Checklist para organizar una cena de boda sin olvidos

Una cena de boda necesita más coordinación que una comida normal: el número final de invitados afecta al menú, las mesas, la vajilla y las bebidas. Empieza por la lista de invitados y fija una fecha límite clara para las confirmaciones. Después podrás cerrar las preferencias dietéticas, diseñar la distribución de las mesas y confirmar entregas y reservas. Esta checklist reúne las tareas y el material que conviene revisar antes de que lleguen los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Fijar la fecha límite del RSVP
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar los requisitos dietéticos
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Diseñar los menús
Imprimir menús
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Confirmar entregas
Hacer reservas
Comprobar la vajilla
2 personas
Comprobar los vasos
2 personas
Comprobar el mantelería
Clasificar la decoración
2 personas
Elaborar la lista de canciones
Recopilar discursos
Compartir la información de la ruta
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar los postres
2 personas
Lavar y cortar las verduras
2 personas
Planchar la mantelería
Llevar materiales al lugar
3 personas
Ventilar el recinto
Preparar la cocina
2 personas
Colocar las mesas del bufé y de servicio
3 personas
Montar las mesas de comedor
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar el mantel
3 personas
Preparar platos y cubiertos
3 personas
Preparar los vasos
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colocar las cartas del menú
2 personas
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música
Dejar listos los artículos de aseo
Colocar cubos de basura
Preparar el aperitivo
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el buffet de cena
3 personas
Separar comidas especiales
2 personas

Evento

Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar a los invitados a su mesa
2 personas
Servir el entrante
4 personas
Retirar el entrante
3 personas
Servir el plato principal
5 personas
Reponer guarniciones
2 personas
Retirar el plato principal
4 personas
Coordinar los discursos
Servir café y té
3 personas
Servir el postre
4 personas
Retirar el postre
3 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Poner la música de fiesta
Servir aperitivos de última hora
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger los vasos
2 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las mesas
2 personas
Volver a colocar las sillas
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Limpiar el suelo
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Distribuir los sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas para la cenacant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Mesas de serviciocant. 2
Sillascant. 70
Mueble de bar
Percheroscant. 2
Pista de baile

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos para entrantescant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Copas de champáncant. 70
Cucharillas de cafécant. 70
Cuchillos de cenacant. 75
Fundas para el servicio de cenacant. 75
Cucharas soperascant. 75
Cucharillas de postrecant. 75
Cucharonescant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 12
Termoscant. 4

Decoración

Mantelescant. 8
Servilletascant. 80
Manteles runnerscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Cartas del menúcant. 35
Jarrones de florescant. 12
Flores artificialescant. 60
Velascant. 48
Portavelascant. 24
Cartel de bienvenida
Números de mesacant. 8
Globoscant. 80
Cintascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Cables alargadorescant. 6

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófonocant. 2
Soporte de micrófono
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Hornearcant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Paños de cocinacant. 12
Guantes de hornocant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Bandejas de almacenamientocant. 15

Limpieza

Papeleracant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Bolsas de basuracant. 30

Catering

Compras

Consejos

Fija el RSVP entre 3 y 4 semanas antes de la cena. Deja unos días para contactar a quienes no hayan respondido y confirma después el número definitivo de comensales.
No cierres el menú hasta recoger las preferencias dietéticas. Separa las respuestas por tipo de necesidad y vuelve a confirmarlas cuando falten entre 7 y 10 días.
Comprueba la vajilla contando cada pieza, no solo cada tipo. Para platos, vasos y cubiertos, prepara al menos una unidad por invitado y algunas unidades de reserva para roturas o cambios.
Organiza las mesas cuando ya tengas la lista definitiva. Coloca las tarjetas con nombres y deja despejados los recorridos hacia el buffet, el bar y la pista de baile.
Enfría las bebidas con antelación y separa las compras no perecederas de los productos frescos. Los postres y las bebidas suelen quedarse para el final, así que asigna responsables y una hora concreta para prepararlos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena de boda?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para preparar invitados, invitaciones, reservas y proveedores. Deja las confirmaciones finales, la distribución de mesas y las compras frescas para las últimas 2 semanas.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados de una boda?: Fija la fecha límite del RSVP entre 3 y 4 semanas antes de la cena. Calcula el número definitivo entre 10 y 14 días antes para ajustar menús, tarjetas, mesas y cantidades.
¿Cuánta vajilla hace falta para una cena de boda?: Calcula una pieza por invitado para cada plato, vaso y cubierto que vaya a utilizarse, y añade un 5-10 % de reserva. Si habrá varios servicios o cambios de mesa, cuenta las piezas de cada momento por separado.
¿Cuándo se preparan las tarjetas de nombres y los menús?: Haz el diseño cuando el menú y la distribución estén decididos, normalmente entre 2 y 3 semanas antes. Imprímelos después de cerrar el número de invitados y revisa nombres y dietas durante la última semana.

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