Cómo organizar un hexatlón sin perder el control
Un hexatlón combina seis pruebas, varios equipos y muchos cambios de material, así que el orden de preparación marca la diferencia. Empieza fijando fecha, lugar y programa; después cierra inscripciones, equipos, reglas y voluntarios. Durante los días previos, confirma reservas, revisa el pronóstico y prepara tarjetas, dorsales y material. El día del evento, delimita las zonas, prueba el sonido y deja listo el punto de primeros auxilios antes de recibir a los equipos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Preparar el programa de juegos
3 personas
- 3
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Asignar equipos y participantes
2 personas
- 8
Redactar las reglas del juego
2 personas
- 9
Hacer el horario del concurso
2 personas
- 10
Asignar voluntarios
2 personas
- 11
Confirmar las reservas
- 12
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 13
Hacer la compra
3 personas
- 14
Reunir el material de juego
3 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Preparar las tarjetas de competición
2 personas
- 17
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 18
Montar las tiendas y las mesas
4 personas
- 19
Colocar sillas y bancos
3 personas
- 20
Delimitar las zonas de juego
5 personas
- 21
Preparar el material del juego
4 personas
- 22
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
- 23
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
- 24
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Evento
- 25
Recibir a los equipos
3 personas
- 26
Explicar las reglas del juego y la seguridad
3 personas
- 27
Dar la salida
- 28
Acompañar el relevo
4 personas
- 29
Coordinar el transporte de agua
4 personas
- 30
Dirigir el tira y afloja
4 personas
- 31
Guiar el circuito de habilidad
4 personas
- 32
Coordinar el concurso por equipos
3 personas
- 33
Guiar el juego final
5 personas
- 34
Llevar las puntuaciones
2 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
- 37
Comprobar las zonas de juego durante el evento
2 personas
- 38
Anunciar a los ganadores
2 personas
Seguimiento
- 39
Recoger la basura
3 personas
- 40
Recoger el material del juego
4 personas
- 41
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 42
Lavar la vajilla
3 personas
- 43
Limpiar el recinto
4 personas
- 44
Dejar secar los materiales
2 personas
- 45
Devolver los materiales
2 personas
- 46
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Bancos de cervezacant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Material deportivo
- Testigos de relevocant. 12
- Conos de tráficocant. 30
- Cinta de balizamientocant. 4
- Cuerdascant. 6
- Cuerda para tira y afloja
- Cuboscant. 12
- Esponjascant. 24
- Bandejas de aguacant. 6
- Pelotascant. 12
- Aroscant. 12
- Sacos de semillascant. 24
- Antifacescant. 12
- Dorsalescant. 12
- Petos de equipocant. 80
Equipo
- Cronómetroscant. 6
- Silbatoscant. 8
- Instalación de sonido
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
Cocina
- Jarrascant. 6
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Banderas del equipocant. 12
- Señales direccionalescant. 10
- Marcadorescant. 6
- Premioscant. 3
Limpieza
- Escoba y recogedorcant. 3
- Fregonascant. 3
- Cubetas para lavarcant. 3
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de abrir las inscripciones: indica las seis pruebas, su duración, los descansos y el orden de participación. Así podrás asignar equipos sin rehacer el horario después.
- Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y compra con margen para las personas que las hayan indicado. Monta el punto de comida y bebida separado de las zonas de juego para evitar colas y derrames.
- Asigna voluntarios por función, no solo por prueba: necesitas personas para cronometraje, arbitraje, recepción, comida y primeros auxilios. Entrega las reglas y el horario al menos 48 horas antes.
- Prepara una zona de material para cada prueba y etiqueta los elementos que se usan varias veces, como conos, cuerdas, pelotas, aros y cronómetros. Haz una comprobación completa la víspera para detectar faltas o material roto.
- Revisa el recinto antes de montar y delimita las áreas con conos y cinta de balizamiento. Comprueba también los cables, el micrófono y el sonido antes de que lleguen los participantes, y coloca el puesto de primeros auxilios en un punto visible.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un hexatlón?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y abrir las inscripciones. Deja cerrados los equipos, voluntarios, compras y reglas al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que hacer los equipos del hexatlón?
- Forma los equipos cuando termine el plazo de inscripción y revisa primero las preferencias dietéticas y posibles restricciones. Comunica la distribución y los dorsales entre 3 y 5 días antes del evento.
- ¿Cómo se organiza el horario de un hexatlón?
- Calcula una franja para cada prueba, añade entre 10 y 15 minutos para cambios de material y reserva descansos para comida y bebida. Entrega el horario a los voluntarios como mínimo 48 horas antes.
- ¿Qué se prepara el día del hexatlón?
- Monta con varias horas de margen: primero carpas, mesas y sillas; después las zonas de juego, el material, el sonido, la comida y primeros auxilios. Haz la prueba de micrófono y una inspección final antes de recibir a los equipos.
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