Checklist para organizar un quiz musical
Un quiz musical combina preparación de contenido, equipos y logística en el local. Primero fija la fecha y el lugar; después prepara las preguntas, los fragmentos de música, las hojas de respuestas y la presentación. Durante la última semana conviene cerrar las inscripciones, formar los equipos y comprobar todos los archivos. El día del quiz, reserva tiempo para montar las mesas, probar el sonido y dejar las bebidas y los aperitivos listos antes de recibir a los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar la fecha del quiz
Elaborar preguntas del quiz
2 personas
Seleccionar fragmentos musicales
2 personas
Hacer formularios de respuesta
Preparar respuestas y hojas de puntuación
2 personas
Crear una presentación con preguntas tipo quiz
Probar los archivos de música
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la distribución de equipos
Comprar premios
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Montar mesas y sillas
3 personas
Numerar las mesas del quiz
Montar la mesa de presentación
2 personas
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de audio
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar la mesa de inscripciones
Preparar los formularios de respuesta
Evento
Recibir a los visitantes
2 personas
Asignar equipos
2 personas
Explicar las reglas del quiz
Presentar las rondas del quiz
2 personas
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Comprobar la clasificación final
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
Cerrar el recinto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 60
- Mesa de inscripción
- Mesa de presentación
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platos reutilizablescant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 8
- Tazas de cafécant. 30
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cable HDMIcant. 2
- Memoria USBcant. 2
- Baterías de repuestocant. 12
Cocina
- Teterascant. 2
- Cafetera
- Termoscant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharones de servircant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Decoración musical
- Globoscant. 50
- Expositor de premios
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
Material del quiz
- Hojas de respuestacant. 120
- Hojas de puntuacióncant. 20
- Placas con nombres del equipocant. 12
- Bolígrafoscant. 70
- Cinta de papelcant. 4
- Premioscant. 3
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Prueba todos los fragmentos musicales, la presentación y el micrófono al menos 24 horas antes. Abre los archivos en el mismo portátil que usarás durante el quiz y lleva una memoria USB con una copia.
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para poder preparar la distribución de equipos, recoger las preferencias dietéticas y calcular las hojas de respuesta y puntuación.
- Llega al local entre 2 y 3 horas antes. Ese margen permite montar las mesas y sillas, numerar las mesas del quiz, colocar el proyector y conectar el equipo de audio sin empezar con prisas.
- Prepara las respuestas correctas y las hojas de puntuación antes de imprimir los formularios. Guarda una copia de las respuestas en el portátil y otra en papel para no depender de un solo archivo.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de que lleguen los equipos. Deja vasos, platos, cubiertos y bandejas de servir en un punto fijo, y comprueba que hay pilas, cables alargadores y regletas de repuesto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un quiz musical?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, confirmar la fecha y elaborar las preguntas. Deja la última semana para las inscripciones, la distribución de equipos y las pruebas técnicas.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del quiz musical?
- Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes formar los equipos, preparar los formularios y tener en cuenta las preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar un quiz musical?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los participantes. Montar mesas y sillas, colocar el proyector, conectar los altavoces y probar música y micrófono suele llevar más tiempo del previsto.
- ¿Qué debo probar antes de un quiz musical?
- Entre 24 y 48 horas antes, prueba todos los archivos de música, la presentación, el proyector, los altavoces y el micrófono. Haz una segunda prueba en el local el mismo día, después de conectar todo.
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