Cómo organizar un concurso de coches sin perder el control
Un concurso de coches combina competición, preguntas y trabajo de equipo, así que conviene cerrar primero la logística y después preparar el contenido. Empieza reservando el recinto y calculando los equipos según las inscripciones confirmadas. Luego prepara las rondas, revisa el quiz y deja listas las hojas de respuestas y puntuación. El día del evento, reserva al menos dos horas para montar mesas, probar proyector y sonido, organizar el bufé y recibir a los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Reservar el lugar
- 5
Confirmar la reserva
- 6
Preparar las rondas del concurso
2 personas
- 7
Revisar las preguntas del quiz
2 personas
- 8
Preparar respuestas y hojas de puntuación
- 9
Imprimir folletos del quiz
- 10
Hacer la distribución del equipo
- 11
Crear números de mesa de equipo
- 12
Recoger los premios
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
2 personas
- 15
Probar el equipo
2 personas
- 16
Recoger las llaves del recinto
Evento
- 17
Abrir la sala
2 personas
- 18
Montar mesas
3 personas
- 19
Colocar las sillas
3 personas
- 20
Montar la mesa del quiz
2 personas
- 21
Conectar el proyector y el sonido
2 personas
- 22
Numerar las mesas de los equipos
2 personas
- 23
Preparar el material del quiz
2 personas
- 24
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
- 25
Recepción de participantes
3 personas
- 26
Explicar las reglas del juego
- 27
Presentar las rondas del quiz
2 personas
- 28
Servir aperitivos
2 personas
- 29
Rellenar las bebidas
2 personas
- 30
Revisar respuestas
3 personas
- 31
Anunciar a los ganadores
- 32
Entregar premios
2 personas
Seguimiento
- 33
Recopilar material para el quiz
2 personas
- 34
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 35
Lavar la vajilla
2 personas
- 36
Recoger la basura
2 personas
- 37
Limpiar la sala
3 personas
- 38
Empacar el equipo
2 personas
- 39
Cerrar el recinto
2 personas
- 40
Devolver los objetos prestados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 45
- Mesa de quiz
Material del quiz
- Números de mesa del equipocant. 10
- Hojas de respuestacant. 50
- Cuadernillos del quizcant. 50
- Hojas de puntuacióncant. 10
- Bolígrafoscant. 50
- Bolígrafos de repuestocant. 10
- Tarjetas de respuestacant. 10
- Premioscant. 3
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Cable HDMIcant. 2
- Memoria USB
Vajilla
- Vasoscant. 50
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 3
- Cucharones para sopacant. 2
- Pinzascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 4
Limpieza
- Escoba
- Limpiacristales
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y pregunta entonces por alergias, dietas y necesidades especiales. Así puedes ajustar la compra y evitar cambios de última hora en el bufé.
- Prepara las rondas y revisa todas las preguntas del quiz al menos 48 horas antes. Imprime las respuestas, hojas de puntuación y cuadernillos con un pequeño excedente, por ejemplo un 10 % más que el número de participantes.
- Asigna los equipos antes de abrir la sala y coloca los números de mesa visibles. Lleva bolígrafos de repuesto y comprueba que cada equipo tenga tarjetas y hojas suficientes antes de empezar la primera ronda.
- Prueba portátil, proyector, pantalla, altavoz, micrófono, cable HDMI, regletas y alargadores antes de la llegada del público. Guarda una copia del quiz en una memoria USB por si el portátil o la conexión fallan.
- Enfría las bebidas con tiempo y monta por separado la mesa del quiz, el bufé y la zona de bebidas. Recoge las llaves del recinto con antelación y calcula al menos 30 minutos para resolver un acceso tardío o una mesa que falte.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de coches?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el recinto y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones al menos 5 días antes, para poder formar equipos, calcular la compra y recoger las preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concurso de coches?
- Reserva unas 2 horas para abrir la sala, montar mesas y sillas, preparar el material y conectar el equipo. Haz la prueba de proyector y sonido como mínimo 45 minutos antes de recibir a los participantes.
- ¿Cuántas copias del material del quiz debo imprimir?
- Imprime una hoja de respuestas y una hoja de puntuación por equipo y añade un 10 % de copias de reserva. Para los cuadernillos y folletos, prepara también algunos ejemplares extra para errores, pérdidas o nuevos participantes.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y la comida?
- Haz la compra entre 1 y 2 días antes y enfría las bebidas la noche anterior si tienes espacio. Monta el bufé y la mesa de bebidas durante la última hora antes del inicio, después de terminar las conexiones y la distribución de mesas.
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