Checklist para organizar un mercadillo del parque
Un mercadillo en un parque necesita más preparación que colocar unas mesas. Primero hay que confirmar la fecha, el espacio y los permisos; después organizar los puestos, las inscripciones y las normas para expositores. La última semana se concentran las compras, el catering, los carteles y la revisión del tiempo. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento, como la carga, los pagos y la iluminación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Informar a la administración del parque
Hacer el plano del recinto
2 personas
Definir los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Publicar la distribución de los expositores
Enviar las normas de aparcamiento y carga
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los productos refrigerados
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Gestionar el efectivo y los medios de pago
Preparar carteles y señalización
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Evento
Cerrar el recinto
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos y bocadillos
3 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Encender la iluminación
Anunciar la última ronda de ventas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Seguimiento
Desmontar tiendas y mesas
5 personas
Retirar los residuos del recinto
3 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Lavar la vajilla y el material
3 personas
Cerrar caja y gestionar el dinero
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Retirar la iluminación y los cables
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 12
- Mesascant. 20
- Sillascant. 30
- Mesas plegablescant. 4
- Percheroscant. 4
- Bandejas de plásticocant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías externascant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternascant. 4
Decoración
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 4
- Carteles con números de puestocant. 40
- Cinta de balizamientocant. 4
- Estacas de suelocant. 24
- Alfombrillas para cablescant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzascant. 4
- Contenedores isotérmicoscant. 4
- Etiquetas de preciocant. 20
- Cajón de la caja registradora
- Calculadorascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Puntos de atraccióncant. 2
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Paños de limpiezacant. 12
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Guantes de trabajocant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la distribución de los puestos antes de publicarla: deja pasillos claros y comunica con antelación dónde descargar y aparcar. Los carteles con números de puesto deben coincidir con el plano del recinto.
- No esperes al día anterior para revisar los permisos ni para informar a la administración del parque. Haz esta comprobación al principio y guarda por escrito las condiciones de uso del espacio.
- Calcula el catering según el número confirmado de expositores y visitantes previstos. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y compra los productos refrigerados lo más cerca posible del día del mercadillo.
- Comprueba la electricidad antes del montaje: cuenta las máquinas de café, teteras, lámparas y guirnaldas, y coloca cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables sin bloquear los pasillos.
- Haz una revisión final del pronóstico del tiempo entre 24 y 48 horas antes. Si se esperan cambios, confirma quién monta las carpas, dónde se guardan los materiales y cómo se cerrará el recinto al terminar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo del parque?
- Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y puestos. Deja la última semana para compras, señalización, pagos y coordinación del montaje.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los expositores?
- Cierra el formulario entre 10 y 14 días antes del mercadillo. Así tendrás tiempo para fijar los soportes, publicar la distribución y calcular mesas, sillas y catering.
- ¿Cuándo se prepara el catering para un mercadillo?
- Calcula las cantidades cuando falten unos 7 días y haz la compra principal después de comprobar la lista. Recoge los productos refrigerados el mismo día o como máximo 24 horas antes.
- ¿Qué se revisa el día antes del mercadillo?
- El día anterior comprueba el pronóstico, los permisos, el plano, los carteles, los medios de pago y los materiales de montaje. También confirma la hora de llegada de las carpas, mesas, sillas y equipos eléctricos.
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