Checklist para organizar un mercadillo del museo

Un mercadillo del museo necesita más coordinación que una simple jornada de ventas. Primero fija la fecha, el horario y la distribución de la sala; después confirma permisos, seguro y condiciones para los vendedores. Las inscripciones, los puestos numerados, el recorrido de visitantes y los cobros deben quedar cerrados antes del montaje. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a detectar a tiempo lo que suele olvidarse: cambio en efectivo, preferencias dietéticas, cables, residuos y turnos de voluntariado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Comprobar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Comprobar el seguro y la responsabilidad
Redactar las condiciones de los vendedores
2 personas
Crear el formulario de inscripción para vendedores
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Distribuir la promoción local
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar confirmaciones a los vendedores
Recoger preferencias dietéticas
Reservar mesas y sillas
Organizar la recogida de residuos
Reservar servicio de café
Actualizar la lista de vendedores
Asignar puestos
2 personas
Asignar números de stand
Elaborar la ruta para los visitantes
2 personas
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
Crear la lista de precios para catering
Encargar dinero en efectivo y cambio
Probar el dispositivo de pago
Programar voluntarios
2 personas
Enviar instrucciones a los voluntarios
Publicar información para visitantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Enviar la última información a los vendedores
Limpiar previamente el recinto
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Llevar materiales al lugar
3 personas
Despejar la entrada y la salida
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Numerar los puestos de los vendedores
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
Montar el punto de café y reparto
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas

Evento

Recibir a los vendedores
3 personas
Guiar a los vendedores a sus puestos
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Gestionar la entrada y las donaciones
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Cerrar la caja temporalmente
2 personas
Cubrir las pausas de los vendedores
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Cerrar definitivamente la caja
2 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Contar el stock restante
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Informar a los vendedores sobre el procedimiento
Archivar facturas y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento a los voluntarios

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 40
Sillascant. 20
Mesas plegables para cateringcant. 3
Mesa de caja
Percheroscant. 6
Taburetescant. 6
Carpas de fiestacant. 2
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Terminal de pago
Caja registradora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Linternas de manocant. 4

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Palangana para lavarcant. 3
Cajas isotérmicascant. 4

Decoración

Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 8
Números de standcant. 40
Etiquetas de preciocant. 500
Carteles direccionalescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100
Pizarrascant. 4

Catering

Vitrina refrigerada
Dispensadores de bebidascant. 2
Estantes para especiascant. 2
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Puestos de desinfectante de manoscant. 6

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Alfombrillas para cablescant. 8
Linternascant. 4

Oficina

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 10
Cajas de efectivocant. 2
Cajitas para cambiocant. 2
Pulserascant. 500
Mapas para visitantescant. 500
Listas de vendedorescant. 50

Consejos

Cierra las inscripciones y asigna los puestos antes de preparar el plano. Deja una lista actualizada con nombres, números de stand y necesidades de mesas o sillas para evitar cambios durante el montaje.
Calcula el servicio de café según el horario y el flujo previsto, no solo según el número de vendedores. Confirma con antelación las tazas, vasos, platos, cubiertos, termos, máquinas de café y una zona de lavado.
Prueba el terminal de pago y la caja registradora al menos 48 horas antes. Encarga el efectivo y el cambio con tiempo, y prepara una mesa de caja claramente señalizada para que los visitantes sepan dónde pagar.
Envía las instrucciones a los voluntarios como mínimo 3 días antes. Incluye la hora de llegada, quién recibe a los vendedores, quién controla el recorrido, quién repone café y quién se ocupa de los residuos.
Revisa la sala el día anterior con el mapa y la señalización en la mano. Comprueba enchufes, cables alargadores, regletas, iluminación, carpas si hacen falta y el espacio suficiente para que el público circule sin bloquear los puestos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo del museo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, comprobar permisos, contratar servicios y abrir las inscripciones. Deja cerrados los puestos, el plano y los voluntarios al menos 7 días antes.
¿Cuándo debo asignar los puestos del mercadillo?: Asigna los puestos entre 1 y 2 semanas antes, cuando ya tengas la lista de vendedores suficientemente estable. Envía a cada participante su número, ubicación, horario de llegada y condiciones de montaje.
¿Cuánto café y vajilla necesito para un mercadillo del museo?: Calcula aproximadamente 1 taza por visitante que preveas que utilizará el servicio y añade un margen del 15 %. Prepara también vasos, platos y cubiertos para la comida, además de termos y recipientes para mantener las bebidas calientes.
¿Cuándo hay que enviar las instrucciones a los voluntarios?: Envíalas al menos 3 días antes y confirma los turnos 24 horas antes. Cada voluntario debe saber su función, hora de llegada, contacto responsable y procedimiento para incidencias, cobros o residuos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.