Befreiungslauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Befreiungslauf braucht mehr Vorbereitung als nur eine markierte Strecke und Startnummern. Genehmigungen, Verkehrsregelung, Erste Hilfe, Zeitmessung und Helfer müssen früh zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Routenplanung bis zum Ausdruck der Teilnehmerliste am Veranstaltungstag. Besonders leicht werden Fristen für Behörden, Medaillen, Funkgeräte und die Kommunikation mit den Teilnehmenden übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
3 Personen
Genehmigung beantragen
Versicherung prüfen
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
Verkehrsregler anfordern
Erste-Hilfe-Absprachen festlegen
Start- und Zielort reservieren
Zeitmessung reservieren
Website und Anmeldung öffnen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startbereiche einteilen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Routengenehmigung bestätigen
Routenkommunikation versenden
2 Personen
Startnummern entwerfen
Startnummern drucken
2 Personen
Medaillenbestellung prüfen
Route erneut inspizieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Anmeldungen schließen
Teilnehmerliste ausdrucken
Starterpakete zusammenstellen
5 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Wegweiser sortieren
2 Personen
Volunteer-Briefing vorbereiten

Event

Startbereich absperren
4 Personen
Zielbereich absperren
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
Zeiterfassung installieren
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Wasserstellen einrichten
4 Personen
Wegweiser aufstellen
8 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
5 Personen
Kilometermarkierungen anbringen
4 Personen
Parkweiser aufstellen
3 Personen
Startpakete bereitlegen
4 Personen
Freiwillige registrieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Teilnehmende empfangen
6 Personen
Startnummern ausgeben
5 Personen
Letzte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Gepäckannahme besetzen
3 Personen
Aufwärmen betreuen
2 Personen
Startbereich kontrollieren
4 Personen
Startschuss geben
2 Personen
Routeposten besetzen
12 Personen
Verkehrsströme leiten
8 Personen
Wasser verteilen
6 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Finisher begrüßen
5 Personen
Medaille überreichen
4 Personen
Obst und Snacks ausgeben
4 Personen
Zeitnahme kontrollieren
2 Personen
Gepäck zurückgeben
3 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Publikumsmusik bereitstellen
2 Personen
Letzte Läufer begleiten
3 Personen
Route freigeben
4 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
6 Personen
Verkehrsbarrieren entfernen
5 Personen
Zelte und Möbel abbauen
6 Personen
Abfall sammeln
6 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
2 Personen
Fotos und Ergebnisse teilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12

Sportmaterial

StartnummernbänderAnz. 550
StartnummernAnz. 550
SicherheitsnadelnAnz. 1200
ErinnerungsmedaillenAnz. 550
WegweiserAnz. 80
KilometermarkierungenAnz. 12
StartbänderAnz. 6
KegelAnz. 80
VerkehrsbarrierenAnz. 30
AbsperrbandAnz. 12
Pfeile zur BodenmarkierungAnz. 40
Startbahn-SchilderAnz. 6
KlemmbretterAnz. 15
StoppuhrenAnz. 8
Fahrräder für die StreckenbegleitungAnz. 6

Ausstattung

Zeitmesssystem
LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 10
FunkgeräteAnz. 12
MegafonAnz. 2
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
DruckpapierAnz. 2
Etikettendrucker

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 700
KaffeebecherAnz. 300
TellerAnz. 300
GabelnAnz. 300
MesserAnz. 300
LöffelAnz. 300

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
TablettsAnz. 8
KanisterAnz. 12

Reinigung

BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
DesinfektionsspenderAnz. 8

Dekoration

BefreiungsfahnenAnz. 20
Niederländische FlaggenAnz. 20
Starttuch
Zielbanner
Wegweiser-BannerAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Genehmigung für die Strecke frühzeitig und bestätige sie kurz vor dem Lauf erneut. Ohne diese Bestätigung solltest du weder die Verkehrsplanung abschließen noch die Streckenposten einteilen.
Plane die Verkehrsregelung nicht nur an Start und Ziel. Markiere Kreuzungen, Engstellen und Zufahrten auf dem Verkehrsplan und bestelle Verkehrsregler so, dass alle kritischen Punkte gleichzeitig besetzt sind.
Schließe die Anmeldung erst, wenn Ernährungswünsche und Kontaktdaten geprüft sind. Drucke die Teilnehmerliste danach noch einmal aktuell aus, damit Nachmeldungen und Änderungen nicht auf veralteten Listen stehen.
Prüfe die Zeitmessung mit dem vollständigen Ablauf, nicht nur mit einzelnen Stoppuhren. Teste Zeitmesssystem, Laptops, Tablets, Mobiltelefone und Funkgeräte gemeinsam, bevor die ersten Läufer starten.
Kontrolliere die Route bei der letzten Begehung auf fehlende Wegweiser, Kilometermarkierungen, Absperrband und Verkehrsbarrieren. Lege außerdem Startnummern, Sicherheitsnadeln und Medaillen so bereit, dass sie nicht erst während des Aufbaus gesucht werden müssen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Befreiungslauf anmelden?: Beginne mit der Anmeldung und den Genehmigungen mehrere Wochen vor dem Lauf. Die genaue Frist hängt von der zuständigen Behörde und der Route ab; plane zusätzlich eine erneute Bestätigung kurz vor dem Veranstaltungstag ein.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Befreiungslauf?: Die Zahl hängt von Streckenlänge, Kreuzungen und Teilnehmerzahl ab. Rechne mindestens mit Helfern für Start, Ziel, Anmeldung, Erste Hilfe, Zeitmessung und jeden sicherungspflichtigen Streckenpunkt; teile die Einsätze spätestens einige Tage vorher ein.
Wann soll ich die Anmeldung für den Befreiungslauf schließen?: Schließe die Anmeldung so, dass noch Zeit für die Teilnehmerliste, Startnummern und die Einteilung der Startbereiche bleibt. Ein Zeitraum von mehreren Tagen vor dem Lauf ist meist sinnvoller als eine Schließung am Vorabend.
Was muss ich am Tag vor dem Befreiungslauf prüfen?: Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Genehmigung, Route, Beschilderung und die Funktionsfähigkeit der Zeitmessung. Lege Startnummern, Bänder, Funkgeräte, Megafon und Erste-Hilfe-Absprachen spätestens dann eindeutig bereit.

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