el montaje que falta corriente, espacio de venta o capacidad de frío.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Solicitar permisos
2
Reservar la ubicación del mercado
3
Contactar a los proveedores
2 personas
4
Distribuir los puestos
2 personas
5
Fijar los soportes de los puestos
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Reservar el catering
10
Reservar recogida de residuos
11
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Informar a los responsables de los stands
14
Hacer la compra
2 personas
15
Recoger productos frescos
2 personas
16
Reunir los materiales
3 personas
17
Almacenar los productos en refrigeración
2 personas
18
Preparar la caja registradora
2 personas
19
Colgar el plano
2 personas
20
Cerrar el recinto
3 personas
21
Montar los puestos
6 personas
22
Montar mesas
4 personas
23
Colocar las sillas
3 personas
24
Conectar la corriente
2 personas
25
Colgar la iluminación
3 personas
26
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
27
Recibir a los expositores
3 personas
28
Descargar productos
6 personas
29
Montar los puestos del mercado
8 personas
30
Colgar listas de precios
3 personas
31
Preparar los productos de prueba
3 personas
32
Preparar café y té
2 personas
33
Preparar aperitivos
4 personas
34
Rellenar las neveras
2 personas
35
Probar las cajas registradoras
2 personas
36
Comprobar los baños
2 personas
37
Limpiar el recinto
3 personas
38
Preparar la información de apertura

Evento

39
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
40
Atender el punto de información
2 personas
41
Atender los puestos
8 personas
42
Servir las degustaciones
3 personas
43
Servir café
2 personas
44
Servir té
2 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Reponer aperitivos
2 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Revisar los baños
2 personas
49
Limpiar las mesas
2 personas
50
Comprobar las refrigeradoras
51
Reponer existencias
3 personas
52
Procesar pagos
2 personas
53
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
54
Informar a los últimos visitantes
2 personas
55
Cerrar ventas
3 personas
56
Despedir a los expositores
3 personas

Seguimiento

57
Clasificar los productos sobrantes
3 personas
58
Desmontar los puestos
6 personas
59
Recoger mesas y sillas
4 personas
60
Retirar la iluminación
3 personas
61
Cortar la electricidad
2 personas
62
Recoger la basura
4 personas
63
Limpiar el recinto
4 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Vaciar neveras portátiles
2 personas
66
Cerrar las cajas
2 personas
67
Inventariar materiales
2 personas
68
Devolver los objetos prestados
2 personas
69
Distribuir el stock restante
2 personas
70
Retirar los residuos
2 personas
71
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Taburetescant. 12
Mesas de maquillajecant. 4
Carros de transportecant. 3

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 3
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Micrófono de mano
Bateríascant. 24

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de exteriorcant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 80
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 20
Bandejas para servircant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Pinzascant. 12
Pinzas de cocinacant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Mantelescant. 18
Guirnaldascant. 12
Pizarrascant. 16
Tiza para telacant. 12
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80
Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Portapapelescant. 6
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 200
Cuerdacant. 4
Tizacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Escobacant. 4
Puntos de atraccióncant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 12
Spray desinfectantecant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Toallas de papelcant. 12

Catering

Compras

Consejos

Solicita los permisos y reserva la ubicación con varias semanas de margen; sin esa confirmación no cierres la distribución de los puestos ni envíes las invitaciones definitivas.
Cierra las inscripciones antes de dibujar el plano. Deja pasillos de circulación y asigna a cada responsable un puesto concreto, incluyendo el espacio para carpas, mesas y carros de transporte.
Confirma proveedores, catering y recogida de residuos al menos 7 días antes. Pregunta también por las preferencias dietéticas para no tener que rehacer el servicio de comida a última hora.
Revisa electricidad y alargadores el día anterior, no durante el montaje. Cuenta los puntos disponibles, prueba las regletas y reserva baterías para el micrófono y cualquier equipo que no pueda depender de la red.
Recoge los productos frescos lo más cerca posible de la apertura y guárdalos en neveras o refrigeradores. Monta puestos, mesas, sillas e iluminación antes de conectar los terminales de pago y abrir las cajas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado ecológico?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para solicitar permisos, reservar el recinto y contactar con proveedores. Deja cerradas las inscripciones y el plano como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado?: Confirma la lista de vendedores y sus necesidades entre 10 y 14 días antes. El plano definitivo debería estar listo 7 días antes para informar a cada responsable y preparar el montaje.
¿Cuándo se compran y refrigeran los productos frescos?: Haz la compra y recoge los productos frescos el día anterior o el mismo día, según su conservación. Mantén los alimentos refrigerados hasta el montaje y comprueba la capacidad de las neveras antes de aceptar más productos.
¿Qué se revisa el día antes de un mercado ecológico?: Comprueba la previsión del tiempo, los puntos de electricidad, la recogida de residuos, las estructuras de los puestos y todo el material. También prepara la caja registradora, el plano y los productos que deban permanecer en frío.

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