Checklist para organizar un espectáculo de cabaret

Organizar un espectáculo de cabaret exige coordinar artista, público, sala y técnica en el orden adecuado. Empieza reservando el lugar y cerrando el contrato del monologuista; después prepara las entradas, las invitaciones y la información para asistentes. En la última semana tendrás que confirmar necesidades técnicas, preferencias dietéticas y accesibilidad. El día del espectáculo, deja al menos dos horas para revisar el espacio, montar el escenario, probar el sonido y preparar bebidas y aperitivos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Contratar a un monologuista
Fijar el precio de la entrada
2 personas
Crear la página de entradas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar accesibilidad
Solicitar necesidades técnicas
Definir el programa final
2 personas
Asignar el personal
2 personas
Enviar la información práctica
Comprobar la técnica
2 personas
Encargar material impreso
Distribuir los asientos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Finalizar los programas
2 personas
Imprimir la lista de invitados y las entradas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Reunir los materiales
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Marcar el suelo del recinto
2 personas
Montar el escenario
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar la instalación de luces
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar el bar y la mesa de café
3 personas
Colocar la decoración del escenario
2 personas
Colocar los programas
2 personas
Realizar la prueba de sonido e iluminación
3 personas
Recibir al monologuista
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Instruir al personal
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Indicar a los invitados sus asientos
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Coordinar la presentación
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Revisar la sala de descanso
2 personas
Anunciar la segunda parte
Gestionar las preguntas del público
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
Acompañar la salida de los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger vasos y vajilla
3 personas
Recoger el bar y la cocina
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Retirar sillas y mesas
3 personas
Desmontar el escenario
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala y los baños
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Cerrar la administración de tickets

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 4
Sillascant. 90
Mesas altascant. 4
Bandejas de barcant. 2
Burra de camerino

Equipo

Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Monitor de escenario
Soportes de micrófonocant. 2
Cables XLRcant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Escáner de entradascant. 2
Terminal de pago
Cables de cargacant. 4

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 4

Decoración

Cortinas del escenariocant. 2
Lona de fondo
Arreglos floralescant. 3
Señales de flechascant. 8
Paneles informativoscant. 4

Vajilla

Vasoscant. 100
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 60
Bandejascant. 60
Platos para postrecant. 90
Cubiertoscant. 90

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Bandejas de serviciocant. 6
Bandejas de aperitivoscant. 8
Pinzascant. 4

Limpieza

Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Paños de microfibracant. 12
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las necesidades técnicas con el artista al menos 7 días antes: confirma micrófono, monitores, mesa de mezclas, iluminación y tomas eléctricas disponibles.
No esperes al día del evento para organizar los asientos. Imprime la lista de invitados y las entradas el día anterior y deja un margen para cambios de última hora.
Reserva como mínimo 2 horas antes de la apertura para inspeccionar la sala, marcar el suelo, montar las piezas del escenario y comprobar todos los cables con cinta gaffer.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y compra los aperitivos con una cantidad separada para cada opción. Prepara también vasos, copas, platos, cubiertos y bandejas antes de abrir la ubicación.
Envía la información práctica entre 48 y 72 horas antes: dirección, hora de apertura, accesibilidad, distribución de asientos y forma de contacto para cambios o necesidades especiales.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de cabaret?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, contratar al monologuista y fijar el precio de la entrada. Deja la última semana para confirmar técnica, personal, accesibilidad y preferencias dietéticas.
¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al lugar?: Llega como mínimo 2 horas antes de abrir las puertas. Ese margen permite inspeccionar la sala, montar escenario y luces, conectar el sonido, probar el micrófono inalámbrico y preparar bebidas y aperitivos.
¿Qué equipo técnico necesita un espectáculo de cabaret?: Como base, prevé un micrófono inalámbrico, altavoces, mesa de mezclas, monitor de escenario, soportes, cables XLR, alargadores y regletas. Comprueba las necesidades exactas del artista al menos 7 días antes.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y la información práctica?: Envía las invitaciones cuando la página de entradas esté publicada y manda la información práctica entre 48 y 72 horas antes del espectáculo. Así puedes incluir horarios, accesibilidad, asientos y cualquier cambio confirmado.

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