Cómo organizar un espectáculo de teatro infantil

Organizar un espectáculo de teatro infantil requiere coordinar la sala, los derechos de representación, el elenco y la parte técnica antes de abrir las puertas. Empieza definiendo la propuesta y el público, reserva el teatro y confirma artistas y técnicos. Después organiza las entradas, las preferencias dietéticas y los materiales de escena. El día del espectáculo, deja tiempo para montar sonido, iluminación, camerino, recepción y atrezzo sin trabajar con prisas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la propuesta y el público objetivo
2 personas
2
Reservar el recinto del teatro
3
Gestionar los derechos de representación
4
Confirmar artistas y técnicos
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir la venta de entradas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Comprobar la lista de visitantes
10
Inspeccionar el recinto y la zona para el público
2 personas
11
Hacer la compra
2 personas
12
Imprimir entradas y señalización
13
Comprobar los atrezos
2 personas
14
Probar y cargar el equipo técnico
2 personas
15
Preparar el catering
3 personas
16
Empacar materiales y vestuario
2 personas

Evento

17
Llevar materiales al lugar
3 personas
18
Colocar las sillas para el público
3 personas
19
Colocar las mesas de recepción
2 personas
20
Montar la decoración y el atrezzo
3 personas
21
Conectar el equipo de sonido
2 personas
22
Configurar la iluminación del teatro
2 personas
23
Montar el camerino de backstage
2 personas
24
Montar el guardarropa y la recepción
2 personas
25
Preparar las bebidas y los aperitivos
3 personas
26
Realizar el control de seguridad
2 personas
27
Recibir a los artistas
28
Ensayo general técnico
4 personas
29
Instruir a los guías de público
2 personas
30
Abrir las puertas
3 personas
31
Comprobar las entradas
2 personas
32
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
33
Servir bebidas y aperitivos
3 personas
34
Anunciar la función
35
Manejar luces y sonido
2 personas
36
Guiar al público durante la función
2 personas
37
Rellenar las bebidas
2 personas
38
Coordinar el meet-and-greet
3 personas
39
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
40
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

41
Desmontar atrezzo y vestuario
3 personas
42
Desmontar el equipo de sonido e iluminación
2 personas
43
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
44
Recoger y separar la basura
2 personas
45
Limpiar el espacio del público
3 personas
46
Comprobar y limpiar los baños
2 personas
47
Entregar el lugar en orden
2 personas
48
Inventariar materiales
2 personas
49
Devolver el material prestado
2 personas
50
Gestionar objetos perdidos
51
Enviar un mensaje de agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 80
Mesas plegablescant. 6
Percheroscant. 2
Percheroscant. 2
Taburetescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 80
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 30
Bandejas de servircant. 8
Jarracant. 6

Decoración

Paneles decorativoscant. 4
Lona de fondo
Guirnaldas de colorescant. 8
Globoscant. 60
Caja de utileríacant. 2
Títeres de manocant. 6
Disfracescant. 6
Pegatinas con nombrecant. 100

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Soportes de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LED de teatrocant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Lámparas de bateríacant. 4

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzas de servircant. 6
Abrebotellascant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cubo de limpiezacant. 2
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la sala y los derechos de representación. Hazlo antes de anunciar el espectáculo: sin esas dos confirmaciones no deberías abrir la venta de entradas.
Programa una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de la llegada del público. Comprueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, focos LED, cables y regletas en el propio teatro.
Separa el montaje en tres zonas: recepción y guardarropa, público y escenario. Coloca las mesas de recepción y los percheros antes de distribuir las sillas, para mantener libres los accesos.
Revisa el atrezzo y el vestuario con una lista antes de cargar el vehículo. Los títeres, disfraces, la caja de utilería y la lona de fondo suelen quedarse atrás cuando se empaqueta por categorías.
Cierra la lista de visitantes y las preferencias dietéticas como máximo 48 horas antes. Así puedes preparar bebidas y aperitivos, imprimir señalización y resolver inscripciones pendientes antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de teatro infantil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar teatro, tramitar derechos y confirmar artistas. Deja las 2 últimas semanas para entradas, señalización, compras y coordinación técnica.
¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido y luces?: Haz una prueba completa el mismo día, al menos 2 horas antes del acceso del público. Comprueba cada micrófono, altavoz, foco, cable y regleta con los artistas y técnicos presentes.
¿Cuántas bebidas y aperitivos preparar para un teatro infantil?: Calcula 2 bebidas por niño y 1 aperitivo por persona, ajustando la cantidad a las inscripciones confirmadas. Añade un margen del 10 % para imprevistos y prepara opciones según las preferencias dietéticas recogidas.
¿Cuándo abrir la venta de entradas?: Ábrela cuando estén confirmados el recinto, los derechos, el elenco y la duración del espectáculo, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Cierra o revisa las inscripciones 48 horas antes para preparar recepción y catering.

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