Checklist para organizar una feria del vidrio

Una feria del vidrio necesita más que expositores y mesas: hay que coordinar permisos, puestos, electricidad, residuos, aseos y cobros antes de abrir. Empieza por reservar la ubicación y confirmar a los proveedores; después cierra el plano, las necesidades técnicas y los turnos de voluntariado. En los últimos días, revisa el tiempo, el inventario y la compra. Esta checklist reúne las 72 tareas y los 77 artículos del plan para que sepas qué preparar y cuándo hacerlo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permisos
Reservar la ubicación del mercado
Invitar a los proveedores
2 personas
Abrir el registro de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Reservar puntos de electricidad
Reservar recogida de residuos
Reservar los aseos
Gestionar señales de tráfico
Elaborar el plano
2 personas
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar el inventario
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los vasos
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Preparar el cambio
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar las barreras
3 personas
Montar los puestos
6 personas
Montar mesas
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Montar las vitrinas de cristal
8 personas
Montar el puesto de comida
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el punto de información
2 personas
Colgar las cartas del menú
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar las cajas registradoras
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Dar instrucciones a los expositores
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Apoyar los puestos de vasos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar las neveras portátiles
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación
Anunciar la última venta
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Desmontar el puesto de comida
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Devolver el mobiliario
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Retirar las barreras
3 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Contactar a los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 24
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 8
Percheroscant. 6
Mesas altascant. 8
Mantelcant. 24

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Terminales de pagocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Linternas de manocant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 6
Cajas isotérmicascant. 6
Abrebotellascant. 6
Guantes de cocinacant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Decoración de vidriocant. 20
Arreglos floralescant. 8
Manteles runnerscant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Bateríascant. 24

Catering

Dispensadores térmicoscant. 4
Dispensadores de bebidascant. 4
Vitrinas refrigeradascant. 2
Filtros de cafécant. 6
Azucareroscant. 4
Jarras de lechecant. 4
Porta-servilletascant. 8
Cajas de cajacant. 3
Listas de precioscant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40
Pulserascant. 600
Bolsas de papelcant. 600
Plástico de burbujascant. 4
Cajas regalocant. 300
Etiquetas de preciocant. 1000
Reciboscant. 4
Carteles de chinchetascant. 6
Carteles del menúcant. 6
Paneles informativoscant. 8
Carteles de rutacant. 12
Conoscant. 20
Vallas de control de multitudescant. 12
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 20
Compras

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carro de limpieza
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de papel de cocinacant. 4
Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Toallitas de limpiezacant. 12
Guantes de gomacant. 12
Limpiadores de vidriocant. 4

Consejos

Solicita los permisos y reserva la ubicación antes de abrir el registro de participantes. Sin una fecha y un espacio confirmados, no podrás asignar puestos ni informar correctamente a los proveedores.
Cierra el plano de los puestos al menos 7 días antes. En ese momento confirma soportes, mesas, carpas, puntos de electricidad, cables alargadores y el acceso para la recogida de residuos.
Envía a los responsables de los stands sus instrucciones 3 o 4 días antes, con la distribución, los horarios, la electricidad asignada y el material que deben llevar. Así reduces cambios de última hora.
Programa los voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y asigna a una persona para cobros, otra para orientación y otra para controlar el montaje. Prepara también terminales de pago, cajas registradoras y cambio antes de la apertura.
Haz la compra y revisa vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas el día anterior. Enfría las bebidas con tiempo y comprueba que cafeteras, teteras, termos, neveras portátiles y alargadores funcionan antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del vidrio?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para solicitar permisos, reservar la ubicación e invitar a los proveedores. Deja cerrados el plano, la electricidad, los aseos y los residuos al menos 7 días antes.
¿Cuándo debo cerrar la distribución de los puestos?: Cierra la distribución aproximadamente 7 días antes de la feria, cuando ya conozcas las inscripciones y las necesidades de cada stand. Envía el plano definitivo a los responsables 3 o 4 días antes.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a una feria del vidrio?: Revisa el inventario, la lista de la compra, los vasos, la vajilla, los equipos de café y té, las cajas registradoras, los terminales de pago y los cables. Comprueba también el pronóstico del tiempo y prepara las carpas o protecciones necesarias.
¿Cuánto cambio necesito preparar para los puestos?: Prepara el cambio según el número de puestos que cobren en efectivo y calcula al menos una reserva para cada caja. Sepáralo y entrégalo antes de abrir, junto con las cajas registradoras y las instrucciones de cobro.

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