Pubquiz organisieren: die komplette Checkliste
Ein gelungenes Pubquiz steht und fällt mit einem klaren Ablauf. Lege zuerst Ort, Termin, Format und Teamgröße fest, bevor du Fragen erstellst oder Einladungen verschickst. Plane anschließend Quizrunden, Zeitfenster und Auswertung so, dass die Moderation am Abend nicht improvisieren muss. Besonders häufig werden Techniktests, gedruckte Antwort- und Wertungsbögen sowie die Zuordnung der Teams erst kurz vor Beginn erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
Quizformat und Teams festlegen
2 Personen
Fragen und Antworten zusammenstellen
2 Personen
Reservierung bestätigen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Quizrunden und Zeiten einteilen
2 Personen
Präsentation und Musterlösung erstellen
2 Personen
Teams und Tischaufstellung erstellen
Preise und Materialien einkaufen
Einkaufen gehen
2 Personen
Technik zu Hause testen
2 Personen
Antwortformulare und Wertungsbögen drucken
Getränke kalt stellen
2 Personen
Ort öffnen und kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Quizmastertisch einrichten
2 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Quizmaterial pro Tisch bereitlegen
2 Personen
Dekoration und Beschilderung aufhängen
2 Personen
Buffet und Getränketisch vorbereiten
3 Personen
Event
Anmeldung und Empfang besetzen
2 Personen
Teams zu ihrem Tisch begleiten
2 Personen
Quizregeln und Ablauf erklären
Quizrunden moderieren
Antwortformulare einsammeln
2 Personen
Antworten prüfen und Punkte festhalten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
Endstand überprüfen
2 Personen
Gewinner bekanntgeben und Preise überreichen
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Restbestände verpacken
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Technik abkoppeln und verpacken
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 56
- Quizmaster-Tisch
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
- TimerAnz. 2
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 30
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- KaraffeAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 3
Quizmaterial
- AntwortformulareAnz. 70
- WertungsbögenAnz. 10
- KugelschreiberAnz. 70
- TeamkartenAnz. 12
- StiftehalterAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- Runde TellerAnz. 8
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
- GirlandenAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen
- Kehrblech und Handfeger
- MikrofasertücherAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und HDMI-Kabel mindestens am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei auch, ob alle Dateien geöffnet werden und die Präsentation lesbar ist.
- Plane pro Quizrunde ein festes Zeitfenster und lege zusätzlich etwa 15 Minuten für Begrüßung, Teamzuweisung und Erklärungen zurück. So gerät die Auswertung nicht schon zu Beginn in Verzug.
- Drucke Antwortformulare und Wertungsbögen mit Reserve: Bei 10 Teams und 5 Runden brauchst du mindestens 50 Antwortformulare plus etwa 10 zusätzliche Exemplare.
- Bereite jeden Tisch mit Teamkarte, Kugelschreibern, Stiftehalter und den benötigten Quizunterlagen vor. Eine zentrale Materialkiste verhindert, dass während der Runde einzelne Teams warten müssen.
- Kühle Getränke frühzeitig und richte Buffet, Getränketisch sowie Geschirr vor dem Einlass ein. Besetze Empfang und Anmeldung mindestens 30 Minuten vor dem Quizbeginn, damit verspätete Teams nicht den Start unterbrechen.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert ein Pubquiz mit 5 Runden?
- Für 5 Runden solltest du etwa 2 bis 2,5 Stunden einplanen. Rechne zusätzlich 15 Minuten für Begrüßung und Teamaufstellung sowie 15 bis 20 Minuten für die abschließende Auswertung und Preisvergabe.
- Wie viele Fragen braucht man für ein Pubquiz?
- Plane pro Runde ungefähr 10 Fragen, also bei 5 Runden insgesamt etwa 50 Fragen. Ergänze zu jeder Frage eine eindeutige Musterlösung und prüfe vor dem Druck, ob die Antworten eindeutig bewertbar sind.
- Wann sollte man die Pubquiz-Einladungen verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um eine Rückmeldung spätestens 7 Tage vorher, damit du Teams, Sitzordnung, Ernährungswünsche und die benötigte Menge an Getränken planen kannst.
- Wie früh muss man den Raum für ein Pubquiz vorbereiten?
- Öffne den Raum mindestens 2 Stunden vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, baue danach Quizmastertisch, Projektor und Leinwand auf und richte anschließend Material, Empfang, Buffet und Getränketisch ein.
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