So organisierst du einen Sportvereins-Flohmarkt

Ein Sportvereins-Flohmarkt braucht mehr als Verkaufsstände und Besucher. Entscheidend sind klare Marktregeln, eine verlässliche Anmeldung und ein Ablauf, der am Veranstaltungstag nicht ins Stocken gerät. Beginne mit Datum und Ort, kläre Genehmigungen sowie Versicherung und teile danach Stände und Helfer ein. Plane außerdem früh, wie Kaffee, Getränke, Bargeld, Strom und die Orientierung auf dem Gelände funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Marktregeln festlegen
2 Personen
3
Reservierungen vornehmen
4
Genehmigungen prüfen
5
Versicherung prüfen
6
Verkaufsstände einteilen
2 Personen
7
Teilnehmerformular erstellen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Werbung in sozialen Medien posten
10
Poster verteilen
3 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
14
Standnummern zuweisen
2 Personen
15
Lageplan verteilen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Teilnehmer erinnern
19
Bargeld vorbereiten
2 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Materialien prüfen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Kaffeevorrat bereitstellen

Event

24
Location öffnen
2 Personen
25
Gelände kontrollieren
2 Personen
26
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
28
Verkaufsstände markieren
2 Personen
29
Beschilderung anbringen
2 Personen
30
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
31
Kasse einrichten
2 Personen
32
Preisliste bereitlegen
2 Personen
33
Essens- und Getränkestand einrichten
3 Personen
34
Müllstationen aufstellen
2 Personen
35
Toiletten kontrollieren
36
Verkäufer empfangen
3 Personen
37
Standplätze zuweisen
3 Personen
38
Verkäufern beim Aufbau helfen
4 Personen
39
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
40
Snacks bereitstellen
2 Personen
41
Eingang und Kasse besetzen
2 Personen
42
Verkaufsstände betreuen
2 Personen
43
Getränke servieren
2 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Snacks nachfüllen
2 Personen
46
Abfall sammeln
2 Personen
47
Toiletten zwischendurch kontrollieren
48
Kasse abschließen
2 Personen
49
Verkäufer auschecken
3 Personen
50
Nicht verkaufte Artikel einsammeln
4 Personen

Nachbereitung

51
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
52
Partyzelte abbauen
4 Personen
53
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
54
Gelände reinigen
4 Personen
55
Müll entsorgen
2 Personen
56
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
57
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
58
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 20
KlappstühleAnz. 40
KleiderständerAnz. 6
Klappbare VerkaufsständeAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
TransportwagenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobiles Kartenlesegerät
Kasse
FunkgeräteAnz. 4
Handmikrofon

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

WegweiserAnz. 10
StandnummernschilderAnz. 40
KlemmbretterAnz. 6
MarkerAnz. 12
KlebebandrollenAnz. 8
SeilrollenAnz. 4
SpießeAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Sportmaterial

AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
Erste-Hilfe-Koffer

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Marktregeln und Standgebühren spätestens 6 Wochen vorher fest. Halte schriftlich fest, was verkauft werden darf, wann der Aufbau beginnt und wer für den Stand verantwortlich ist.
Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Flohmarkt. Weise danach Standnummern zu, erstelle einen Lageplan und verschicke beides spätestens 5 Tage vor dem Termin.
Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein und teile dafür konkrete Helfer ein. Transportwagen, Klapptische, Kleiderständer und Absperrpfosten sollten vor dem Öffnen an ihrem vorgesehenen Platz stehen.
Prüfe Stromanschlüsse und Verlängerungskabel am Vortag, besonders für Kaffeemaschinen und Wasserkocher. Kühlboxen und Getränke gehören mehrere Stunden vor Beginn an einen kühlen Ort, damit sie beim Einlass bereitstehen.
Bereite Bargeld, Kasse und ein mobiles Kartenlesegerät getrennt vom Verkaufsbereich vor. Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Gelände, Wegweiser, Standnummern und Wetterlage, bevor Besucher eingelassen werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Sportvereins-Flohmarkt planen?: Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Regeln und Genehmigungen. Die Teilnehmeranmeldung sollte spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin geschlossen werden.
Wie viele Helfer braucht ein Sportvereins-Flohmarkt?: Für einen kleinen bis mittleren Flohmarkt solltest du mindestens 6 Helfer einteilen: drei für Aufbau und Gelände, zwei für Anmeldung und Kasse sowie eine Person für Kaffee und Getränke. Plane zusätzlich eine Reserve für Ausfälle ein.
Wann sollte man die Standplätze beim Vereinsflohmarkt vergeben?: Vergib die Standnummern nach Anmeldeschluss, also etwa 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. Den Lageplan und die Standnummern solltest du spätestens 5 Tage vorher an alle Teilnehmer schicken.
Wie viel Kaffee und Getränke braucht man für einen Vereinsflohmarkt?: Rechne bei einer vierstündigen Veranstaltung mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Getränken pro erwarteter Person und zusätzlich einer Tasse Kaffee pro Erwachsenen. Kaufe verderbliche Waren erst 1 bis 2 Tage vorher und kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn.

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