Bandbattle organiseren: checklist van aanmelding tot afbouw
Een bandbattle vraagt meer voorbereiding dan alleen bands op een podium zetten. Je moet het wedstrijdformat, de aanmeldingen, jury en technische wensen op elkaar afstemmen voordat je een tijdschema kunt maken. Vooral geluidsapparatuur, stroom, ombouwtijd en de laatste informatie aan bands worden vaak te laat geregeld. Gebruik deze checklist om de bandbattle stap voor stap voor te bereiden, van de eerste uitnodiging tot het opbouwen van podium, zaal en techniek.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Bands benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bands definitief bevestigen
2 personen
Optredens indelen
2 personen
Juryleden vastleggen
Jurycriteria afdrukken
Draaiboek afdrukken
Reservering bevestigen
Technische input verzamelen
2 personen
Technische planning maken
2 personen
Prijzen en trofee regelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Bands laatste informatie sturen
Locatiesleutels ophalen
Podium en zaal vrijmaken
4 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
Backline klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Programma en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Techniek volledig testen
3 personen
Instrumenten soundchecken
4 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Bands registreren
2 personen
Publiek verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Optredens aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Geluidsniveau controleren
Juryformulieren uitdelen
Juryformulieren innemen
Juryuitslag controleren
2 personen
Winnaar bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Bar sluiten
3 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Podium en licht afbouwen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven voorraad sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Foto's en uitslag publiceren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 100
- Barkrukkenaantal 6
- Jurytafel
- Kleedkamertafelsaantal 4
- Kledingrekkenaantal 4
- Afzetpalenaantal 8
Apparatuur
- PA-speakersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Monitor speakersaantal 4
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 6
- Gitaarversterkersaantal 3
- Basversterkeraantal 2
- Drumstel
- Keyboardstandaardsaantal 2
- XLR-kabelsaantal 14
- Jack-kabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Kabelgotenaantal 12
- Gaffa tapeaantal 6
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Lichtcontroller
- Sfeerverlichtingaantal 4
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Schaaltjesaantal 12
- Serveerschalenaantal 8
- Tangenaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
- IJslepelsaantal 2
Catering
- Drankdispensersaantal 3
- Koelbakkenaantal 4
- Koffiefiltersaantal 100
- Servettenaantal 300
- Snackbakjesaantal 150
- Bekers voor wateraantal 150
- Pitcheraantal 6
- Boodschappen
Decoratie
- Podiumachterdoek
- Bannersaantal 4
- Ballonnenbogenaantal 2
- Tafelkledenaantal 10
- Pijlbordenaantal 8
- Naambadgesaantal 120
- Badgehoudersaantal 120
- Prijstrofee
- Medaillesaantal 3
- Tafelnummersaantal 10
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
- Papieren handdoekhoudersaantal 4
Overig
- Registratietafel
- Kassa
- Pinnenapparaat
- Contantgeldkistje
- Juryformulierenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Balpennenaantal 30
- Programmaflyersaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
- EHBO-doos
- Zaklampenaantal 3
Tips
- Leg het wedstrijdformat vast voordat je bands benadert. Noteer bijvoorbeeld het maximale aantal deelnemers, de speelduur per band, de beoordelingscriteria en hoeveel tijd je tussen optredens nodig hebt.
- Vraag technische input direct bij de aanmelding uit. Laat iedere band aangeven welke versterkers, microfoons, DI-boxen en kanalen nodig zijn, zodat je de technische planning niet in de laatste week hoeft te reconstrueren.
- Plan de jurycriteria en het draaiboek ruim vóór de opbouw. Druk voor elk jurylid een exemplaar af en zet per optreden de wisseltijd, soundcheck en beoordelingsmomenten in één tijdschema.
- Regel kabels en stroom als een apart onderdeel van de productie. Tel XLR- en jack-kabels, stekkerdozen en verlengkabels vooraf na en leg kabelgoten en gaffa tape klaar voordat de eerste band het podium opgaat.
- Stuur bands na de definitieve bevestiging nog één praktische mail. Vermeld daarin aankomsttijd, locatie-informatie, kleedkamer, backline, soundcheck, optredenstijd en wie ze op de dag zelf kunnen aanspreken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik bands voor een bandbattle benaderen?
- Benader bands bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Zo houd je tijd over voor aanmeldingen, promotie, selectie, definitieve bevestiging en het verzamelen van technische informatie.
- Wanneer moet de technische planning van een bandbattle klaar zijn?
- Maak de technische planning uiterlijk 2 weken voor de bandbattle. Controleer daarna nog één keer de input van alle bands en stem wijzigingen af met de geluids- en lichtploeg.
- Hoeveel tijd moet ik tussen twee bands plannen?
- Reserveer minimaal 20 tot 30 minuten per wissel als bands hun eigen instrumenten en versterkers gebruiken. Met een gedeelde backline kan de wissel korter, maar plan altijd extra tijd voor kabels, microfoons en een korte lijncheck.
- Wanneer moet ik prijzen en trofeeën regelen voor een bandbattle?
- Regel prijzen en trofeeën uiterlijk 2 weken vooraf. Controleer enkele dagen voor het evenement of alles aanwezig is en leg de prijzen klaar bij de jurytafel of op de plek van de prijsuitreiking.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!