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Jubiläums-Schwimmtour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläums-Schwimmtour braucht mehr Vorbereitung als ein Treffen am Ufer: Route, Teilnehmerzahl und Wassersicherheit müssen früh feststehen. Organisiere Genehmigungen, Begleitboote und Aufsichtspersonal, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Startnummern, Armbänder, Helfereinteilung und die Informationen für alle Teilnehmenden. Plane außerdem eine wetterfeste Lösung für Verpflegung, Umkleide und die Feier nach dem Schwimmen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmerlimit festlegen

    2 Personen

  • Wassersicherheit überprüfen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Location reservieren

  • Begleitboote organisieren

    2 Personen

  • Aufsichtspersonal festlegen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Routenkarte erstellen

  • Sicherheitsplan erstellen

    2 Personen

  • Notrufnummern sammeln

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Startnummern zuweisen

    2 Personen

  • Armbänder vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Wegweiser erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternativprogramm festlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Starterpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Materialien transportieren

    3 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Route ausschildern

    3 Personen

  • Schwimmstrecke markieren

    3 Personen

  • Sicherheitsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielbereich einrichten

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Anmeldung öffnen

    4 Personen

  • Startpakete verteilen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Teilnehmende beim Umziehen begleiten

    2 Personen

  • Sicherheitsbriefing geben

    3 Personen

  • Startgruppe aufstellen

    3 Personen

  • Schwimmausflug starten

    4 Personen

  • Schwimmstrecke betreuen

    8 Personen

  • Zwischenversorgung besetzen

    3 Personen

  • Zielregistrierung durchführen

    3 Personen

  • Finisher-Medaillen verteilen

    2 Personen

  • Handtücher und Decken verteilen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Grill und Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Toilettenanlagen prüfen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Jubiläumsrede halten

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Letzte Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Materialien von der Strecke abholen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien reinigen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verarbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Sportmaterial

  • RettungsringeAnz. 6
  • RettungsleinenAnz. 6
  • SchwimmbojenAnz. 70
  • KegelAnz. 20
  • Schwimmende RoutenbojenAnz. 15
  • PfeifenAnz. 12
  • Wasserdichte TaschenAnz. 10
  • ThermodeckenAnz. 30
  • BadmintonnetzeAnz. 2
  • SchwimmbretterAnz. 10

Dekoration

  • JubiläumsbannerAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8
  • Start-Ziel-BandAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 8

Küche

  • GrillfestAnz. 2
  • KühlfächerAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServiermesserAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • HandsprayflaschenAnz. 4
  • Wiederverwendbare TücherAnz. 20

Catering

  • StartnummernAnz. 70
  • ArmbänderAnz. 80
  • Finisher-MedaillenAnz. 70
  • TrinkwasserspenderAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Teilnehmerlimit zuerst fest. Prüfe anschließend die Wassersicherheit und beantrage erforderliche Genehmigungen so früh, dass noch Zeit für Rückfragen bleibt.
  • Organisiere Begleitboote, Aufsichtspersonal und Freiwillige nicht erst in der Veranstaltungswoche. Teile jeder Aufgabe eine konkrete Person zu und verschicke die Einteilung vorab.
  • Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Route, Limit und Sicherheitsinformationen feststehen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und bestätige die Teilnahme nach Ablauf der Anmeldefrist.
  • Schicke die Teilnehmerinformationen mit Routenkarte, Startzeit, Notrufnummern und Treffpunkt einige Tage vor der Tour. Bereite Startnummern, Armbänder, Wegweiser und das ausgedruckte Drehbuch zusätzlich für den Veranstaltungstag vor.
  • Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und lege ein Alternativprogramm fest. Für den Aufenthalt am Ufer solltest du Partyzelte, Trinkwasser, Kühlboxen, Lautsprecher sowie Rettungsringe, Rettungsleinen und Thermodecken einplanen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Jubiläums-Schwimmtour planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Route, Teilnehmerlimit, Wassersicherheit und Genehmigungen kommen zuerst; Einladungen und Anmeldungen folgen erst danach.
Wie viele Begleitboote braucht eine Jubiläums-Schwimmtour?
Das hängt von Route, Gewässer und Teilnehmerzahl ab; lege die Zahl gemeinsam mit der zuständigen Wasseraufsicht fest. Kläre die Bootsbesetzung spätestens 4 Wochen vor dem Termin und halte zusätzlich Rettungsringe, Rettungsleinen und Schwimmbojen bereit.
Wann soll ich die Teilnehmer einer Schwimmtour bestätigen?
Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor der Tour und bestätige danach alle Teilnehmenden. Verschicke die finalen Informationen mit Route, Startzeit, Notrufnummern und Treffpunkt spätestens 5 Tage vorher.
Was mache ich bei schlechtem Wetter am Tag der Schwimmtour?
Treffe die Entscheidung anhand der Wettervorhersage und der Einschätzung der Wassersicherheit spätestens am Vortag. Lege mindestens ein Alternativprogramm fest und informiere Teilnehmende sowie Freiwillige sofort, falls die Tour nicht stattfinden kann.

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