Checklist para organizar un mercadillo sin olvidos

Organizar un mercadillo requiere coordinar participantes, puestos, cobros y materiales en un orden claro. Primero fija la fecha, el horario y las normas de venta; después confirma el lugar, los permisos y las reservas necesarias. Cuando se cierren las inscripciones, asigna los puestos y prepara el plano, los precios, la señalización y el sistema de caja. Esta checklist reúne 68 tareas y 61 materiales para llegar al día del mercadillo con todo preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y las horas
Redactar las normas de venta
Comprobar el lugar
2 personas
Comprobar los requisitos de permiso
Hacer reservas
Inventariar las mesas de venta
2 personas
Hacer el plano
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el anuncio en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar puestos de venta
2 personas
Confirmar participantes
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Gestionar medios de pago
Preparar listas de precios
2 personas
Diseñar la señalización
Elaborar el plan de caja y cambio
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los participantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Clasificar las etiquetas de precios
2 personas
Preparar las cajas de caja
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Imprimir las instrucciones de venta
Preparar la protección contra el clima
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Numerar los puestos de venta
2 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Comprobar la distribución del stand
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar la caja y el punto de información
2 personas
Distribuir el material de premios por puesto
3 personas
Recibir a los vendedores
3 personas
Dejar montar a los vendedores
5 personas
Comprobar las rutas de paso seguras
2 personas
Proveer a las cajas de cambio
2 personas

Evento

Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Apoyar a los vendedores
2 personas
Comprobar las cajas registradoras de vez en cuando
2 personas
Reponer el stock de artículos de venta
Anunciar la última ronda de ventas
Ayudar a los vendedores a recoger
5 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar las cajas
2 personas

Seguimiento

Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Dejar el recinto libre de residuos
4 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Guardar el material de caja e información
2 personas
Retirar la señalización
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Repartir los artículos sobrantes
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 24
Sillas plegablescant. 20
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Manteles para mesascant. 24

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Máquina contadora de dinero
Calculadorascant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Bannerscant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Números de puestocant. 24
Etiquetas de preciocant. 500
Etiquetas adhesivascant. 500
Rotuladorescant. 24
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Rollos de cuerdacant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 40
Varillas para mezclarcant. 200
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 4
Cubitos de hielo para nevera portátilcant. 12
Abrebotellascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
bandejascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Pinzas para residuoscant. 2
Escobascant. 4
Recogedor y escobillacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de trabajocant. 12
Dispensadores de desinfectantecant. 4

Catering

Compras

Dinero y administración

Cajas de cajacant. 3
Efectivocant. 750
Terminales de pagocant. 2
Portapapelescant. 6
Juego de bolígrafoscant. 6
Papel de impresióncant. 250

Seguridad

Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8

Herramientas

Martillos de gomacant. 3
Destornilladorescant. 4
Bridascant. 100
Cinta americanacant. 6
Cintas métricascant. 3

Consejos

Cierra las inscripciones antes de asignar los puestos. Confirma a cada participante y anota sus preferencias dietéticas para calcular mejor las compras y organizar la zona de servicio.
Haz el plano cuando sepas cuántas mesas plegables, mesas de venta y percheros estarán disponibles. Deja pasillos claros y marca cada puesto con un número visible.
Prepara el sistema de cobro con antelación: define los medios de pago, calcula el cambio necesario y separa las cajas de caja antes de abrir. Ten calculadoras y una máquina contadora de dinero si las vais a utilizar.
Coloca las etiquetas de precio y los carteles direccionales el día anterior o al menos 2 horas antes de la apertura. Lleva rotuladores, etiquetas adhesivas y cinta para corregir precios o fijar señalización.
Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes. Si el mercadillo es exterior, confirma las carpas, el material para sujetarlas, los cables y la iluminación; prepara también linternas a pilas por si anochece.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si participan varias personas o necesitas permisos. Deja cerrados los puestos, las reservas y la compra principal al menos 7 días antes.
¿Cuándo se deben confirmar los puestos del mercadillo?: Confírmalos entre 7 y 10 días antes, cuando ya conozcas el número de participantes y las mesas disponibles. Envía un recordatorio final 24 o 48 horas antes con el horario y el número de puesto.
¿Cuánto cambio necesito para un mercadillo?: Calcula el cambio según el precio medio de los artículos y el número de vendedores, y prepara una caja independiente por punto de cobro. Revísala 1 hora antes de abrir y registra cualquier reposición durante el evento.
¿Qué hay que preparar el día antes de un mercadillo?: Deja reunidos los materiales, clasifica las etiquetas de precio, prepara las cajas de caja y revisa la lista de la compra. También conviene tener listo el plano, los números de puesto y la señalización para montar en menos tiempo.

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