Cómo organizar un mercadillo sin perder el control

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Define las normas de venta antes de abrir las inscripciones: indica qué se puede vender, las medidas de cada puesto, el horario de montaje y cómo se gestionan los pagos. Así no tendrás que resolver excepciones una por una durante el evento.
• Cierra el registro de vendedores al menos 7 días antes. Usa los datos recopilados para numerar los puestos, preparar las etiquetas de las mesas y dibujar un plano que deje libres las rutas de paso y las salidas.
• Prepara la señalización como si alguien llegara por primera vez: coloca carteles, flechas de ruta y paneles informativos en los accesos, los aseos y el punto de información. Lleva copias de repuesto y cinta o material para fijarlas.
• Asigna voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y entrégales credenciales, una lista de contactos y tareas concretas. Recibe al equipo antes de la apertura para explicar el plano, el megáfono y a quién avisar si falta material o surge una incidencia.
• No dejes la preparación de pagos y comida para la última hora. Prepara el cambio, comprueba el lector de tarjetas y la caja registradora el día anterior; enfría las bebidas y coloca snacks, vasos reutilizables y cubiertos antes de que lleguen los vendedores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar el lugar, los permisos y los aseos. Abre las inscripciones al menos 4 semanas antes y cierra la lista de vendedores unos 7 días antes del evento.

¿Cuándo hay que hacer el plano de los puestos?

Haz un primer plano cuando conozcas aproximadamente la mitad de los vendedores y ciérralo 7 días antes. Deja pasillos de circulación, accesos despejados y una ubicación visible para el punto de información.

¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo?

Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 15 o 20 puestos, además de una persona responsable de coordinación. Organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir la llegada, el desarrollo y el cierre sin dejar el punto de información vacío.

¿Qué hay que comprobar el día anterior al mercadillo?

Comprueba las mesas, sillas, carpas, iluminación, megáfono, lector de tarjetas y cajas registradoras. También revisa la señalización, el material de limpieza, el cambio y las bebidas al menos 24 horas antes.

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