Checklist para tu viaje de bienestar

Organizar un viaje de bienestar requiere coordinar reservas, transporte, tratamientos y las necesidades de cada participante. Empieza por fijar la fecha y el programa, y deja cerrados cuanto antes el centro, los tratamientos y los pagos. Después reúne los datos médicos, preferencias alimentarias y contactos de emergencia. En los últimos días, prepara las carpetas, documentos, materiales y comida para que la salida transcurra sin imprevistos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Crear lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Reservar transporte
Reservar el centro de bienestar
Reservar tratamientos
Gestionar pagos y anticipos
Recoger preferencias dietéticas
Reunir puntos médicos a tener en cuenta
Comprobar los datos de los participantes
Registrar un contacto por participante
Desarrollar el programa y la ruta
2 personas
Confirmar la hora de salida
Informar a los participantes sobre el programa
Transmitir las normas de bienestar
Comprobar los documentos de viaje
Hacer la compra
2 personas
Recopilar material de bienestar
2 personas
Imprimir los documentos de viaje
Preparar las carpetas de los participantes
2 personas
Enfriar comida y bebida
Cargar bolsas y materiales
2 personas
Confirmar definitivamente las reservas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la última información a los participantes

Evento

Preparar la lista de asistencia
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Repartir las etiquetas de equipaje
Explicar las normas del viaje y el programa
Acompañar a los participantes al transporte
2 personas
Guardar el equipaje de forma segura
2 personas
Repartir bebidas
Repartir snacks
Guiar a los participantes durante el viaje
2 personas
Registrar al grupo en el centro de bienestar
2 personas
Repartir taquillas y toallas de baño
2 personas
Explicar el programa de bienestar
Guiar a los participantes a las actividades
2 personas
Guiar los tratamientos
Rellenar las bebidas
Repartir la cena
2 personas
Hacer una foto de grupo
Realizar la comprobación de salida
2 personas
Acompañar a los participantes al transporte
2 personas
Coordinar el regreso
2 personas
Hacer que los participantes bajen con seguridad
2 personas
Comprobar los objetos perdidos

Seguimiento

Refrigerar la comida sobrante
Recoger la basura
2 personas
Descargar el material
2 personas
Limpiar la vajilla y las neveras portátiles
2 personas
Limpiar los materiales de wellness
2 personas
Lavar toallas y albornoces
Devolver el material prestado
Gestionar gastos y fianza
Devolver los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Artículos de viaje

Carpetas para los participantescant. 25
Programas impresoscant. 25
Indicaciones impresas de rutacant. 3
Pegatinas con nombrecant. 30
Etiquetas de equipajecant. 30
Portapapelescant. 2
Bolígrafoscant. 30
Cargadores de teléfonocant. 4
Baterías externascant. 4

Bienestar

Colchonetas de yoga o fitnesscant. 12
Cojines de meditacióncant. 12
Albornocescant. 25
Toallascant. 50
Zapatillas de bañocant. 25
Antifacescant. 25
Tapones para los oídoscant. 25

Catering

Botellas de agua reutilizablescant. 25
Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 3
Vasos para bebidascant. 30

Vajilla

Platoscant. 30
Cubiertoscant. 30
Porta-servilletascant. 3

Equipo

Altavoz Bluetooth
Cables alargadorescant. 2

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Chalecos reflectantescant. 4
Linternascant. 3

Limpieza

Papeleracant. 3
Cepillos para fregarcant. 2
Paños de limpieza reutilizablescant. 8
Puestos de desinfectante de manoscant. 3
Cestos para la ropacant. 3

Compras

Compras

Consejos

Cierra el centro de bienestar y los tratamientos antes de enviar la invitación definitiva. Pide confirmación por escrito y anota qué pagos o anticipos vencen y en qué fecha.
Recoge los datos de cada participante con al menos 10 días de margen: teléfono, contacto de emergencia, preferencias dietéticas y cualquier punto médico relevante. Comprueba después que los nombres coincidan con los documentos de viaje.
Envía el programa, la ruta, la hora exacta de salida y las normas de bienestar entre 5 y 7 días antes. Incluye qué debe llevar cada persona y un teléfono operativo durante el viaje.
Prepara una carpeta por participante con el programa impreso, las indicaciones de ruta y los datos de contacto. Ten también bolígrafos, cargadores y baterías externas para resolver cambios durante el trayecto.
Haz la compra y enfría la comida y las bebidas el día anterior. Carga las bolsas, colchonetas, toallas, albornoces y material de seguridad después de confirmar por última vez las reservas y revisar el pronóstico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un viaje de bienestar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para encontrar transporte, centro y tratamientos disponibles. Deja cerrados los datos de participantes, pagos y necesidades médicas al menos 10 días antes de la salida.
¿Cuándo hay que enviar la información del viaje a los participantes?: Envía el programa, la ruta, la hora de salida y las normas entre 5 y 7 días antes. Manda cualquier cambio importante el mismo día en que se confirme.
¿Qué debo preparar el día anterior al viaje de bienestar?: Enfría la comida y las bebidas, prepara las carpetas y carga todo el material el día anterior. Confirma las reservas y revisa el pronóstico entre 12 y 24 horas antes de salir.
¿Cuántas personas de contacto necesito por participante?: Registra al menos un contacto de emergencia por participante y comprueba que el número sea correcto. Guarda esa información en la carpeta de coordinación y llévala también en formato digital.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.