Noche de trivial: checklist para organizarla sin olvidos
Una noche de trivial necesita más preparación que reunir preguntas y formar equipos. Hay que reservar el espacio, controlar las inscripciones y preferencias alimentarias, preparar las rondas y comprobar cada respuesta antes del día del evento. También conviene probar el proyector, el sonido y la música con antelación. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la fecha y el lugar hasta el montaje de las mesas y la entrega de premios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Confirmar la reserva
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir temas del quiz
2 personas
Escribir preguntas del quiz
2 personas
Comprobar las respuestas
2 personas
Preparar las rondas del concurso
2 personas
Preparar preguntas de desempate
Preparar los formularios de respuesta
Preparar la presentación
Seleccionar fragmentos musicales
Probar la técnica
2 personas
Crear los equipos y la distribución de las mesas
Comprar premios y materiales
Hacer la compra
2 personas
Imprimir el material del quiz
Empaquetar los premios
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar la mesa del quiz
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar sonido y música
2 personas
Preparar el bufé y la mesa de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar los formularios de respuesta
Evento
Recepción y registro
2 personas
Guiar a los equipos a las mesas
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Explicar las reglas del quiz
Presentar las rondas del quiz
2 personas
Servir aperitivos y snacks
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger respuestas
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Llevar las puntuaciones
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Recoger la basura y las botellas vacías
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Desmontar la técnica
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
Archivar archivos del concurso
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Mesa de presentación
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 4
- Cable HDMIcant. 2
- Temporizadorcant. 2
Vajilla
- Vasos para aguacant. 50
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuencoscant. 10
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 4
- Números de mesacant. 8
- Marcador
- Troféos de premiocant. 3
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escoba
- Escoba
- Fregona
- Cubo
- Cepillos para fregarcant. 2
Material del quiz
- Hojas de respuestacant. 400
- Bolígrafoscant. 60
- Hojas de puntuacióncant. 20
- Tarjetas redondascant. 8
- Carpetascant. 4
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 4
- Fragmentos musicalescant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la reserva antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 2 semanas para reunir participantes, conocer sus restricciones alimentarias y formar los equipos.
- Prepara las preguntas por rondas y revisa todas las respuestas con varios días de margen. Incluye preguntas de desempate y evita depender de una conexión a internet durante el concurso.
- Haz una prueba técnica completa 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, altavoces, micrófono, regletas y alargadores. Comprueba también que el temporizador se vea o se escuche desde todas las mesas.
- Distribuye las mesas y los equipos antes de la llegada del público. Coloca los números de mesa, los formularios de respuesta y el material impreso para que cada grupo pueda empezar sin esperas.
- Compra y empaqueta los premios antes del día del evento y separa la comida del material del concurso. Reserva entre 60 y 90 minutos para montar mesas, sillas, buffet, mesa de presentación y equipo técnico.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de trivial?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, gestionar las inscripciones, preparar las preguntas, comprar los premios y hacer una prueba técnica al menos 24 horas antes.
- ¿Cuántas preguntas debe tener una noche de trivial?
- Prepara entre 40 y 60 preguntas para una sesión de 2 a 3 horas, repartidas en varias rondas. Añade entre 3 y 5 preguntas de desempate para no improvisar al final.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba completa el día anterior y otra comprobación de 30 minutos al llegar al lugar. Revisa el portátil, el HDMI, los altavoces, el micrófono, las regletas y los cables alargadores.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una noche de trivial?
- Calcula entre 60 y 90 minutos para colocar mesas, sillas, números de mesa, buffet, proyector, pantalla y mesa de presentación. Si el espacio o el equipo no son conocidos, reserva 30 minutos adicionales.
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