Checklist para organizar un pub quiz sin olvidos
Organizar un pub quiz requiere más que preparar preguntas. Hay que cerrar el lugar, formar los equipos, probar la técnica y dejar listo el material de cada mesa antes de que lleguen los participantes. Esta checklist reúne 44 tareas y 39 elementos para avanzar en el orden correcto. También señala los puntos que suelen retrasarse: las inscripciones, las preferencias alimentarias, los cables y la corrección de respuestas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Definir el formato del quiz y los equipos
2 personas
Preparar preguntas y respuestas
2 personas
Confirmar la reserva
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Organizar las rondas y horarios del quiz
2 personas
Crear presentación y modelo de respuesta
2 personas
Crear los equipos y la distribución de las mesas
Comprar premios y materiales
Hacer la compra
2 personas
Probar la técnica en casa
2 personas
Imprimir formularios de respuesta y hojas de puntuación
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir y revisar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa del presentador del quiz
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar el material del quiz por mesa
2 personas
Colgar la decoración y la señalización
2 personas
Preparar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Evento
Atender la inscripción y la recepción
2 personas
Acompañar a los equipos a su mesa
2 personas
Explicar las reglas y el programa del quiz
Presentar las rondas del quiz
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
Revisar las respuestas y llevar la puntuación
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger las mesas entre turno y turno
2 personas
Comprobar la clasificación final
2 personas
Anunciar a los ganadores y entregar los premios
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Empacar lo sobrante
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger y llevar la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Desconectar y empaquetar el equipo técnico
2 personas
Devolver los objetos prestados
Guardar el material sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 56
- Mesa del presentador del quiz
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
- Temporizadorcant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 60
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Jarracant. 4
- Cuencos de serviciocant. 8
- Cucharones de servircant. 8
- Abrebotellascant. 3
Material del quiz
- Hojas de respuestacant. 70
- Hojas de puntuacióncant. 10
- Bolígrafoscant. 70
- Tarjetas de equipocant. 12
- Portalápicescant. 8
Decoración
- Mantelescant. 8
- Platos redondoscant. 8
- Cartel de bienvenida
- Carteles de flechascant. 6
- Guirnaldascant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 3
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba
- Recogedor y escoba
- Paños de microfibracant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la reserva antes de enviar las invitaciones. Pide las inscripciones con una fecha límite de al menos 7 días para poder formar los equipos y distribuir las mesas.
- Prepara una carpeta por mesa con hojas de respuestas, bolígrafos, tarjetas de equipo y el material de cada ronda. Calcula una hoja de respuestas por ronda y lleva un 10 % adicional.
- Haz una prueba completa del portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono al menos 24 horas antes. Comprueba también el cable HDMI, los alargadores, las regletas y el clic de presentación.
- Define el horario de cada ronda y reserva entre 10 y 15 minutos para corregir o recoger respuestas. Un temporizador visible evita que las rondas se alarguen y desplaza la entrega de premios.
- Prepara las bebidas y el bufé después de montar las mesas, el proyector y el sonido. Enfría las bebidas con tiempo y coloca vasos, tazas, platos, cubiertos, jarras y abrebotellas antes de abrir la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que preparar un pub quiz?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, definir el formato y enviar las invitaciones. Deja la prueba técnica y la impresión del material para las últimas 24 o 48 horas.
- ¿Cuántas preguntas debe tener un pub quiz?
- Prepara entre 40 y 60 preguntas para un quiz de 4 a 6 rondas, según el tiempo disponible. Añade varias preguntas de reserva para sustituir alguna que resulte demasiado difícil o tenga una respuesta dudosa.
- ¿Cuánto tiempo dura normalmente un pub quiz?
- Calcula entre 90 minutos y 2 horas para las rondas, incluyendo la entrega y recogida de respuestas. Añade otros 30 minutos para la recepción, la corrección final y la entrega de premios.
- ¿Qué material necesito para cada equipo del pub quiz?
- Prepara al menos una hoja de respuestas, varios bolígrafos y una tarjeta de equipo por mesa. Lleva un 10 % extra de hojas y bolígrafos, además de hojas de puntuación para quien presente y corrija el quiz.
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