Cómo organizar un mercado de artesanía sin perder detalles
Organizar un mercado de artesanía empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero debes cerrar la fecha y el lugar, definir las condiciones para participar y confirmar a los expositores. Después se ordenan el plano de puestos, las necesidades eléctricas, la información para visitantes y la promoción. Durante la última semana conviene centrarse en acreditaciones, carteles, compras, cambio para la caja y el montaje, porque son los detalles que más suelen retrasarse.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Redactar las condiciones de participación
2 personas
- 3
Invitar a los expositores
2 personas
- 4
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar definitivamente a los expositores
2 personas
- 8
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 9
Confirmar las reservas de puestos
- 10
Inventariar las necesidades eléctricas
- 11
Enviar indicaciones
- 12
Publicar información de estacionamiento
- 13
Publicar promoción en redes sociales
- 14
Diseñar los paneles del programa
- 15
Imprimir los paneles del programa
- 16
Preparar acreditaciones
2 personas
- 17
Imprimir lista de expositores
- 18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Comprar productos frescos
2 personas
- 21
Reunir los materiales
3 personas
- 22
Preparar caja registradora y cambio
2 personas
- 23
Crear números de mesa
- 24
Clasificar la decoración
2 personas
- 25
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
- 28
Montar puestos y mesas
5 personas
- 29
Colocar las sillas
3 personas
- 30
Instalar puntos de electricidad
2 personas
- 31
Colgar la iluminación
3 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Colocar números de stand
2 personas
- 34
Montar la mesa de información
2 personas
- 35
Montar el punto de café
2 personas
- 36
Preparar aperitivos
3 personas
- 37
Enfriar las bebidas
2 personas
- 38
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 40
Probar el sistema de sonido
2 personas
Evento
- 41
Recibir a los expositores
3 personas
- 42
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
- 43
Comprobar los puestos
3 personas
- 44
Comprobar la entrada y la señalización
2 personas
- 45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 46
Repartir el programa y el mapa
2 personas
- 47
Atender la mesa de información
2 personas
- 48
Coordinar demostraciones de manualidades
2 personas
- 49
Servir café y té
2 personas
- 50
Servir aperitivos
2 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Recoger la vajilla
2 personas
- 53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 54
Comprobar los baños
- 55
Reponer los aperitivos
2 personas
- 56
Comprobar la iluminación
- 57
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 58
Registrar la salida de los expositores
3 personas
- 59
Desmontar los puestos y las mesas
5 personas
- 60
Retirar la decoración
3 personas
- 61
Desconectar la iluminación
3 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Recoger la basura
3 personas
- 64
Limpiar el lugar
4 personas
- 65
Clasificar los materiales
3 personas
- 66
Devolver el material prestado
2 personas
- 67
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 68
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 20
- Mesascant. 8
- Sillas plegablescant. 30
- Taburetes de barcant. 4
- Punto de información
- Percheroscant. 4
- Soportes de presentacióncant. 8
- Mesas plegablescant. 3
- Postes separadorescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de aguacant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Equipo de sonido
- Micrófonocant. 2
- Terminal de pagocant. 2
- Cajas de cajacant. 2
- Carritos de manocant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 24
- Arreglos floralescant. 10
- Photowall
- Pizarrascant. 10
- Portavelascant. 20
- Números de mesacant. 20
- Credencialescant. 30
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Cocina
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Abrebotellascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Comunicación
- Planoscant. 150
- Tarjetas del programacant. 150
- Carteles direccionalescant. 12
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 12
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Linternascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la convocatoria con margen suficiente para revisar inscripciones y preferencias dietéticas. Confirma definitivamente a cada expositor antes de preparar el plano y envía las indicaciones de acceso, descarga y estacionamiento con varios días de antelación.
- Haz el plano de puestos cuando ya conozcas las reservas confirmadas. Deja previstos los pasillos, el punto de información y los puestos que necesiten electricidad; así evitarás mover mesas el mismo día.
- Comprueba la instalación eléctrica puesto por puesto y calcula la longitud de los cables antes del montaje. Las regletas y los alargadores deben estar disponibles desde el principio, no cuando un expositor ya esté esperando abrir.
- Prepara por separado la documentación y la señalización: acreditaciones, lista de expositores, números de mesa y paneles del programa. Imprime todo al menos un día antes y guarda copias de la lista en el punto de información.
- Haz la compra seca con antelación y deja los productos frescos para el último momento razonable. Prepara también la caja registradora, el cambio, el terminal de pago, las neveras portátiles y los materiales de servicio antes de empezar a montar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?
- Empieza al menos 6-8 semanas antes para confirmar la fecha, redactar las condiciones e invitar a los expositores. Reserva la última semana para cerrar inscripciones, preparar la distribución y enviar todas las indicaciones.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?
- Haz la confirmación definitiva entre 10 y 14 días antes del mercado. Así tendrás tiempo para actualizar la lista, asignar puestos, revisar necesidades eléctricas y preparar las acreditaciones.
- ¿Cuándo se prepara el plano de puestos?
- El plano se prepara después de cerrar las reservas, normalmente entre 7 y 10 días antes. Deja espacio para pasillos, información, sillas y puestos con requisitos eléctricos específicos.
- ¿Cuándo se hace la compra para un mercado de artesanía?
- Compra los productos no perecederos y reúne los materiales entre 3 y 5 días antes. Los productos frescos pueden comprarse el día anterior, mientras que las neveras portátiles y el cambio deben quedar preparados antes del montaje.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!