Cómo organizar un mercado de primavera sin improvisar

Un mercado de primavera funciona mejor cuando primero cierras la fecha, el horario y la distribución del espacio. Después defines los puestos y actividades, contactas con proveedores y compruebas los permisos antes de anunciar nada. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y los turnos de voluntariado deben quedar registrados con antelación. El día anterior, prepara el plano, el dinero de caja, las bebidas frías y un plan alternativo si cambia el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y las horas
2 personas
2
Definir la distribución del mercado
2 personas
3
Elegir los puestos y actividades
3 personas
4
Contactar a los proveedores
2 personas
5
Hacer reservas
2 personas
6
Comprobar permisos
2 personas
7
Enviar invitaciones
3 personas
8
Colocar la promoción
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Fijar los portatarimas
2 personas
13
Imprimir el plan de trabajo
14
Imprimir el plano
15
Hacer etiquetas de precio
2 personas
16
Preparar las actividades
4 personas
17
Recoger artículos de venta
3 personas
18
Recopilar los premios de la tómbola
2 personas
19
Gestionar el cambio de caja
2 personas
20
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
26
Comprobar la vajilla
2 personas
27
Preparar las herramientas
2 personas
28
Señalizar los puestos
2 personas
29
Montar las carpas
6 personas
30
Montar mesas
6 personas
31
Colocar las sillas
4 personas
32
Colocar telas para el puesto
3 personas
33
Colgar la decoración
4 personas
34
Colgar la iluminación
3 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Preparar la caja
2 personas
37
Colocar los carteles de pago
2 personas
38
Montar el puesto de catering
4 personas
39
Montar el punto de café
2 personas
40
Preparar aperitivos
5 personas
41
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
42
Preparar las actividades
5 personas
43
Montar la tómbola
2 personas
44
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
45
Comprobar los baños
2 personas
46
Colocar señales de ruta
2 personas
47
Instruir a los voluntarios
3 personas
48
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

49
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
50
Recibir a los visitantes
4 personas
51
Operar la caja
2 personas
52
Atender los puestos
12 personas
53
Servir café y té
3 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Coordinar actividades
6 personas
57
Vender boletos de la tómbola
2 personas
58
Realizar el sorteo de la tómbola
2 personas
59
Recoger la basura
2 personas
60
Reponer los baños
61
Anunciar las ventas finales
62
Cerrar la caja
2 personas
63
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

64
Desmontar los puestos
6 personas
65
Desmontar las carpas
6 personas
66
Recoger mesas y sillas
6 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Apagar el equipo
2 personas
69
Lavar la vajilla
4 personas
70
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
71
Retirar los residuos
3 personas
72
Limpiar el lugar
5 personas
73
Comprobar los materiales
2 personas
74
Devolver los objetos prestados
2 personas
75
Guardar el stock sobrante
2 personas
76
Ingresar la recaudación de caja
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Manteles para puestoscant. 12
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 10
Cuencoscant. 20
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavocescant. 2
Micrófono
Terminal de pagocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 10
Cucharones de servircant. 10
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 20
Arreglos floralescant. 12
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Etiquetas de preciocant. 80
Ganchos adhesivoscant. 40
Decoración de mesacant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Material deportivo

Set de lanzamiento de anillascant. 2
Juego de lanzamiento de latascant. 2
Cuerdas para saltarcant. 6
Pelotas de juegocant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución antes de reservar material: marca en el plano la entrada, los puestos, las actividades, las mesas y las zonas de paso. Imprime una copia para el equipo y otra para cada responsable.
No esperes a la última semana para pedir permisos o confirmar proveedores. Haz estas comprobaciones al menos 4 semanas antes y guarda por escrito horarios, cantidades y contactos.
Gestiona las inscripciones con una fecha límite clara, por ejemplo 7 días antes. Usa ese registro para recoger preferencias dietéticas y calcular comida, vajilla, mesas y sillas sin comprar a ciegas.
Prepara el dinero y los cobros por separado de la mercancía. Cuenta el cambio de caja antes de abrir, prueba el terminal de pago y guarda el efectivo en un lugar seguro durante todo el mercado.
Haz una revisión final 24 horas antes: consulta el pronóstico, enfría las bebidas, prepara los productos no perecederos y comprueba cables, regletas, sonido y el material de cada puesto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de primavera?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva pronto los proveedores, comprueba los permisos y deja la última semana para inscripciones, voluntarios, compras y preparación del plano.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del mercado?: Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes. Así puedes confirmar preferencias dietéticas, asignar turnos y ajustar las cantidades de comida, bebidas y vajilla.
¿Cuándo se prepara el plano de los puestos?: Haz una primera distribución al menos 2 semanas antes y ciérrala 3 o 4 días antes. Imprime el plano cuando ya estén confirmados los puestos, las actividades y las zonas de paso.
¿Qué hago si llueve el día del mercado?: Comprueba el pronóstico 48 y 24 horas antes. Decide entonces qué actividades pasan a cubierto, dónde se colocan las carpas y quién comunica cualquier cambio a proveedores, voluntarios y participantes.

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