Organiser un concert choral, étape par étape
Un concert choral se prépare dans un ordre précis : fixez d’abord la date et le lieu, puis verrouillez le programme, les partitions, le chef de chœur et les solistes. La billetterie et les informations destinées au public peuvent ensuite être lancées assez tôt. Les dernières semaines servent surtout aux répétitions, à la technique, aux programmes imprimés et à l’accueil. Voici les points qui demandent le plus d’anticipation, notamment ceux que l’on découvre souvent trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Établir le programme du concert
3 personnes
- 3
Sélectionner le répertoire et les partitions
3 personnes
- 4
Confirmer le chef d’orchestre et les solistes
2 personnes
- 5
Faire les réservations
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 10
Fixer les tarifs d’entrée
2 personnes
- 11
Créer le programme du dépliant
2 personnes
- 12
Imprimer les programmes
2 personnes
- 13
Rédiger les textes pour l’animateur
2 personnes
- 14
Vérifier les parties chorales
4 personnes
- 15
Recenser les besoins techniques
2 personnes
- 16
Ouvrir la billetterie
2 personnes
- 17
Publier les informations au public
2 personnes
- 18
Répétition avec le chœur
5 personnes
- 19
Planifier la répétition technique
2 personnes
- 20
Calculer les quantités de catering
2 personnes
- 21
Commander les courses
2 personnes
- 22
Vérifier la billetterie
2 personnes
- 23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 24
Assembler les partitions
3 personnes
- 25
Effectuer une visite du site
2 personnes
- 26
Récupérer les courses
2 personnes
- 27
Refroidir les boissons
2 personnes
- 28
Préparer les en-cas
3 personnes
- 29
Confirmer la présence des membres du chœur
- 30
Vérifier les prévisions météo
Événement
- 31
Ouvrir la salle
2 personnes
- 32
Vérifier la salle et les sanitaires
2 personnes
- 33
Installer les chaises
5 personnes
- 34
Installer les éléments de scène
4 personnes
- 35
Marquer l’installation du chœur
2 personnes
- 36
Installer les pupitres
3 personnes
- 37
Installer les instruments
3 personnes
- 38
Installer les microphones
3 personnes
- 39
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 40
Orienter l’installation lumière
2 personnes
- 41
Tester les niveaux sonores
3 personnes
- 42
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
- 43
Faire la répétition technique
8 personnes
- 44
Préparer les boissons de pause
3 personnes
- 45
Servir les amuse-bouches
3 personnes
- 46
Aménager la table d’entrée
2 personnes
- 47
Disposer les brochures du programme
2 personnes
- 48
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 49
Faire répéter la chorale
5 personnes
- 50
Ouvrir les portes
3 personnes
- 51
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 52
Contrôler les billets
2 personnes
- 53
Distribuer les programmes
2 personnes
- 54
Annoncer le concert
- 55
Accompagner la première partie du concert
5 personnes
- 56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 57
Assurer la pause
4 personnes
- 58
Collecter la vaisselle
2 personnes
- 59
Encadrer la deuxième partie du concert
5 personnes
- 60
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
- 61
Prendre une photo du chœur
2 personnes
- 62
Animer un échange informel après
3 personnes
- 63
Servir les en-cas pour la chorale
2 personnes
Suivi
- 64
Éteindre la technique
2 personnes
- 65
Emballer les instruments
3 personnes
- 66
Rassembler les partitions
3 personnes
- 67
Démonter la scène
4 personnes
- 68
Ranger les chaises
5 personnes
- 69
Démonter les tables
3 personnes
- 70
Faire la vaisselle
3 personnes
- 71
Rassembler les déchets
2 personnes
- 72
Nettoyer la salle
4 personnes
- 73
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
- 74
Vider le vestiaire
2 personnes
- 75
Emballer le catering restant
2 personnes
- 76
Rapporter le matériel
3 personnes
- 77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 78
Enregistrer les objets trouvés
- 79
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
- 80
Partager les photos avec la chorale
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 100
- Tables pliantesqté 8
- Éléments de podiumqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
- Tables hautesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Fourchettes à gâteauqté 100
- Cuillères à caféqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafes d'eauqté 8
Équipement
- Piano numérique
- Banc de piano
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Enceinte de monitoring
- Boîtier DI
- Câbles XLRqté 6
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 12
- Pupitres de musiqueqté 30
- Pupitre de chef d’orchestre
- Métronome
- Pilesqté 12
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Pieds d’éclairageqté 2
- Lampes d'ambianceqté 8
Décoration
- Tentures de scèneqté 4
- Compositions floralesqté 4
- Panneau d’accueil
- Panneaux indicateursqté 6
- Badges nominatifsqté 35
- Nappesqté 8
Catering
- Thermosqté 8
- Fontaines à eauqté 4
- Glacièresqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Petits bolsqté 16
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Panneau du menuqté 2
- Courses
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Verres doseursqté 2
- Bacs à vaisselleqté 3
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Balaiqté 2
- Pelle et balayetteqté 2
- Aspirateur
- Chiffons microfibresqté 12
- Gants de nettoyageqté 4
Administration
- Caisse
- Caisse
- Terminal de paiement
- Presse-papiersqté 4
- Stylos à billeqté 12
- Billets d’entréeqté 120
- Braceletsqté 120
- Cartes du programmeqté 120
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 3
- Extincteurqté 2
- Ruban de marquageqté 4
Conseils
- Commencez par une visite du lieu avant de confirmer la technique. Vérifiez la place nécessaire pour les éléments de podium, les chaises, les pupitres, le piano numérique et les circulations du public.
- Bloquez le programme avant d’ouvrir la billetterie. Il faut ensuite contrôler les parties de chœur, regrouper les partitions et préparer les textes du présentateur sans modifier le contenu au dernier moment.
- Planifiez une répétition technique séparée de la répétition musicale. Prévoyez le temps de tester les microphones, le mélangeur, les enceintes, le retour, les câbles XLR, les rallonges et les tapis de protection.
- Ne commandez pas les programmes imprimés dès la première version. Attendez que le répertoire, les solistes, les horaires et les textes soient validés, puis gardez quelques jours de marge pour l’impression et le pliage.
- Pour l’accueil, répartissez les bénévoles avant l’ouverture de la billetterie finale. Comptez les besoins en café, boissons, vaisselle et pâtisseries à partir des inscriptions et des souhaits alimentaires, puis faites les achats assez tôt pour éviter les ruptures le jour du concert.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert choral ?
- Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Cette durée laisse le temps de confirmer le lieu, le programme, le chef de chœur et les solistes, puis d’organiser la billetterie, les répétitions et la technique.
- Quand ouvrir la billetterie d’un concert choral ?
- Ouvrez-la dès que la date, le lieu, les horaires et le programme sont suffisamment stables, généralement 6 à 10 semaines avant le concert. Publiez les informations pratiques en même temps pour éviter les questions répétées.
- Quand organiser la répétition technique ?
- Planifiez-la dans les 7 à 14 jours précédant le concert, puis prévoyez un court contrôle le jour même. Testez notamment les microphones, le piano, les enceintes, le retour, les lumières et toutes les alimentations électriques.
- Combien de programmes imprimer pour un concert choral ?
- Basez le tirage sur le nombre de billets vendus et ajoutez environ 10 % de réserve. Par exemple, pour 180 spectateurs attendus, prévoyez environ 200 programmes, davantage si le programme sert aussi de support d’information.
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