Checklist para organizar una clase de yoga

Organizar una clase de yoga requiere más que reservar una sala y contratar a un instructor. Hay que controlar las inscripciones, confirmar las preferencias dietéticas y comprobar que el material alcance para todos los participantes. El día de la clase, la ventilación, la recepción y la preparación de las esterillas deben estar listas antes de que llegue el grupo. Esta checklist reúne el trabajo previo y la secuencia de montaje para que puedas avanzar sin dejar detalles para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Contratar instructor de yoga
Definir el objetivo de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Inventariar el material de yoga
Gestionar material extra de yoga
Seleccionar la música
Hacer la lista de la compra
Hacer la compra
Imprimir la lista de participantes
Comprobar el espacio
Enfriar bebidas
Ventilar el espacio
Desenrollar las esterillas de yoga
2 personas
Preparar los recursos
Montar la mesa de recepción
Instalar la música

Evento

Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Dar la explicación de bienvenida
Guiar la clase de yoga
Rellenar las bebidas
Servir té y fruta
2 personas
Responder preguntas de los participantes
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla usada
Limpiar las esterillas de yoga
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
Recoger la basura
Limpiar el espacio
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
2 personas
Devolver los objetos prestados
Enviar agradecimiento a los participantes
Archivar los datos de asistencia

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 22
Bloques de yogacant. 24
Correas de yogacant. 22
Cojines de meditacióncant. 22
Bósters de yogacant. 12
Mantascant. 22
Almohadillas para los ojoscant. 22

Mobiliario

Sillascant. 6
Mesascant. 2
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 30
Vasos de técant. 24

Cocina

Jarras de aguacant. 3
Termoscant. 3
Teteracant. 2
Tabla de cortar
Cuchillo para frutacant. 2

Equipo

Altavoz portátil
Cable alargador
Cargador de teléfono
Balanza de cocina

Iluminación

Luces decorativascant. 4

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Paños de microfibracant. 10
Escoba y recogedor

Catering

Compras

Consejos

Cierra el objetivo de participantes antes de enviar las invitaciones: ese número determina cuántas esterillas, bloques, correas, mantas y cojines necesitas preparar.
Envía la información práctica a los participantes con antelación e incluye la hora de llegada, qué deben llevar y cómo se gestionarán las inscripciones. Imprime también la lista de asistentes para la recepción.
Comprueba el espacio el día anterior y vuelve a ventilarlo antes de la clase. Deja las esterillas desenrolladas y prepara los recursos con suficiente separación para que el grupo pueda moverse sin obstáculos.
No dejes las bebidas para el final: enfría el agua y prepara jarras, termos, vasos reutilizables y vasos de té antes de abrir la recepción. Así no interrumpes la bienvenida ni la clase.
Prueba el altavoz portátil, el cable alargador y el cargador de teléfono antes de que lleguen los participantes. Monta primero la mesa de recepción y registra la asistencia mientras el instructor prepara la sesión.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una clase de yoga?: Empieza la reserva del lugar y la contratación del instructor al menos 3 o 4 semanas antes. Envía las invitaciones cuando el espacio, el objetivo de participantes y el horario estén confirmados; cierra las inscripciones unos días antes para poder preparar el material y la lista de asistentes.
¿Cuántas esterillas de yoga necesito para una clase?: Prepara una esterilla por participante inscrito y añade 2 o 3 unidades de reserva si el grupo es grande o existe riesgo de cancelaciones de última hora. Cuenta también los bloques, correas, mantas y demás apoyos según el número final confirmado.
¿Cuándo debo enviar la información a los participantes?: Envía las indicaciones entre 3 y 7 días antes de la clase, cuando ya conozcas el lugar y el horario definitivos. Si cambian la sala, la hora o las condiciones de acceso, manda una actualización el mismo día en que se confirme el cambio.
¿Qué hay que preparar el día de la clase de yoga?: Llega al menos 60 minutos antes para ventilar el espacio, comprobar el material, desenrollar las esterillas, instalar la música y montar la mesa de recepción. Reserva los últimos 15 minutos para registrar asistentes y dar la bienvenida sin prisas.

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