Checklist para organizar un picnic urbano sin improvisar

Un picnic urbano parece sencillo hasta que faltan mesas, sombra o una forma de mantener frías las bebidas. Esta checklist reúne 75 tareas y 53 elementos para organizarlo en orden, desde confirmar el lugar y los permisos hasta recoger los materiales y preparar la comida. También contempla las preferencias dietéticas, el aparcamiento, las entregas y la distribución del recinto. Úsala para saber qué cerrar con antelación y qué dejar listo el mismo día.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Comprobar el permiso
Seguir la previsión del tiempo
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Compartir información sobre el aparcamiento
Reservar mesas de picnic
Reservar carpas de fiesta
Reservar neveras portátiles
Confirmar entregas
Hacer la distribución del recinto
2 personas
Fijar el menú y los alérgenos
2 personas
Comprobar la lista de inventario
Finalizar la lista de compras
Recoger los materiales
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Lavar frutas y verduras
3 personas
Porcionar el pan y los acompañamientos
3 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Preparar los postres
2 personas
Empaquetar los alérgenos por separado
2 personas
Clasificar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar la lista de reproducción de música
Comunicar la decisión por el clima
Cerrar el recinto
2 personas
Llevar los materiales al recinto
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas y mantas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar la estación de bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Sacar la comida de la nevera
3 personas
Colocar tarjetas del buffet
2 personas
Marcar las opciones vegetarianas
Preparar el material del juego
2 personas
Probar el equipo de música
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Comprobar los baños
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir bebidas de bienvenida
3 personas
Abrir el bufé de picnic
3 personas
Servir bocadillos y ensaladas
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Guiar los juegos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el bufé de postres
3 personas
Encender la iluminación
Proporcionar la música
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Guardar la comida en frío
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las mesas del buffet
3 personas
Recoger las mantas de picnic
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Desmontar las carpas de fiesta
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Procesar las sobras
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Gestionar depósito y devoluciones

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mantas de picniccant. 20
Carpas de fiestacant. 2
Mesas de buffetcant. 3
Enfriadores de bebidascant. 3

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Cestas de pancant. 6
Bandejascant. 6
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 6
Jarras de aguacant. 6
Cubetas para lavarcant. 6
Cajonescant. 12
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Baterías externas recargablescant. 4
Baterías recargablescant. 16
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Mantelescant. 8
Guirnaldascant. 6
Arreglos floralescant. 8
Carteles del menúcant. 12
Pancartas con nombrescant. 80

Catering

Compras

Limpieza

Papeleracant. 8
Señales de separación de residuoscant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3

Material deportivo

Frisbeescant. 4
Bolas de petancacant. 4
Sets de bádmintoncant. 3
Juego de kubbcant. 2
Balones de fútbolcant. 2
Cuerdas para saltarcant. 4

Consejos

Confirma la fecha, el lugar y los permisos al menos 3 o 4 semanas antes. Comprueba también si puedes instalar carpas, mesas de picnic, guirnaldas o equipos de sonido.
Envía las invitaciones entre 2 y 3 semanas antes y cierra las inscripciones 5 o 7 días antes. Así puedes calcular raciones, recoger alergias y compartir la información sobre el aparcamiento.
Revisa la previsión del tiempo 72 y 24 horas antes. Si habrá sol o lluvia, confirma las carpas de fiesta y prepara un plan para proteger la comida, las mantas y los aparatos eléctricos.
Enfría las bebidas la víspera y lava frutas y verduras con antelación. Guarda los alimentos con alérgenos por separado y etiqueta las bandejas para evitar dudas durante el buffet.
Haz la distribución del recinto antes de recoger el material: deja zonas diferenciadas para buffet, bebidas, residuos y música. Comprueba que haya suficientes alargadores, regletas, baterías externas y linternas si el picnic termina al anochecer.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un picnic urbano?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar el lugar, los permisos, el mobiliario y las carpas. Deja para los últimos 5 o 7 días las inscripciones, la compra final y la preparación de la comida.
¿Cuánta bebida necesito para un picnic urbano?: Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la duración del picnic. Enfría las bebidas la víspera y lleva neveras portátiles o enfriadores suficientes para mantenerlas frías.
¿Cuándo debo preguntar por alergias e intolerancias?: Incluye la pregunta en la invitación y cierra las respuestas al menos 5 días antes. Prepara después los alimentos con alérgenos por separado y márcalos en las bandejas del buffet.
¿Qué hago si llueve el día del picnic urbano?: Comprueba la previsión 72 y 24 horas antes, y confirma las carpas como mínimo 2 o 3 días antes. Si el lugar no ofrece refugio, decide con 24 horas de margen si cambias la distribución o cancelas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.