Cómo organizar un 90 cumpleaños paso a paso
Un 90 cumpleaños necesita más coordinación que una comida familiar corriente, sobre todo por las preferencias dietéticas, la movilidad de los invitados y los momentos especiales. Empieza por cerrar la lista de invitados y la reserva; después confirma el catering, la tarta y el programa. Deja el montaje y la compra final para los últimos días, pero prepara antes las fotos, los discursos y los equipos. Así sabrás qué debe estar listo, quién se encarga y cuándo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Preparar la lista de invitados
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar las inscripciones
- 4
Recopilar preferencias dietéticas
- 5
Confirmar reserva
- 6
Hacer el pedido de catering
- 7
Encargar tarta
- 8
Seleccionar la música
- 9
Reunir fotos para la presentación
- 10
Coordinar los discursos
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Recoger la tarta y los productos refrigerados
2 personas
- 13
Poner las bebidas a enfriar
2 personas
- 14
Preparar los platos del buffet
3 personas
- 15
Preparar aperitivos
2 personas
- 16
Montar la zona de café
2 personas
- 17
Montar las mesas
3 personas
- 18
Colocar las sillas
3 personas
- 19
Montar el bufé
3 personas
- 20
Colgar la decoración
2 personas
- 21
Montar el fondo fotográfico
2 personas
- 22
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 23
Preparar la presentación
- 24
Revisar el baño
- 25
Colocar papeleras
Evento
- 26
Recibir a los invitados
3 personas
- 27
Acompañar al homenajeado
- 28
Servir bebidas de bienvenida
2 personas
- 29
Servir aperitivos
2 personas
- 30
Abrir el buffet
2 personas
- 31
Rellenar el buffet
2 personas
- 32
Reponer bebidas
2 personas
- 33
Servir café y té
2 personas
- 34
Cortar la tarta
2 personas
- 35
Coordinar los discursos
- 36
Poner la música
- 37
Hacer fotos
- 38
Retirar la vajilla
2 personas
Seguimiento
- 39
Empaquetar las sobras
2 personas
- 40
Separar los residuos
2 personas
- 41
Lavar la vajilla
2 personas
- 42
Apagar el equipo
- 43
Retirar la decoración
2 personas
- 44
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 45
Limpiar el lugar
3 personas
- 46
Devolver los artículos prestados
2 personas
- 47
Recoger los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 45
- Mesas de buffetcant. 2
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Platos llanoscant. 50
- Platos para tartascant. 50
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 60
- Copas de vinocant. 45
- Cucharillas de cafécant. 50
- Cubiertos de cenacant. 50
- Cucharones de servircant. 8
- Pinzas para servircant. 6
Cocina
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuchillo para tarta
- Jarrascant. 6
- Termoscant. 4
Equipo
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Altavoz Bluetooth
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
Decoración
- Mantelescant. 6
- Globoscant. 60
- Arco de globos
- Globos de número 90
- Guirnaldascant. 6
- Marcos de fotoscant. 12
- Lienzo para fondo fotográfico
- Arreglos floralescant. 4
- Jarronescant. 4
- Números de mesacant. 6
- Cartel de bienvenida
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Velas LEDcant. 20
Limpieza
- Papelerascant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y cepillocant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de invitados con al menos 3 semanas de antelación y pide las confirmaciones junto con alergias, intolerancias y otras preferencias dietéticas. Ese dato debe llegar al catering antes de hacer el pedido.
- Organiza el programa en bloques cortos: recepción, comida, presentación de fotos, discursos y tarta. Para una presentación, reúne las fotos y prueba el portátil, el proyector, la pantalla y el sonido como mínimo 2 días antes.
- Calcula las bebidas por franjas, no solo por número de personas: prevé 2 o 3 bebidas por invitado durante la primera hora y deja las bebidas refrigeradas listas el mismo día. Usa jarras y termos para que el servicio no dependa de una sola persona.
- Monta las mesas, sillas, buffet y zona de café antes de que lleguen los invitados. Comprueba que haya un recorrido despejado, suficientes asientos y platos, vasos, tazas, cubiertos y utensilios de servir en cada estación.
- Recoge la tarta y los productos refrigerados el mismo día, pero confirma la reserva y el pedido con varios días de margen. El día anterior revisa también el baño, las papeleras, los alargadores, las regletas y el lugar donde irá el altavoz.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un 90 cumpleaños?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el lugar y cierra la lista de invitados primero; deja confirmados el catering, la tarta y el programa al menos 2 semanas antes.
- ¿Cuándo se debe enviar la invitación para un 90 cumpleaños?
- Envíala aproximadamente 4 semanas antes y fija una fecha de respuesta 2 semanas antes de la celebración. Así tendrás tiempo para comunicar al catering el número final y las necesidades dietéticas.
- ¿Cuánta comida y bebida se calcula por persona?
- Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta el resto según la duración y si se sirve vino, refrescos, café o agua. Para la comida, confirma las cantidades directamente con el catering según el número final de asistentes.
- ¿Cuándo hay que preparar la presentación de fotos y los discursos?
- Reúne las fotos y confirma quién hablará al menos 10 días antes. Haz una prueba completa con portátil, proyector, pantalla, altavoz, cables y regletas 2 días antes para evitar problemas durante la celebración.
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