Checklist para organizar tu mercado navideño en el castillo

Un mercado navideño en un castillo necesita más coordinación que un mercadillo al aire libre. Hay que encajar los puestos en salas y patios, controlar la electricidad y las rutas de evacuación, y prever comida, bebidas y señalización para que el público no se pierda. Esta checklist reúne 73 tareas y 59 materiales en el orden adecuado, desde reservar la fecha y contactar a los expositores hasta enfriar las bebidas y preparar los dulces. Úsala para avanzar sin dejar los detalles críticos para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y las horas
Inspeccionar las salas del castillo
2 personas
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Confirmar proveedores
2 personas
Hacer reservas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar los extintores
Comprobar las zonas sanitarias
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir el programa
Imprimir el plano
Comprobar el inventario
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar galletas y pasteles
2 personas
Informar a los expositores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Proteger el suelo del castillo
3 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Tender cables de alimentación
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Asignar puestos del mercado
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender la caja
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir bebidas frías
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Comprobar las luces
Guiar las partes del programa
2 personas
Coordinar el anuncio de cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desmontar la iluminación
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar las salas
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar el suelo de Kasteel
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Biombos para vestuarioscant. 2
Mesa de caja

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 150
Tazones para sopacant. 100
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 12
Bandejascant. 12
Termoscant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Caja registradora
Máquina de selladocant. 2
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Velas LEDcant. 40
Bateríascant. 40

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Figuras navideñascant. 10
Mantelescant. 20
Manteles para puestoscant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Carteles de rutacant. 12
Folletos del programacant. 250
Planoscant. 150

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Bandejascant. 16
Cestas de pancant. 8
Bandejas de aluminiocant. 20

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Aspiradorascant. 2
Papeleracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Inspecciona todas las salas antes de dibujar la distribución. Mide los pasos entre puestos, reserva zonas para las mesas de cerveza y deja libres las rutas de evacuación y los accesos a los extintores.
Contacta a los puestos y abre las inscripciones con una fecha límite clara. Confirma por escrito qué necesita cada expositor, especialmente mesas, electricidad y espacio bajo carpa.
Haz una comprobación eléctrica al menos una semana antes: localiza los puntos disponibles, calcula qué equipos funcionarán a la vez y prepara cables alargadores y regletas sin cruzar zonas de paso.
Imprime el plano, el programa, los carteles de ruta y las tarjetas con nombres antes del montaje. Prepara varias copias de cada documento y coloca la señalización en entradas, cambios de sala y zonas sanitarias.
Compra los productos no perecederos con antelación y recoge los frescos uno o dos días antes. Enfría las bebidas con tiempo, mientras que las galletas y los pasteles conviene prepararlos lo más cerca posible de la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un mercado navideño en un castillo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha, inspeccionar el castillo, reservar proveedores y contactar a los puestos. Deja la última semana para confirmar inscripciones, revisar la electricidad y preparar planos y señalización.
¿Qué hay que revisar en un castillo antes del mercado navideño?: Comprueba las salas, los accesos, las zonas sanitarias, los puntos de electricidad, las rutas de evacuación y los extintores. Haz una segunda revisión entre 3 y 7 días antes, cuando ya conozcas la distribución definitiva.
¿Cuántos vasos y tazas necesito para un mercado navideño?: Calcula al menos 1,5 vasos o tazas por visitante previsto si habrá servicio continuo, y añade un margen del 10 al 15 %. Para una asistencia de 100 personas, prepara aproximadamente 165 a 175 unidades combinadas, según el programa de bebidas.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores?: Cierra las inscripciones entre 3 y 4 semanas antes y confirma a cada expositor como máximo 14 días antes del evento. Envía después la información final sobre horarios de montaje, ubicación del puesto, electricidad y normas del castillo.

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