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Stadtpicknick organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Stadtpicknick wirkt unkompliziert, braucht aber frühzeitige Absprachen: Ort, Genehmigung, Tische, Zelte und Kühlung müssen zusammenpassen. Kläre zuerst Datum, Gelände und Anmeldungen, bevor du Essen und Ausstattung festlegst. Plane Allergene und Ernährungswünsche getrennt ein und bestätige Lieferungen rechtzeitig. Am Veranstaltungstag helfen vorbereitete Portionen, beschriftete Behälter und ein genauer Geländeplan, damit Aufbau, Buffet und Aufräumen nicht durcheinandergeraten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Genehmigung prüfen

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen teilen

  • Picknicktische reservieren

  • Partyzelte reservieren

  • Kühlboxen reservieren

  • Lieferungen bestätigen

  • Geländeaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Menü und Allergene festlegen

    2 Personen

  • Bestandsliste prüfen

  • Einkaufsliste abschließen

  • Materialien abholen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    3 Personen

  • Brot und Belag portionieren

    3 Personen

  • Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Allergene separat verpacken

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck sortieren

    2 Personen

  • Musik-Playlist bereitstellen

  • Wetterentscheidung mitteilen

  • Gelände absperren

    2 Personen

  • Materialien zum Gelände bringen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Decken auslegen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Essen aus dem Kühlraum holen

    3 Personen

  • Buffetkärtchen platzieren

    2 Personen

  • Vegetarische Optionen kennzeichnen

  • Spielmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Musikanlage testen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränke ausschenken

    3 Personen

  • Picknickbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Sandwiches und Salate servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Spiele betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dessertbuffet servieren

    3 Personen

  • Beleuchtung einschalten

  • Musik organisieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essen gekühlt aufbewahren

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Buffet­tische reinigen

    3 Personen

  • Picknickdecken sammeln

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Reste verwerten

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Kaution und Rückgaben abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • PicknickdeckenAnz. 20
  • PartyzelteAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 3
  • GetränkekühlerAnz. 3

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • BrotkörbeAnz. 6
  • TablettsAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6
  • SpülwannenAnz. 6
  • KistenAnz. 12
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 16
  • Erste-Hilfe-Set
  • TaschenlampenAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • MenuschilderAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 80

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MülltrennschilderAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 3

Sportmaterial

  • FrisbeesAnz. 4
  • BoulekugelnAnz. 4
  • BadmintonsätzeAnz. 3
  • Kubb-SpielAnz. 2
  • FußbälleAnz. 2
  • SpringseileAnz. 4

Tipps

  • Prüfe die Genehmigung mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Picknick. Kläre dabei auch, ob Partyzelte, Musik und zusätzliche Tische auf dem Gelände erlaubt sind.
  • Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vorher ab und erfasse dabei Ernährungswünsche und Allergien. Für das Buffet solltest du allergenhaltige Speisen separat verpacken und eindeutig kennzeichnen.
  • Plane Getränke nicht nur nach der Personenzahl: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und halte zusätzliche Wasserkannen bereit. Getränke am Vortag kühlen und Kühlboxen erst kurz vor dem Aufbau füllen.
  • Erstelle 1 bis 2 Tage vorher einen Geländeplan mit Buffetischen, Picknickdecken, Klappstühlen, Zelten und Kühlboxen. So wissen Helfende beim Aufbau sofort, wo jedes Element hingehört.
  • Bereite Brot, Belag, Obst, Gemüse, Salate und Desserts am Veranstaltungstag portionsweise vor. Sortiere Geschirr, Besteck, Servierzangen und Schüsseln nach Station, damit am Buffet nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Stadtpicknick planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigung. Die endgültige Gästezahl, Ernährungswünsche und Lieferungen solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin klären.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Stadtpicknick?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Stelle zusätzlich ausreichend Wasser bereit und plane Kühlboxen oder Getränkekühler so, dass nicht alles gleichzeitig warm wird.
Was muss ich bei einem Stadtpicknick mit Allergien beachten?
Erfasse Allergien spätestens 7 Tage vor dem Picknick und lege das Menü danach fest. Verpacke allergenfreie oder speziell zubereitete Speisen getrennt und verwende dafür eigenes Geschirr und Servierbesteck.
Wann sollte ich Tische und Partyzelte reservieren?
Reserviere Tische, Zelte, Klappstühle und Kühlboxen möglichst 4 bis 6 Wochen vorher. Bestätige die Lieferung oder Abholung noch einmal 2 bis 3 Tage vor dem Picknick.

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