Checklist para organizar una feria canina

Organizar una feria canina requiere coordinar expositores, visitantes, demostraciones y perros sin dejar la logística para el último momento. Empieza fijando la fecha y el programa, y después abre las inscripciones y confirma quién necesita espacio de exposición. Durante las semanas previas tendrás que distribuir los stands, publicar las normas para perros, preparar el plano y comprobar equipos como micrófonos, terminales de pago y escáneres QR. El día anterior, enfría las bebidas, prepara el registro y revisa el material de bienestar animal.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha de la feria y el programa
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Registrar expositores
2 personas
Distribuir el espacio del stand
2 personas
Registrar las demostraciones
2 personas
Reservar el catering
Recoger preferencias dietéticas
Publicar las normas para perros
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
Revisar la lista de expositores
Imprimir el plano
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Organizar el aparcamiento para perros
2 personas
Revisar las normas de bienestar animal
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Delimitar la zona de demostración
3 personas
Habilitar puntos de bebida
2 personas
Preparar agua para perros
2 personas
Preparar el material para visitantes
2 personas
Montar las zonas de comida
3 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing a los expositores
2 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir planos
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar las demostraciones
Guiar la zona de demostración
3 personas
Rellenar agua para perros
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Mantener limpios los pasillos
2 personas
Registrar objetos perdidos
Finalizar la última demostración
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger cacas de perro
2 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar los suelos
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Enviar seguimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de registrocant. 2
Mesas de exposicióncant. 30
Sillascant. 50
Bancos plegablescant. 6
Percheroscant. 3
Mesas de bebidascant. 6
Postes separadorescant. 12
Jaulas para perroscant. 8
Perreras plegablescant. 4

Equipo

Portátilescant. 2
Impresorascant. 2
Escáneres de código de barras o QRcant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Impresoras de etiquetascant. 2
Terminales de pagocant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Dispensadores de agua para perroscant. 4
Saltos de agilitycant. 4
Túneles de agilidadcant. 2
Báscula para perros

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Toallascant. 20

Decoración

Banners de la feria caninacant. 6
Carteles con número de standcant. 30
Señales de rutacant. 12
Carteles direccionalescant. 16
Mantelescant. 30
Guirnaldascant. 8
Tableros de corchocant. 6
Portafolletoscant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 4
Aspiradorascant. 2
Dispensadores de bolsas para excrementoscant. 12
Recogedores de excrementos de perrocant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Señales de advertenciacant. 8
Ganchos para cinturóncant. 20

Artículos de papel

Credenciales para visitantescant. 400
Credenciales de expositorcant. 80
Papel de impresióncant. 500
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Pegatinas con nombrecant. 200
Expositores para folletoscant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de invitar a los expositores: deja al menos 6 semanas para recibir confirmaciones, registrar demostraciones y distribuir los stands.
Publica las normas para perros junto con el formulario de inscripción y pide la información necesaria de cada animal; así reduces dudas en la entrada y puedes preparar jaulas, perreras o zonas separadas.
Imprime el plano, las señales de ruta y las tarjetas de nombre como mínimo 2 días antes. Lleva también una copia digital por si cambia la distribución de las mesas de exposición.
Comprueba con 48 horas de antelación los portátiles, impresoras, lectores QR, terminales de pago, altavoces, micrófonos, cables alargadores y regletas; prueba cada equipo en el mismo espacio donde se usará.
Reserva el catering y recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones. Prepara además agua para perros, neveras portátiles y dispensadores en varios puntos para evitar colas en una sola mesa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria canina?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite fijar el programa, invitar a expositores, abrir inscripciones, registrar demostraciones y resolver necesidades de espacio o equipamiento.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria canina?: Prepara la mesa de registro, imprime el plano y las señales, organiza las tarjetas de nombre y comprueba todo el equipo técnico. También conviene enfriar las bebidas y dejar listos los aperitivos al menos 12 horas antes.
¿Cómo organizar el registro de visitantes y expositores?: Cierra las listas 24 horas antes y prepara una mesa de registro con portátil, impresora, etiquetas y escáner QR. Ten una copia impresa de ambas listas para continuar la entrada si falla la conexión o el equipo.
¿Qué material hace falta para una feria canina?: Como base necesitas mesas y sillas, postes separadores, jaulas o perreras plegables, equipos de registro y sonido, agua para perros y material de las demostraciones. Haz un inventario 3 días antes y comprueba las cantidades frente al plano y al programa.

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