Checklist para organizar una marcha acuática de aniversario

Una marcha acuática de aniversario necesita más que una ruta y una fecha. Antes de abrir las inscripciones, tendrás que confirmar la seguridad del agua, los permisos, el límite de participantes y los barcos de apoyo. Después vienen la asignación de voluntarios, los dorsales, las señales y la información para cada participante. Esta checklist reúne las tareas y el material en el orden adecuado para que no tengas que improvisar el día del evento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Definir el límite de participantes
2 personas
Comprobar la seguridad en el agua
2 personas
Solicitar permisos
Reservar el lugar
Gestionar los barcos de apoyo
2 personas
Designar a los supervisores
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Crear un mapa de la ruta
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Recopilar números de emergencia
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
Asignar números de dorsal
2 personas
Preparar las pulseras
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Crear señales de ruta
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Definir un programa alternativo
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar kits de inicio
3 personas
Transportar los materiales
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Señalizar la ruta
3 personas
Marcar el recorrido de natación
3 personas
Preparar el material de seguridad
2 personas
Montar la zona de salida y meta
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir la inscripción
4 personas
Repartir los kits de inicio
3 personas
Servir café y té
2 personas
Acompañar a los participantes al vestuario
2 personas
Dar la charla de seguridad
3 personas
Formar el grupo de salida
3 personas
Dar inicio al recorrido de natación
4 personas
Guiar la ruta de natación
8 personas
Cubrir la asistencia intermedia
3 personas
Realizar el registro de llegada
3 personas
Repartir las medallas de llegada
2 personas
Repartir toallas y mantas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer la barbacoa y el bufé
3 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
Recoger la basura
2 personas
Pronunciar el discurso de aniversario
2 personas
Proporcionar la música
Despedir a los últimos participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Recoger los materiales de la ruta
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar las compras sobrantes
2 personas
Agradecer a los participantes
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 60
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4

Material deportivo

Boyas de rescatecant. 6
Líneas de rescatecant. 6
Boyas de natacióncant. 70
Conoscant. 20
Boyas flotantes de rutacant. 15
Silbatoscant. 12
Bolsas impermeablescant. 10
Muestras térmicascant. 30
Redes de bádmintoncant. 2
Tablas de natacióncant. 10

Decoración

Banner de aniversariocant. 2
Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 8
Cinta de metacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas recargablescant. 8

Cocina

Barbacoacant. 2
Compartimentos refrigeradoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de servircant. 4
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Botellas de spray para manoscant. 4
Paños reutilizablescant. 20

Catering

Dorsalescant. 70
Pulserascant. 80
Medallas de metacant. 70
Dispensadores de agua potablecant. 4
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ruta antes de anunciar la marcha. Comprueba el acceso al agua, fija un límite de participantes y solicita los permisos con varias semanas de margen.
Prepara el plan de seguridad antes de abrir el formulario de inscripción. Incluye supervisores, barcos de apoyo, boyas de rescate, líneas de rescate, silbatos y los números de emergencia.
Envía a cada participante la ruta, el horario, las normas de seguridad y la lista de lo que debe llevar al menos 7 días antes. Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
Asigna los voluntarios por zonas y entrega dorsales y pulseras antes de la salida. Imprime el plan de trabajo y prepara las señales de ruta para que cada puesto sepa quién actúa y cuándo.
Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes y define un programa alternativo. Deja preparado un espacio con carpas, mesas, sillas, neveras portátiles y bebidas para la llegada o una posible espera.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una marcha acuática de aniversario?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva el lugar, confirma la ruta y los barcos de apoyo, solicita los permisos y define el límite de participantes antes de abrir las inscripciones.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de la marcha acuática?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, asignar dorsales y voluntarios, recoger preferencias dietéticas y comprar las cantidades necesarias.
¿Qué material de seguridad necesito para una marcha acuática?: Prepara como mínimo boyas de rescate, líneas de rescate, silbatos, boyas de natación y boyas flotantes de ruta. La cantidad debe ajustarse al número de participantes, la longitud de la ruta y las indicaciones del plan de seguridad.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo y activar el plan alternativo?: Revisa el pronóstico 48 horas antes y vuelve a comprobarlo la mañana del evento. Si las condiciones impiden realizar la ruta con seguridad, comunica el cambio a los participantes y voluntarios antes de la hora de salida.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.