Checklist para organizar una Carrera por la liberación

Organizar una Carrera por la liberación exige coordinar permisos, recorrido, seguridad, participantes y voluntariado en un orden concreto. Empieza fijando la fecha y la ruta; después tramita las autorizaciones, el seguro y el plan de tráfico antes de abrir las inscripciones. En las últimas semanas tendrás que cerrar proveedores, asignar puestos y preparar dorsales, medallas y señalización. Esta checklist reúne las 82 tareas y 63 materiales del plan para que no dependas de decisiones de última hora.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
3 personas
Solicitar permiso
Comprobar el seguro
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Solicitar controladores de tráfico
Establecer acuerdos de primeros auxilios
Reservar la salida y la meta
Reservar control horario
Abrir la web y la inscripción
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Organizar los carriles de salida
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar el permiso de ruta
Enviar la comunicación de ruta
2 personas
Diseñar los dorsales
Imprimir los dorsales
2 personas
Comprobar el pedido de medallas
Inspeccionar la ruta de nuevo
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Cerrar inscripciones
Imprimir la lista de participantes
Preparar kits de inicio
5 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Ordenar las señales de ruta
2 personas
Preparar la sesión informativa para voluntarios

Evento

Delimitar la zona de salida
4 personas
Delimitar la zona de llegada
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
3 personas
Instalar control horario
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar puntos de agua
4 personas
Colocar señales de ruta
8 personas
Colocar vallas de tráfico
5 personas
Colocar los marcadores de kilómetro
4 personas
Colocar señales de aparcamiento
3 personas
Preparar los kits de inicio
4 personas
Registrar voluntarios
2 personas
Informar a los voluntarios
3 personas
Recepción de participantes
6 personas
Entregar los dorsales
5 personas
Procesar las últimas inscripciones
2 personas
Atender la recepción de equipaje
3 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Comprobar la zona de salida
4 personas
Encargarse del disparo de salida
2 personas
Atender el puesto de ruta
12 personas
Guiar los flujos de tráfico
8 personas
Repartir agua
6 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Recibir a los finalistas
5 personas
Entregar la medalla
4 personas
Repartir fruta y snacks
4 personas
Comprobar el registro de tiempos
2 personas
Devolver el equipaje
3 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Realizar la ceremonia de premios
3 personas
Gestionar la música para el público
2 personas
Acompañar a los últimos corredores
3 personas
Liberar la ruta
4 personas

Seguimiento

Retirar los carteles de ruta
6 personas
Retirar las vallas de tráfico
5 personas
Desmontar carpas y mobiliario
6 personas
Recoger la basura
6 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Publicar los resultados
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
2 personas
Compartir fotos y resultados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Papeleracant. 12

Material deportivo

Cinturones para dorsalescant. 550
Dorsalescant. 550
Imperdiblescant. 1200
Medallas conmemorativascant. 550
Flechas de rutacant. 80
Marcadores de kilómetrocant. 12
Cintas de salidacant. 6
Conoscant. 80
Vallas de tráficocant. 30
Cinta de balizamientocant. 12
Flechas para marcaje en el suelocant. 40
Carteles de las zonas de salidacant. 6
Portapapelescant. 15
Cronómetroscant. 8
Bicicletas para la guía del recorridocant. 6

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilescant. 3
Tabletscant. 4
Teléfonos móvilescant. 10
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonocant. 2
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Papel de impresióncant. 2
Impresora de etiquetas

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 700
Tazas de cafécant. 300
Platoscant. 300
Tenedorescant. 300
Cuchilloscant. 300
Cucharascant. 300

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Bandejascant. 8
Bidonescant. 12

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Decoración

Banderas de liberacióncant. 20
Banderas de Países Bajoscant. 20
Cinta de salida
Lona de meta
Banderolas de rutacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha y la ruta antes de publicar la inscripción. El permiso de ruta, el seguro y el plan de tráfico deben estar encaminados antes de anunciar el recorrido a los participantes.
No dejes el control de tiempos para la última semana. Reserva el sistema de registro, los cronómetros y el control horario con antelación, y confirma quién descargará y revisará los resultados.
Calcula el voluntariado por puestos, no solo por número total. Necesitarás personas para la salida, la meta, los cruces, la señalización, la entrega de dorsales y la comunicación por walkie-talkie.
Cierra las inscripciones antes de imprimir la lista de participantes y los dorsales. Así podrás recoger las preferencias dietéticas, organizar los carriles de salida y evitar cambios manuales el mismo día.
Vuelve a inspeccionar la ruta cerca de la carrera y revisa el pronóstico del tiempo. Comprueba que las flechas, los conos, las vallas, la cinta de balizamiento y los marcadores de kilómetro siguen siendo visibles y están en su sitio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para una carrera?: Tramítalo antes de abrir la inscripción y deja varias semanas para recibir la confirmación. El permiso debe estar confirmado antes de enviar la comunicación definitiva de la ruta a los participantes.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una carrera?: Ciérralas con el margen necesario para imprimir los dorsales y la lista de participantes. Como referencia operativa, reserva al menos varios días entre el cierre y la carrera para corregir datos y preparar los carriles de salida.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una carrera?: Depende de la longitud de la ruta y del número de cruces, pero cuenta los puestos por separado: salida, meta, recorrido, entrega de dorsales, control de tiempos y primeros auxilios. Asigna a cada voluntario una función concreta y un canal de comunicación antes del día del evento.
¿Qué material no debería faltar en una carrera por la liberación?: Prepara dorsales, imperdibles, cinturones, medallas, flechas, conos, vallas y cinta de balizamiento para el recorrido. Para coordinar el evento, reserva también walkie-talkies, teléfonos, megáfono, portátiles o tablets y el sistema de registro de tiempos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.