Checklist para organizar un espectáculo de animales

Organizar un espectáculo de animales requiere coordinar personas, animales y público sin dejar la seguridad para el último momento. Este plan reúne 90 tareas y 63 artículos, desde fijar la fecha y comprobar permisos hasta preparar recintos, señalización y acreditaciones. Empieza por las autorizaciones y las inscripciones; después cierra el programa, el plano y los equipos. En la última semana, confirma reservas, seguro, veterinario, voluntarios y normas de bienestar animal.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Invitar a los cuidadores de animales
2 personas
Enviar las condiciones de participación
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Registrar animales y razas
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Fijar jurados y presentador
2 personas
Registrar el contacto del veterinario
Confirmar las reservas
Comprobar los datos del seguro
Hacer el plano del recinto
2 personas
Distribuir las zonas de animales
2 personas
Determinar las rutas de circulación para los visitantes
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Redactar las normas de bienestar animal
2 personas
Recopilar números de emergencia
Diseñar la señalización
Preparar los programas
2 personas
Preparar acreditaciones
Gestionar premios y certificados
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Controlar el alimento de los animales
2 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Volver a informar a los cuidadores de animales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar las carpas y los materiales
3 personas
Inspeccionar el terreno y la superficie
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar recintos para animales
4 personas
Colocar pantallas y vallas
3 personas
Colocar puntos de agua para animales
2 personas
Montar estación de alimentación y cuidado
2 personas
Delimitar la zona de demostración sin escenario
2 personas
Colocar carteles informativos
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Dejar listos los premios y certificados
Dar una reunión informativa a todo el personal
4 personas

Evento

Recibir a los cuidadores de animales
3 personas
Guiar a los animales hacia sus recintos
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir los programas
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Coordinar las rondas con animales
4 personas
Coordinar demostraciones
4 personas
Supervisar el bienestar animal
3 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Vigilar el acceso a las zonas de animales
3 personas
Dar agua a los animales
2 personas
Comprobar los recintos de los animales
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Recopilar los votos del público
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar certificados y premios
3 personas
Despedir a los cuidadores de animales
3 personas
Hacer que los animales salgan de forma segura
4 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Hacer la última ronda entre los animales
2 personas

Seguimiento

Cerrar catering
3 personas
Empaquetar suministros
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar los recintos de los animales
3 personas
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Apagar la iluminación
Desmontar las tiendas
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 6
Mesa de registro
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2
Mantelescant. 12

Suministros para animales

Recintos de animalescant. 16
Jaulas de transportecant. 8
Jaula para perroscant. 4
Cuencos de aguacant. 20
Cuencos para comidacant. 16
Contenedores de aguacant. 6
Pesebres de henocant. 6
Cobertura del suelocant. 8
Cepillos para animalescant. 6
Líneascant. 8
Lanyardscant. 6
Bolsas para animalescant. 4
Toallas para animalescant. 12
Recogedores de excrementoscant. 4
Dispensadores de bolsas para excrementoscant. 6
Etiquetas de identificación de animalescant. 30

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cables de altavozcant. 4
Baterías externascant. 4
Estaciones de cargacant. 2
Megáfonoscant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Vallas de separacióncant. 12
Cinta de advertenciacant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Chalecos reflectantescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Tijerascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de comidacant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Banners con temática de animalescant. 6
Decoración de mesacant. 12
Credencialescant. 40

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Comprueba los permisos, las notificaciones y los datos del seguro antes de enviar las invitaciones. Hazlo al menos 6 semanas antes, porque cualquier requisito pendiente puede afectar al lugar o al número de animales.
Cierra las inscripciones antes de crear el programa. Registra el contacto del veterinario, las especies y razas, las necesidades dietéticas y cualquier condición de participación para evitar cambios de última hora.
Dibuja el plano del recinto con zonas separadas para animales, visitantes, registro y circulación. Coloca los recintos, jaulas de transporte, cuencos, agua y cobertura del suelo antes de montar las mesas y las sillas.
Asigna los voluntarios por turnos y entrega instrucciones de seguridad por escrito. Prevé una persona para el registro, otra para controlar las rutas del público y responsables específicos para cada zona de animales.
Haz una prueba técnica de altavoces, micrófonos, soportes, cables alargadores y regletas como mínimo 1 día antes. Prepara también números de emergencia, señalización, programas, acreditaciones, premios y certificados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de animales?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva primero la fecha y el lugar, comprueba permisos y seguro, e invita después a cuidadores y participantes. Deja la semana final para confirmar reservas, voluntarios y material.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un espectáculo de animales?: Ciérralas entre 2 y 3 semanas antes del evento. Así tendrás tiempo para registrar animales y razas, recoger preferencias dietéticas, preparar el programa y distribuir las zonas del recinto.
¿Qué hay que preparar para garantizar el bienestar de los animales?: Define las normas de bienestar al menos 2 semanas antes y compártelas con los cuidadores junto con las condiciones de participación. Prepara recintos, jaulas, agua, comida, heno, cobertura del suelo, toallas y recogedores de excrementos según los animales inscritos.
¿Cuándo hay que confirmar al veterinario y los números de emergencia?: Confirma el contacto del veterinario y recopila los números de emergencia como máximo 7 días antes. Inclúyelos en las instrucciones de seguridad y asegúrate de que los responsables de cada zona sepan dónde encontrarlos.

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