Checklist para organizar una noche de quiz
Una noche de quiz necesita más que preparar unas preguntas. Hay que reservar el lugar, formar los equipos, probar el sonido y el proyector, y dejar listas las hojas de respuestas antes de que lleguen los participantes. Esta checklist te ayuda a seguir el orden adecuado, desde la fecha y los temas hasta las bebidas frías y los premios. También señala varios detalles que suelen quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el lugar del concurso
Definir los temas del quiz
2 personas
Elaborar preguntas del quiz
3 personas
Preparar respuestas y puntuación
2 personas
Preparar la ronda musical
2 personas
Preparar la ronda de imágenes
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Formar equipos de quiz
2 personas
Confirmar la reserva del lugar
Probar el equipo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir material del quiz
Clasificar los formularios de respuesta
Preparar los premios
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Ventilar la sala
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa del quiz
2 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar la presentación del quiz
2 personas
Evento
Repartir formularios de respuesta
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Presentar las rondas del quiz
2 personas
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Guardar los sobrantes en frío
Devolver el material prestado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesa del bufécant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de serviciocant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cuencoscant. 12
- Pinzascant. 4
- Jarras medidorascant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de equipocant. 15
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Premioscant. 3
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papelelerascant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Material del quiz
- Hojas de respuestacant. 600
- Bolígrafoscant. 70
- Tarjetas redondascant. 8
- Hojas de puntuacióncant. 20
- Mando a distancia para presentaciones
- Bloc de notascant. 20
- Calculadorascant. 4
- Bolsa de premios
Consejos
- Define los temas y prepara todas las preguntas con sus respuestas y puntuación antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar la duración aproximada y formar equipos equilibrados con tiempo.
- Cierra las inscripciones varios días antes del quiz y pregunta por alergias o dietas en el mismo formulario. Con el número final de asistentes podrás distribuir mesas, sillas, vasos y comida sin improvisar.
- Haz una prueba completa del portátil, la presentación, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono al menos 24 horas antes. Comprueba también que haya cables alargadores y regletas suficientes para evitar conexiones de último minuto.
- Imprime las preguntas, las hojas de respuestas y las tarjetas de equipo antes del día del evento. Clasifica los formularios por ronda o por equipo para corregir más rápido entre preguntas.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos con antelación, pero deja el montaje de mesas, sillas, sonido y proyección para una franja concreta de al menos 90 minutos. Ventila la sala antes de que empiece y coloca los premios donde puedan verse.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de quiz?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para reservar el lugar, definir los temas y elaborar las preguntas. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuántas preguntas hacen falta para una noche de quiz?
- Prepara entre 30 y 50 preguntas para una sesión de aproximadamente 2 horas, repartidas en varias rondas. Añade una ronda musical o visual y reserva unos 10 minutos para explicar las reglas y corregir.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela al llegar al lugar. Reserva otros 30 minutos para revisar cables, volumen, micrófono y visibilidad de la pantalla.
- ¿Cuándo se forman los equipos del quiz?
- Forma los equipos entre 2 y 3 días antes si ya tienes las inscripciones cerradas. Deja preparadas las tarjetas de equipo y confirma cualquier cambio al menos 2 horas antes del comienzo.
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