Cómo organizar un mercadillo del club deportivo
Un mercadillo del club deportivo necesita más coordinación que una simple jornada de ventas. Empieza cerrando fecha, ubicación, normas, permisos y seguro; después organiza las inscripciones y la distribución de los puestos. En la última semana debes confirmar participantes, voluntarios, plano, previsión meteorológica y necesidades de comida. El día anterior, revisa materiales, prepara el efectivo, enfría las bebidas y deja listo el café para no improvisar durante el montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Establecer las normas del mercado
2 personas
- 3
Hacer reservas
- 4
Comprobar permisos
- 5
Comprobar el seguro
- 6
Distribuir los puestos de venta
2 personas
- 7
Crear el formulario de participantes
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar promoción en redes sociales
- 10
Distribuir carteles
3 personas
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Confirmar participantes
2 personas
- 14
Asignar números de stand
2 personas
- 15
Compartir el plano
- 16
Asignar voluntarios
2 personas
- 17
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 18
Recordar a los participantes
- 19
Preparar efectivo
2 personas
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Comprobar los materiales
2 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar el suministro de café
Evento
- 24
Abrir la ubicación
2 personas
- 25
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 26
Montar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar las carpas
4 personas
- 28
Marcar los puestos de venta
2 personas
- 29
Colocar la señalización
2 personas
- 30
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
- 31
Preparar la caja
2 personas
- 32
Preparar las listas de precios
2 personas
- 33
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
- 34
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 35
Comprobar los baños
- 36
Recibir a los vendedores
3 personas
- 37
Asignar espacios de stand
3 personas
- 38
Ayudar a los vendedores a montar
4 personas
- 39
Preparar café y té
2 personas
- 40
Preparar los aperitivos
2 personas
- 41
Atender la entrada y la taquilla
2 personas
- 42
Coordinar los puestos de venta
2 personas
- 43
Servir las bebidas
2 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Reponer aperitivos
2 personas
- 46
Recoger la basura
2 personas
- 47
Comprobar los baños entre medias
- 48
Cerrar la caja
2 personas
- 49
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
- 50
Recoger los artículos no vendidos
4 personas
Seguimiento
- 51
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 52
Desmontar las carpas
4 personas
- 53
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
- 54
Limpiar el recinto
4 personas
- 55
Llevar la basura
2 personas
- 56
Cerrar el recinto
2 personas
- 57
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 58
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 20
- Sillas plegablescant. 40
- Percheroscant. 6
- Puestos de venta plegablescant. 4
- Postes separadorescant. 12
- Carros de transportecant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
Equipo
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Terminal de pago móvil
- Caja registradora
- Walkie-talkiescant. 4
- Micrófono de mano
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Paneles de señalizacióncant. 10
- Carteles con número de standcant. 40
- Portapapelescant. 6
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Rollos de cuerdacant. 4
- Pinchoscant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Material deportivo
- Cinta de balizamientocant. 4
- Conos de tráficocant. 12
- Botiquín de primeros auxilios
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de abrir las inscripciones. Comprueba con antelación los permisos, el seguro y si la ubicación permite instalar carpas, mesas y puestos de venta.
- Define las normas por escrito y usa un formulario de participantes. Pide datos de contacto, tipo de puesto y preferencias dietéticas; envía la confirmación y el número de stand al menos 5 días antes.
- Haz el plano cuando conozcas la distribución real. Deja pasillos despejados, coloca los carteles con número de stand y comparte el plano con vendedores y voluntarios 3 días antes.
- Asigna voluntarios a funciones concretas, como recepción, cobros, montaje y atención. Para un mercadillo mediano, planifica una persona de coordinación con walkie-talkie y revisa las tareas en una reunión de 15 minutos antes de abrir.
- Comprueba el tiempo 48 horas antes y prepara un plan para lluvia o viento. Revisa carpas, cables alargadores, regletas, lámparas LED, neveras portátiles y máquinas de café antes de transportar todo al recinto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo del club deportivo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la ubicación, comprobar permisos y seguro, redactar las normas y abrir las inscripciones. Deja la confirmación final de participantes y voluntarios para la última semana.
- ¿Cuándo hay que asignar los puestos del mercadillo?
- Asigna los números de stand cuando cierres las inscripciones, idealmente 5 días antes del evento. Comparte el plano definitivo al menos 3 días antes para que cada vendedor sepa dónde descargar y montar su material.
- ¿Qué se prepara el día anterior al mercadillo?
- El día anterior revisa todos los materiales, prepara la caja y el efectivo, carga el terminal de pago, enfría las bebidas y deja organizada la cafetera. También confirma horarios con voluntarios y vendedores y revisa la previsión meteorológica.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el recinto?
- Abre el recinto entre 90 y 120 minutos antes de la llegada del público. Así puedes inspeccionar la zona, montar carpas y mesas, colocar la señalización, comprobar la electricidad y resolver incidencias antes de empezar las ventas.
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