Checklist para organizar una búsqueda del zorro
Una búsqueda del zorro necesita más preparación que repartir unas pistas y empezar a caminar. Primero se cierran las inscripciones y los equipos; después se prueba la ruta, se preparan las tarjetas y se asignan los puestos de los zorros. El día del evento, la salida, los materiales y la comida deben estar listos antes de recibir al primer participante. Esta checklist reúne las 48 tareas y 46 materiales del plan, en el orden en que conviene resolverlos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de participantes
Asignar equipos
2 personas
Recorrer la ruta
2 personas
Determinar el punto de inicio y el de llegada
2 personas
Asignar los puestos de observación del zorro
2 personas
Desarrollar las tareas
2 personas
Crear tarjetas de pistas
2 personas
Hacer formularios de respuesta
Preparar la charla de los zorro
Instruir a los zorro y a los acompañantes
2 personas
Comprar premios
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Ordenar las cartas de pistas
2 personas
Llenar bolsas del equipo
2 personas
Imprimir la ruta y las normas
Despejar el lugar
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Decorar el punto de salida
2 personas
Colocar puestos de zorro
6 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Evento
Recibir a los acompañantes
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Guiar a los equipos hasta la salida
4 personas
Explicar las reglas del juego
2 personas
Guiar la búsqueda del zorro
8 personas
Anotar las clasificaciones provisionales
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Revisar respuestas
3 personas
Servir la cena
4 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Coordinar el programa de la noche
4 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger los puestos de zorro
6 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas de cervezacant. 4
- Mesa de registro
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cuchilloscant. 70
- Cucharascant. 70
- Cuencoscant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de aguacant. 6
- Termoscant. 4
Equipo
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoces portátilescant. 2
- Megáfono
- Walkie-talkiescant. 8
Material deportivo
- Conoscant. 30
- Cintas para equiposcant. 60
- Cronómetroscant. 6
- Cuerdas para saltarcant. 6
- Aroscant. 6
- Pelotas blandascant. 12
- Antifacescant. 12
- Vasos de agua para el juegocant. 60
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Etiquetas de mesa para equiposcant. 10
- Disfraces de zorrocant. 8
- Etiquetas de preciocant. 60
Iluminación
- Faroles LEDcant. 12
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Linternas frontalescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Recorre la ruta completa antes de preparar las pistas y confirma el punto de inicio y el de llegada. Calcula también cuánto tardan los equipos en cada tramo para no colocar puestos de observación demasiado juntos.
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Con la lista definitiva puedes asignar equipos sin tener que rehacer las bolsas ni los formularios.
- Prepara una bolsa por equipo y ordénala siguiendo el recorrido: cintas de equipo, tarjetas de pistas, formularios y materiales para las pruebas. Haz una comprobación final cuando todo esté dentro, no solo al reunir los objetos.
- Instruye a los zorros y a los acompañantes antes de que lleguen los participantes. Dales las normas, el horario y una forma de comunicarse; los walkie-talkies resultan útiles cuando los puestos están separados.
- Deja para el mismo día solo lo que pierde calidad: enfriar las bebidas, preparar los aperitivos y colocar las mesas. La ruta impresa, las normas, las pistas ordenadas y los materiales comprobados deberían estar listos la víspera.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes hay que organizar una búsqueda del zorro?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar las inscripciones y formar los equipos. Reserva la última semana para recorrer la ruta, preparar las pistas, comprar los premios y comprobar los materiales.
- ¿Cuándo se deben asignar los equipos en una búsqueda del zorro?
- Asigna los equipos cuando las inscripciones estén cerradas y tengas la lista definitiva, normalmente entre 5 y 7 días antes. Así puedes preparar una bolsa completa por equipo y comunicar cualquier cambio a los acompañantes.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior conviene dejar ordenadas las tarjetas de pistas, impresas la ruta y las normas, llenas las bolsas de equipo y comprobados los materiales. También puedes despejar el lugar y colocar mesas y sillas para reducir el trabajo de la mañana.
- ¿Cuántos puestos de zorro hacen falta?
- No hay una cifra fija: depende de la longitud de la ruta, el número de equipos y la duración prevista. Coloca un puesto por prueba o zona de observación y comprueba durante el recorrido que cada equipo pueda llegar al siguiente punto sin perderse.
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