Ein Chorkonzert Schritt für Schritt organisieren
Ein Chorkonzert gelingt, wenn musikalische Planung, Raum und Organisation früh zusammenlaufen. Lege zuerst Termin und Veranstaltungsort fest, bestätige Dirigat und Solisten und stelle danach Programm und Repertoire verbindlich zusammen. Parallel brauchst du einen realistischen Proben- und Technikplan. Häufig werden Kartenverkauf, Partituren, Bühnenaufbau und Publikumsinformation zu spät angegangen. Die folgende Reihenfolge hilft dir, Engpässe vor dem Konzerttag zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Konzertprogramm zusammenstellen
3 Personen
- 3
Repertoire und Noten auswählen
3 Personen
- 4
Dirigent und Solisten bestätigen
2 Personen
- 5
Reservierungen vornehmen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 10
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
- 11
Programmheft gestalten
2 Personen
- 12
Programmhefte drucken
2 Personen
- 13
Texte für den Moderator schreiben
2 Personen
- 14
Chorstimmen kontrollieren
4 Personen
- 15
Technikbedarf erfassen
2 Personen
- 16
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
- 17
Publikumsinformationen veröffentlichen
2 Personen
- 18
Probe mit dem Chor halten
5 Personen
- 19
Technische Probe planen
2 Personen
- 20
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 21
Einkäufe bestellen
2 Personen
- 22
Kartenverkauf prüfen
2 Personen
- 23
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 24
Notenhefte zusammenstellen
3 Personen
- 25
Ortstermin durchführen
2 Personen
- 26
Einkäufe abholen
2 Personen
- 27
Getränke kühlen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 29
Anwesenheit der Chormitglieder bestätigen
- 30
Wettervorhersage prüfen
Event
- 31
Saal öffnen
2 Personen
- 32
Saal und Sanitäranlagen kontrollieren
2 Personen
- 33
Stühle aufstellen
5 Personen
- 34
Bühnenteile aufstellen
4 Personen
- 35
Choraufstellung markieren
2 Personen
- 36
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 37
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 38
Mikrofone aufstellen
3 Personen
- 39
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 40
Lichtanlage ausrichten
2 Personen
- 41
Lautstärkepegel testen
3 Personen
- 42
Lichtmodi testen
2 Personen
- 43
Technische Probe durchführen
8 Personen
- 44
Pausengetränke bereitstellen
3 Personen
- 45
Snacks ausgeben
3 Personen
- 46
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 47
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 48
Garderobe einrichten
2 Personen
- 49
Chor einsingen
5 Personen
- 50
Türen öffnen
3 Personen
- 51
Besucher empfangen
4 Personen
- 52
Karten kontrollieren
2 Personen
- 53
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 54
Konzert ankündigen
- 55
Ersten Teil des Konzerts begleiten
5 Personen
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Pause organisieren
4 Personen
- 58
Geschirr einsammeln
2 Personen
- 59
Zweiten Konzertteil betreuen
5 Personen
- 60
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 61
Chorfoto machen
2 Personen
- 62
Informelles Nachgespräch organisieren
3 Personen
- 63
Chorsnacks servieren
2 Personen
Nachbereitung
- 64
Technik ausschalten
2 Personen
- 65
Instrumente einpacken
3 Personen
- 66
Noten zusammentragen
3 Personen
- 67
Bühne abbauen
4 Personen
- 68
Stühle aufräumen
5 Personen
- 69
Tische abbauen
3 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Abfall sammeln
2 Personen
- 72
Saal reinigen
4 Personen
- 73
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
- 74
Garderobe leeren
2 Personen
- 75
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
- 76
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 78
Verlorene Gegenstände erfassen
- 79
Dankesnachricht versenden
2 Personen
- 80
Fotos mit dem Chor teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- KlappischeAnz. 8
- BühnenelementeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- StehtischeAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- GebäckgabelnAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 60
- ServiertablettsAnz. 8
- WasserkaraffenAnz. 8
Ausstattung
- Digitalpiano
- Klavierbank
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- Monitorlautsprecher
- DI-Box
- XLR-KabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 12
- NotenpulteAnz. 30
- Dirigentenpult
- Metronom
- BatterienAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsleuchtenAnz. 8
Dekoration
- BühnentücherAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 4
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
- NamensschilderAnz. 35
- TischdeckenAnz. 8
Catering
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserspenderAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- SchälchenAnz. 16
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SpeisetafelAnz. 2
- Einkäufe
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- MessbecherAnz. 2
- SpülbeckenAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- Staubsauger
- MikrofasertücherAnz. 12
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Verwaltung
- Kassabox
- Geldkassette
- Kartenterminal
- KlemmbretterAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 12
- EintrittskartenAnz. 120
- ArmbänderAnz. 120
- ProgrammkartenAnz. 120
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Kasten
- TaschenlampenAnz. 3
- FeuerlöscherAnz. 2
- MarkierungsbandAnz. 4
Tipps
- Bestätige Termin, Ort, Dirigenten und Solisten möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Prüfe beim Vor-Ort-Termin Sitzplätze, Bühnenfläche, Stromanschlüsse und den Platz für Technik und Catering.
- Schließe das Konzertprogramm ab, bevor du Partituren bündelst oder die Programmfolder gestaltest. Plane für jede Chorpartie mindestens ein vollständiges Exemplar ein und halte Ersatzkopien für kurzfristige Änderungen bereit.
- Öffne den Kartenverkauf erst, wenn Eintrittspreise, Einlasszeit, Beginn und Publikumsinformationen feststehen. Kontrolliere die Verkäufe spätestens 7 Tage vorher und reserviere eine Liste für Abendkasse oder Gästeliste.
- Plane die technische Probe getrennt von der Chorprobe und blocke dafür mindestens 2 Stunden. Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitor, DI-Box, Kabelwege und LED-Spots vollständig mit aufgebauter Bühne.
- Berechne Catering nicht nach der Zahl der Sängerinnen und Sänger allein: Berücksichtige Publikum, Helfer und gemeldete Diätwünsche. Bestelle verderbliche Einkäufe erst nach der letzten Anmeldekontrolle, etwa 3 bis 5 Tage vor dem Konzert.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Chorkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Termin, Raum, Dirigent, Solisten und Programm sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert feststehen.
- Wie viel Zeit braucht eine technische Probe beim Chorkonzert?
- Plane mindestens 2 Stunden ein, bei mehreren Mikrofonen oder Solisten eher 3 Stunden. Die Probe sollte mit aufgebauten Lautsprechern, Monitoren, Kabeln und Licht stattfinden.
- Wann sollte der Kartenverkauf für ein Chorkonzert starten?
- Öffne den Verkauf etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Prüfe die Zahlen 7 Tage vorher und lege dann die Menge für Abendkasse, Gästeliste und Programmfolder fest.
- Wie viele Programmfolder braucht man für ein Chorkonzert?
- Rechne mit einem Folder pro Besucherin oder Besucher und bestelle zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Die endgültige Menge lässt sich nach der Kartenkontrolle 3 bis 5 Tage vorher besser festlegen.
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