Cómo organizar un desfile de moda sin perder el control

Un desfile de moda se organiza en dos planos: lo que ve el público y todo lo que debe funcionar detrás de la pasarela. Empieza por fijar lugar, fecha, tema y presupuesto; después cierra modelos, diseñadores y programa. El backstage necesita tanta planificación como la sala: prendas numeradas, cambios ordenados, espejos, percheros y una distribución clara. La última semana sirve para confirmar proveedores, invitados, prensa, música, iluminación y recorridos de seguridad.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar lugar y fecha
2 personas
2
Definir el tema y el código de vestimenta
3 personas
3
Elaborar presupuesto
2 personas
4
Confirmar modelos y diseñadores
2 personas
5
Elaborar el programa y el orden de salida
3 personas
6
Diseñar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar el catering
2 personas
11
Confirmar fotógrafo
12
Confirmar al presentador
13
Seleccionar música
2 personas
14
Comprobar los derechos de música
15
Hacer el plan de iluminación
2 personas
16
Crear la distribución del backstage
2 personas
17
Etiquetar la ropa por número de dorsal
4 personas
18
Comprobar la tabla de tallas de los modelos
2 personas
19
Gestionar el transporte de la ropa
2 personas
20
Imprimir el plan de trabajo
21
Preparar acreditaciones
2 personas
22
Comprobar la lista de prensa y la lista de invitados
2 personas
23
Diseñar la ruta del público
2 personas
24
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
25
Comprobar la lista de la compra
2 personas
26
Hacer la compra
3 personas
27
Recoger ropa y accesorios
4 personas
28
Guardar el catering en frío
2 personas

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Montar el escenario y la pasarela
6 personas
31
Colocar sillas y zonas para el público
4 personas
32
Colocar los percheros detrás del escenario
3 personas
33
Montar las zonas de vestuario entre bastidores
4 personas
34
Preparar puestos de maquillaje
3 personas
35
Conectar la luz y el sonido
4 personas
36
Colocar la decoración y la señalización
3 personas
37
Montar la mesa de registro
2 personas
38
Preparar el buffet de catering
3 personas
39
Preparar la ropa por conjunto
5 personas
40
Recibir a los modelos
3 personas
41
Registrar modelos
2 personas
42
Preparar el peinado y el maquillaje
6 personas
43
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
44
Realizar prueba de luces en la pasarela
3 personas
45
Recibir al público
4 personas
46
Registrar a los invitados
3 personas
47
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
48
Presentar el discurso de apertura
49
Acompañar el primer bloque del espectáculo
6 personas
50
Supervisar los cambios de ropa
6 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Coordinar los momentos fotográficos
2 personas
53
Acompañar el segundo bloque del espectáculo
6 personas
54
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
55
Guiar el tercer bloque del espectáculo
6 personas
56
Reponer el bufé de la noche
3 personas
57
Presentar a los diseñadores
58
Coordinar la final
6 personas
59
Presentar el discurso de agradecimiento
60
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

61
Clasificar y empaquetar la ropa
5 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Limpiar el lugar
4 personas
65
Retirar la decoración y la señalización
3 personas
66
Desmontar la luz y el sonido
4 personas
67
Desmontar el mobiliario
5 personas
68
Devolver los objetos prestados
2 personas
69
Devolver la ropa
3 personas
70
Comprobar los objetos perdidos
2 personas
71
Guardar el excedente
2 personas
72
Asegurar el equipo fotográfico
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Plataformas de pasarelacant. 8
Escalera del escenariocant. 2
Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 12
Biombos para vestuarioscant. 8
Espejoscant. 8
Taburetes de barcant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátil
Cables de extensión de audiocant. 4
Regletascant. 8
Carretescant. 4
Vaporizadores de ropacant. 3
Planchascant. 2
Tablas de plancharcant. 2
Cámara de fotoscant. 2
Trípodecant. 2
Baterías externascant. 6
Perchascant. 250
Cajas de almacenajecant. 20
Fundas para ropacant. 150
Kits de costuracant. 6
Imperdiblescant. 500
Rodillos adhesivoscant. 12
Cintas métricascant. 6
Cepillos para ropacant. 6
Calzadorescant. 4
Baterías de repuestocant. 40
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 6
Luces decorativascant. 10
Lámparas LED de repuestocant. 8

Decoración

Telón de fondocant. 2
Fondos de telacant. 4
Arreglos floralescant. 6
Manteles runnerscant. 8
Cartel de bienvenida
Señales de rutacant. 8
Decoración de mesacant. 10
Guirnaldascant. 6
Cintascant. 10
Plantascant. 12
Etiquetas de ropacant. 150
Tarjetas de nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 30

Vajilla

Copas de vinocant. 130
Vasos para aguacant. 130
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 130
Cubiertoscant. 130
Bandejas para servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Papeleracant. 8

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras
Enfriadores de bebidascant. 4
Calentadores de buffetcant. 4
Filtros de cafécant. 200
Cubiertos de serviciocant. 20
Cartas del menúcant. 12
Tarjetas de alérgenoscant. 30

Consejos

Cierra el programa y el orden de salida al menos 7 días antes. Incluye la duración de cada bloque y deja unos minutos entre salidas para cambios de ropa y posibles retrasos.
Numera cada prenda y coloca las prendas en percheros siguiendo el orden de salida. Comprueba la tabla de tallas de los modelos 3 o 4 días antes, no el mismo día del desfile.
Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, portátil, focos LED, cables y lámparas de repuesto.
Dibuja el backstage y la ruta del público en un plano sencillo. Reserva zonas separadas para vestuario, maquillaje y circulación, y verifica las salidas de emergencia antes de colocar plataformas, sillas o biombos.
Confirma catering, fotógrafo, presentador, invitados y prensa entre 5 y 7 días antes. Recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido y prepara las acreditaciones junto con la lista definitiva.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de moda?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, confirmar diseñadores y modelos y preparar el presupuesto. Deja la última semana para confirmaciones, listas, acreditaciones y ajustes del programa.
¿Cuándo hay que preparar el backstage de un desfile?: Define la distribución al menos 10 días antes y monta percheros, espejos, biombos y mesas entre 2 y 3 horas antes de abrir. Coloca la ropa numerada según el orden de salida para evitar búsquedas durante los cambios.
¿Cuánto dura la prueba técnica antes de un desfile?: Reserva entre 2 y 3 horas para probar sonido, micrófonos, música, iluminación y recorridos. Haz una prueba con el presentador y comprueba también los cables de extensión, regletas y equipos de repuesto.
¿Cuándo se envían las invitaciones a un desfile de moda?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes si esperas público general, prensa o invitados profesionales. Cierra la lista definitiva y las acreditaciones entre 5 y 7 días antes para que el acceso sea rápido.

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