Checklist para organizar una batalla de bandas

Una batalla de bandas necesita más que un escenario y varios grupos confirmados. Hay que cerrar el formato, coordinar las inscripciones, repartir los horarios y preparar un sistema de sonido capaz de cambiar rápido entre actuaciones. Esta checklist reúne 68 tareas y 82 elementos, desde el jurado y los premios hasta las llaves del recinto, las bebidas frías y el montaje técnico. Úsala en orden para detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Contactar a las bandas
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar definitivamente a las bandas
2 personas
Distribuir las actuaciones
2 personas
Definir el jurado
Imprimir criterios del jurado
Imprimir el plan de trabajo
Confirmar la reserva
Recopilar aportes técnicos
2 personas
Elaborar la planificación técnica
2 personas
Gestionar premios y trofeos
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Enviar la última información a las bandas
Recoger las llaves del recinto
Despejar el escenario y la sala
4 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Instalar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Preparar la backline
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la barra
3 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar el programa y la señalización
2 personas
Probar toda la técnica
3 personas
Hacer la prueba de sonido de los instrumentos
4 personas
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar bandas
2 personas
Dar la bienvenida al público
2 personas
Presentar el programa
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar las actuaciones
Coordinar las actuaciones
2 personas
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Comprobar el nivel de sonido
Repartir formularios del jurado
Recoger los formularios del jurado
Comprobar el resultado del jurado
2 personas
Anunciar al ganador
2 personas
Entregar premios
2 personas
Guiar al público hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
3 personas
Apagar el equipo
3 personas
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el escenario y la iluminación
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Clasificar el stock sobrante
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Publicar las fotos y los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Mesascant. 8
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 6
Mesa del jurado
Mesas de vestuariocant. 4
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 8

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Supervisar a los ponentescant. 4
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 6
Amplificadores de guitarracant. 3
Amplificador de bajoscant. 2
Batería
Soportes para tecladocant. 2
Cables XLRcant. 14
Cables jackcant. 12
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffacant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Controlador de luces
Iluminación ambientalcant. 4

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencoscant. 12
Bandejas de servircant. 8
Pinzascant. 6
Abrebotellascant. 4
Cucharillas para heladocant. 2

Catering

Dispensadores de bebidascant. 3
Contenedores isotérmicoscant. 4
Filtros de cafécant. 100
Servilletascant. 300
Bandejas para snackscant. 150
Vasos para aguacant. 150
Pitchercant. 6
Compras

Decoración

Telón de fondo del escenario
Bannerscant. 4
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 10
Carteles direccionalescant. 8
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Trofeo del premio
Medallascant. 3
Números de mesacant. 10

Limpieza

Escobacant. 2
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Papeleracant. 8
Escobillas de bañocant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de papel de cocinacant. 4

Otros

Mesa de registro
Caja registradora
Datáfono
Cajita para efectivo
Hojas de evaluación del juradocant. 30
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Folletos del programacant. 150
Pulserascant. 150
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 3

Consejos

Define el formato antes de abrir las inscripciones: concreta cuántas bandas participan, cuánto dura cada actuación, cómo se puntúa y qué ocurre en caso de empate. Así podrás publicar reglas claras y preparar un horario realista.
Cierra las necesidades técnicas con cada banda varias semanas antes. Pide canales, micrófonos, amplificadores, cajas DI y soportes necesarios, y reúne la información antes de elaborar la planificación técnica.
Reserva tiempo específico para los cambios de equipo. Una batería, amplificadores de guitarra, bajo y teclados no se sustituyen en pocos minutos si no hay un orden de escenario y personal asignado.
Prepara el jurado antes del día del evento: confirma sus integrantes, imprime los criterios y deja una mesa y sillas separadas. Lleva copias suficientes para cada miembro y al menos una de reserva.
No dejes para la última hora las llaves, las bebidas ni los premios. Recoge el acceso al recinto con antelación, enfría las bebidas el día anterior y comprueba los trofeos antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una batalla de bandas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varias bandas. Ese margen permite abrir inscripciones, confirmar el cartel, recopilar necesidades técnicas y cerrar el horario sin improvisaciones.
¿Qué equipo de sonido necesita una batalla de bandas?: Como base, prepara PA, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, amplificadores, batería y cables XLR y jack. La lista definitiva depende de cada grupo, así que recopila sus aportes técnicos al menos 3 semanas antes.
¿Cuánto tiempo debe durar cada actuación?: Calcula entre 20 y 30 minutos por banda y añade de 10 a 15 minutos para cada cambio de equipo. Con 6 bandas, el programa puede necesitar entre 3 y 4 horas, sin contar la apertura y la entrega de premios.
¿Cuándo se debe confirmar el horario de las bandas?: Envía el horario definitivo entre 7 y 10 días antes. Incluye la hora de llegada, la prueba de sonido, el acceso al camerino, la actuación y cualquier límite sobre el volumen o el tiempo de cambio.

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