Cómo organizar un espectáculo de cabaret sin imprevistos
Un espectáculo de cabaret se organiza en dos líneas paralelas: la experiencia del público y las necesidades del escenario. Empieza reservando la sala y contratando al monologuista; después fija el precio, abre la venta y recoge la información de los asistentes. La semana del evento se cierran el programa, la técnica, los asientos y el servicio de bebidas. El día de la función, deja tiempo para inspeccionar el espacio, marcar el escenario y probar sonido e iluminación antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Contratar a un monologuista
- 3
Fijar el precio de la entrada
2 personas
- 4
Crear la página de entradas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir la venta de entradas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Confirmar accesibilidad
- 10
Solicitar necesidades técnicas
- 11
Definir el programa final
2 personas
- 12
Asignar el personal
2 personas
- 13
Enviar la información práctica
- 14
Comprobar la técnica
2 personas
- 15
Encargar material impreso
- 16
Distribuir los asientos
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Finalizar los programas
2 personas
- 19
Imprimir la lista de invitados y las entradas
- 20
Enfriar las bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
2 personas
- 22
Reunir los materiales
2 personas
Evento
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 25
Marcar el suelo del recinto
2 personas
- 26
Montar el escenario
3 personas
- 27
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 28
Montar la instalación de luces
2 personas
- 29
Colocar las sillas
3 personas
- 30
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 31
Preparar el bar y la mesa de café
3 personas
- 32
Colocar la decoración del escenario
2 personas
- 33
Colocar los programas
2 personas
- 34
Realizar la prueba de sonido e iluminación
3 personas
- 35
Recibir al monologuista
- 36
Hacer la prueba de sonido
3 personas
- 37
Instruir al personal
2 personas
- 38
Abrir las puertas
3 personas
- 39
Comprobar las entradas
2 personas
- 40
Indicar a los invitados sus asientos
2 personas
- 41
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 42
Coordinar la presentación
3 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 45
Revisar la sala de descanso
2 personas
- 46
Anunciar la segunda parte
- 47
Gestionar las preguntas del público
- 48
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
- 49
Acompañar la salida de los invitados
2 personas
Seguimiento
- 50
Recoger vasos y vajilla
3 personas
- 51
Recoger el bar y la cocina
2 personas
- 52
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
- 53
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
- 54
Retirar sillas y mesas
3 personas
- 55
Desmontar el escenario
3 personas
- 56
Recoger la basura
2 personas
- 57
Limpiar la sala y los baños
3 personas
- 58
Devolver los materiales
2 personas
- 59
Entregar la ubicación
2 personas
- 60
Enviar mensaje de agradecimiento
- 61
Cerrar la administración de tickets
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 4
- Sillascant. 90
- Mesas altascant. 4
- Bandejas de barcant. 2
- Burra de camerino
Equipo
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Monitor de escenario
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables XLRcant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Escáner de entradascant. 2
- Terminal de pago
- Cables de cargacant. 4
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Cortinas del escenariocant. 2
- Lona de fondo
- Arreglos floralescant. 3
- Señales de flechascant. 8
- Paneles informativoscant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Copas de vinocant. 50
- Tazas de cafécant. 60
- Bandejascant. 60
- Platos para postrecant. 90
- Cubiertoscant. 90
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Bandejas de aperitivoscant. 8
- Pinzascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Esponjascant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala y confirma al monologuista antes de publicar las entradas. Pide por escrito la duración de la actuación, el número de pases, las necesidades técnicas y la hora de llegada.
- Abre la venta cuando ya tengas precio, aforo y página de entradas definidos. Envía la información práctica al menos 48 horas antes, incluyendo horario, acceso, distribución de asientos y cómo comunicar preferencias dietéticas o necesidades de accesibilidad.
- Cierra el programa final con varios días de margen y asigna responsables para recepción, técnica, camerino, bebidas y sala. Así no depende de una sola persona preparar la lista de invitados, las entradas y el material impreso.
- Programa una comprobación técnica antes de recibir al público: micrófono inalámbrico, altavoces, mesa de mezclas, monitor, cables, regletas y luces LED. Lleva cinta gaffer para fijar los cables y evitar tropiezos.
- Calcula las bebidas y aperitivos según el aforo confirmado y enfría las bebidas con antelación. Prepara también vasos, copas, tazas, bandejas y cubiertos; estos elementos suelen olvidarse aunque el servicio ya esté previsto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que contratar al monologuista?
- Ciérralo antes de abrir la venta de entradas y, como mínimo, varias semanas antes del espectáculo. Necesitas tiempo para confirmar el programa, la duración, el camerino y las necesidades técnicas.
- ¿Cuándo debo enviar la información práctica a los invitados?
- Envíala al menos 48 horas antes del evento. Incluye la hora de apertura, el acceso, la distribución de asientos, la accesibilidad y el contacto para cambios o preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo necesito para preparar la técnica?
- Reserva como mínimo 2 horas antes de abrir la ubicación para montar y comprobar sonido e iluminación. Haz una prueba completa con el micrófono, los altavoces, el monitor, la mesa de mezclas y todas las conexiones.
- ¿Cuándo se asignan los asientos en un espectáculo de cabaret?
- Haz la distribución cuando la venta esté cerrada y tengas la lista de invitados definitiva. Imprime la lista y las entradas el mismo día o el día anterior, y deja una copia disponible para recepción.
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