Checklist para organizar un paseo en barco de boda

Un paseo en barco de boda necesita la coordinación de una celebración y de una salida navegable. Además de cerrar la lista de invitados, tendrás que confirmar la ruta, los puntos de embarque y desembarque, el programa y los proveedores. Esta checklist reúne la planificación en un orden práctico, desde las invitaciones y las preferencias dietéticas hasta las mesas, la ceremonia, el menú y la decoración. Úsala para saber qué debes confirmar y qué suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Confirmar la reserva del barco
Comprobar el espacio de navegación y la ruta
2 personas
Confirmar el punto de salida y de llegada
Compartir información sobre el aparcamiento
Elaborar el programa del día
2 personas
Reunir los textos de la ceremonia
2 personas
Confirmar ponentes
Elaborar la lista de canciones
2 personas
Confirmar proveedores
2 personas
Encargar el ramo de novia
Encargar decoración floral
Pedir tarta
Definir el menú
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir las tarjetas del programa
2 personas
Imprimir las indicaciones de la ruta
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar porciones de postre
2 personas
Comprobar la vajilla
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Probar el equipo de música
2 personas
Imprimir los contactos de emergencia
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el espacio del barco
3 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Poner la mesa
4 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Montar el espacio de la ceremonia
3 personas
Conectar la música
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar la estación de bebidas
2 personas
Poner el pastel en frío
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Montar el mostrador de bienvenida
2 personas
Dar la sesión informativa a los proveedores
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
4 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Coordinar la ceremonia
3 personas
Encargarse de la música durante la ceremonia
Servir champán
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Servir la cena
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir la tarta
4 personas
Coordinar los discursos
2 personas
Proporcionar música y baile
2 personas
Servir aperitivos nocturnos
3 personas
Coordinar la despedida de los invitados
3 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Preclasificar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar las mesas
3 personas
Limpiar los suelos
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Devolver el material
3 personas
Devolver el material de alquiler
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Recopilar material fotográfico y de vídeo
Comprobar las facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de comedorcant. 8
Sillascant. 90
Mesas altascant. 6
Sillas de la ceremoniacant. 20
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 90
Cuchillos de mesacant. 100
Tenedores de mesacant. 100
Cucharonescant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Servilletas de telacant. 100
Tarjetas de nombrecant. 90
Tarjetas del programacant. 90
Números de mesacant. 8
Jarrones de florescant. 16
Guirnaldas de lucescant. 8
Flores artificialescant. 80
Globoscant. 120
Cinta para globoscant. 4
Cartel de bienvenida
Marcos de fotoscant. 12
Cojín para anillos
Libro de visitas
Portavelascant. 24
Velas LEDcant. 30
Caja de tarjetas de boda

Equipo

Altavoz con bateríacant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 12
Base para tartas

Cocina

Bandejas de buffetcant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina del chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Lámparas nocturnascant. 4
Linternascant. 4

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados antes de encargar el menú, la tarta, las flores y las tarjetas con nombres. Hazlo con tiempo suficiente para comunicar al barco el número final y recoger las preferencias dietéticas.
Confirma la reserva del barco, la ruta y los puntos de salida y llegada al menos 2 semanas antes. Envía también las indicaciones de aparcamiento para que nadie llegue tarde al embarque.
Prepara el programa del día con horarios concretos para la ceremonia, las intervenciones, la comida y la navegación. Reúne los textos, confirma a los ponentes y entrega las tarjetas del programa antes de subir al barco.
Comprueba que el mobiliario y la vajilla corresponden al número final de invitados: mesas, sillas, platos, vasos, copas y cubiertos. En un barco, el espacio de almacenamiento es limitado, así que confirma con los proveedores quién monta y retira cada elemento.
Compra con antelación los productos no perecederos y revisa la lista de compra durante la última semana. Deja para el final solo lo que necesite frescura y verifica que también estén preparados los carteles, números de mesa, jarrones y guirnaldas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un paseo en barco de boda?: Empieza la planificación al menos 3 meses antes para reservar el barco, definir la ruta y enviar las invitaciones. La lista definitiva de invitados, el menú y los proveedores deberían quedar confirmados unas 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar la ruta y el punto de salida del barco?: Confirma la ruta, el espacio de navegación y los puntos de salida y llegada como mínimo 2 semanas antes. Comparte las indicaciones de aparcamiento con los invitados cuando envíes la información final.
¿Cuándo se cierra la lista de invitados para una boda en barco?: Cierra la lista definitiva entre 2 y 3 semanas antes del paseo. Así podrás confirmar el número de plazas, las preferencias dietéticas, las mesas, las tarjetas con nombres y las cantidades de vajilla.
¿Qué hay que preparar para la ceremonia a bordo?: Prepara el programa, reúne los textos y confirma a los ponentes al menos 1 semana antes. Lleva también las tarjetas del programa y comprueba dónde se colocarán las sillas de la ceremonia sin bloquear el paso ni la navegación.

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