Checklist para organizar una noche de teatro de improvisación
Una noche de improvisación teatral necesita más coordinación que una simple reunión: hay que preparar los juegos, recibir propuestas del público y dejar la técnica lista antes de que lleguen los jugadores. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde reservar la fecha y gestionar las inscripciones hasta despejar la zona de juego y colocar las sillas. También contempla detalles que suelen retrasarse, como las confirmaciones, las preferencias dietéticas, las acreditaciones y la prueba final de sonido e iluminación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la ubicación
Reservar la noche de juego
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmaciones
Calcular las cantidades de catering
Probar la técnica
2 personas
Enviar la charla informativa a los jugadores
Seleccionar juegos de improvisación
2 personas
Preparar sugerencias del público
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar acreditaciones
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de juego
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
2 personas
Instalar el sistema de sonido
2 personas
Instalar el equipo de iluminación
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Probar de nuevo la técnica
2 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar las sugerencias del público
Recibir a los jugadores
Hacer que los jugadores se cambien
Calentar a los jugadores
2 personas
Evento
Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir acreditaciones
Servir las bebidas
3 personas
Recoger sugerencias del público
2 personas
Dar la bienvenida
Coordinar la primera sesión de improvisación
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Guiar la segunda sesión de improvisación
2 personas
Guiar la interacción con el público
2 personas
Gestionar la pausa de la tarde
3 personas
Coordinar la tercera sesión de improvisación
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar la final
Coordinar la final
2 personas
Preparar el discurso de agradecimiento
Despedir al público
2 personas
Seguimiento
Cerrar el catering restante
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
Desmontar el set de luces
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Mesas de vestuariocant. 2
- Percheroscant. 2
- Mesas altascant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 10
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cucharas de servir y de presentarcant. 8
Decoración
- Mantelescant. 8
- Telones de escenariocant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Bolígrafoscant. 20
- Tarjetas de sugerenciascant. 200
- Perchas del vestuariocant. 20
Limpieza
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ubicación y la noche de juego antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 2 semanas para enviar invitaciones, recoger preferencias dietéticas y confirmar quién participa.
- Haz una primera prueba técnica varios días antes y otra justo después del montaje. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, focos LED y cables antes de que entre el público.
- Reserva tiempo específico para preparar el contenido: selecciona los juegos, reúne las sugerencias del público y envía la charla informativa a los jugadores como mínimo 48 horas antes.
- Calcula el catering con las inscripciones confirmadas, no con las invitaciones enviadas. Para el primer tramo de la velada, cuenta con 2 o 3 bebidas por persona y adapta la comida a las preferencias recogidas.
- Abre la ubicación con al menos 90 minutos de margen. Primero despeja la zona de juego, después coloca sillas y mesas, y fija todos los cables al suelo con cinta gaffer antes de hacer la prueba final.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de improvisación teatral?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes. Ese margen permite reservar la ubicación, enviar invitaciones, cerrar inscripciones, calcular el catering y preparar los juegos sin dejar la técnica para el último día.
- ¿Cuándo hay que enviar la información a los jugadores?
- Envía la charla informativa al menos 48 horas antes de la función. Incluye la hora de llegada, la dinámica de los juegos, el material que deben traer y cualquier indicación sobre acreditaciones.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el espacio?
- Calcula un mínimo de 90 minutos antes de la llegada del público. El montaje incluye despejar la zona de juego, colocar sillas y mesas, instalar sonido e iluminación, asegurar los cables y repetir la prueba técnica.
- ¿Cuántas bebidas calcular por persona?
- Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona. Después ajusta la cantidad según la duración de la noche y añade margen para quienes no beban alcohol, además de café y té si están previstos.
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