Cómo organizar un concierto coral sin dejar cabos sueltos

Un concierto coral se organiza mejor empezando por la fecha, el lugar y el repertorio, y dejando la venta de entradas para cuando el programa y los participantes estén confirmados. Después hay que coordinar ensayos, necesidades técnicas, voluntarios y la información para el público. Los problemas suelen aparecer en detalles concretos: partituras incompletas, cables que no alcanzan, textos del presentador sin preparar o catering calculado demasiado tarde. Este plan ordena el trabajo desde las primeras decisiones hasta la revisión final.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar el programa del concierto
3 personas
3
Seleccionar el repertorio y las partituras
3 personas
4
Confirmar al director y a los solistas
2 personas
5
Hacer reservas
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar voluntarios
2 personas
10
Fijar precios de entrada
2 personas
11
Diseñar el folleto del programa
2 personas
12
Imprimir folletos del programa
2 personas
13
Redactar textos para el presentador
2 personas
14
Comprobar las partituras del coro
4 personas
15
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
16
Abrir la venta de entradas
2 personas
17
Publicar información para el público
2 personas
18
Hacer un ensayo con el coro
5 personas
19
Planificar el ensayo técnico
2 personas
20
Calcular las cantidades de catering
2 personas
21
Pedir la compra
2 personas
22
Comprobar la venta de entradas
2 personas
23
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
24
Agrupar las partituras
3 personas
25
Realizar una visita al lugar
2 personas
26
Recoger la compra
2 personas
27
Enfriar bebidas
2 personas
28
Preparar aperitivos
3 personas
29
Confirmar la asistencia de los miembros del coro
30
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

31
Abrir la sala
2 personas
32
Comprobar el salón y los sanitarios
2 personas
33
Colocar las sillas
5 personas
34
Montar las partes del escenario
4 personas
35
Marcar la colocación del coro
2 personas
36
Colocar los atriles
3 personas
37
Preparar los instrumentos
3 personas
38
Colocar los micrófonos
3 personas
39
Conectar el equipo de sonido
2 personas
40
Ajustar la instalación de iluminación
2 personas
41
Probar los niveles de sonido
3 personas
42
Probar los modos de iluminación
2 personas
43
Realizar un ensayo técnico
8 personas
44
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Montar la mesa de entrada
2 personas
47
Colocar los folletos del programa
2 personas
48
Montar el guardarropa
2 personas
49
Calentar al coro
5 personas
50
Abrir las puertas
3 personas
51
Recibir a los visitantes
4 personas
52
Comprobar los mapas
2 personas
53
Repartir folletos del programa
2 personas
54
Anunciar el concierto
55
Coordinar la primera parte del concierto
5 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Organizar la pausa
4 personas
58
Recoger la vajilla
2 personas
59
Acompañar la segunda parte del concierto
5 personas
60
Guiar al público hacia la salida
3 personas
61
Hacer una foto del coro
2 personas
62
Realizar la charla informal posterior
3 personas
63
Servir aperitivos para el coro
2 personas

Seguimiento

64
Apagar la técnica
2 personas
65
Empacar instrumentos
3 personas
66
Recopilar partituras
3 personas
67
Desmontar el escenario
4 personas
68
Recoger sillas
5 personas
69
Desmontar las mesas
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Recoger la basura
2 personas
72
Limpiar la sala
4 personas
73
Limpiar los sanitarios
2 personas
74
Vaciar el guardarropa
2 personas
75
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
76
Devolver los materiales
3 personas
77
Devolver los objetos prestados
2 personas
78
Registrar objetos perdidos
79
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
80
Compartir fotos con el coro

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesas plegablescant. 8
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 2
Mesas altascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cucharillas de cafécant. 60
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Piano digital
Banco de piano
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Altavoz de monitor
Caja DI
Cables XLRcant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12
Atriles de músicacant. 30
Atril del director
Metrónomo
Bateríascant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Luces decorativascant. 8

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Arreglos floralescant. 4
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6
Tarjetas de nombrecant. 35
Mantelescant. 8

Catering

Termoscant. 8
Enfriadores de aguacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 16
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cartel del menúcant. 2
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 2
Fregaderoscant. 3

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Aspiradora
Paños de microfibracant. 12
Guantes de limpiezacant. 4

Administración

Caja registradora
Caja registradora
Máquina de sellado
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 12
Entradascant. 120
Pulserascant. 120
Tarjetas del programacant. 120

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 3
Extintorcant. 2
Cinta de marcajecant. 4

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar, el director, los solistas y el repertorio. Hasta tener esas cinco piezas confirmadas, no publiques el programa ni abras la venta de entradas.
Haz una visita al lugar con tiempo suficiente para comprobar escenario, sillas, atriles, piano, focos y conexiones eléctricas. Anota cuántos micrófonos, soportes, cables XLR, regletas y alargadores necesitas realmente.
Programa al menos un ensayo completo del coro y otro ensayo técnico. En el segundo prueba la mesa de mezclas, los altavoces, el monitor, la caja DI y las luces, no solo la colocación de los músicos.
Agrupa las partituras por obra y comprueba cada carpeta antes del ensayo. También prepara con antelación los textos del presentador y los folletos: imprimirlos el mismo día deja poco margen para corregir errores.
Asigna voluntarios con funciones concretas, como entradas, público, catering y montaje. Calcula las cantidades de comida y bebida después de revisar las inscripciones y las preferencias dietéticas, y haz el pedido con varios días de margen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto coral?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes, sobre todo si debes reservar el lugar, confirmar solistas y preparar la venta de entradas. Deja las dos últimas semanas para ensayos, impresión, compras y comprobaciones.
¿Cuándo se debe abrir la venta de entradas para un concierto coral?: Ábrela cuando estén confirmados el lugar, el programa, los participantes y el precio. Como referencia, suele funcionar hacerlo entre 4 y 6 semanas antes del concierto, para poder comprobar las ventas y ajustar el aforo.
¿Cuántos ensayos necesita un concierto coral?: Planifica al menos un ensayo musical completo y un ensayo técnico en el lugar. El ensayo técnico debería celebrarse entre 1 y 7 días antes, con tiempo para corregir problemas de sonido, iluminación o colocación.
¿Cuándo hay que preparar las partituras y los folletos del programa?: Revisa y agrupa las partituras al menos una semana antes del primer ensayo completo. El folleto debe estar redactado y revisado varios días antes de imprimirlo, nunca durante el montaje del concierto.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.