Checklist para organizar un desfile de disfraces

Un desfile de disfraces necesita bastante más que una ruta y participantes con trajes. Antes de abrir las inscripciones, tendrás que cerrar el recorrido, los permisos, los seguros y la salida y la meta. Después vienen los voluntarios, el control del tráfico, los primeros auxilios, los dorsales y la preparación de los disfraces. Esta checklist reúne 76 tareas y 64 materiales para avanzar en el orden correcto y evitar los olvidos de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Reservar la salida y la meta
Organizar a los controladores de tráfico
Organizar personal de primeros auxilios
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mapa de ruta
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Diseñar los dorsales
Imprimir los dorsales
2 personas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Comprobar las medidas de los trajes
2 personas
Crear lista de reproducción
Encargar premios y medallas
Comprobar la ruta con antelación
2 personas
Distribuir el plan de tráfico
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar los disfraces
2 personas
Preparar kits de inicio
3 personas
Preparar flechas de ruta
2 personas
Llevar el material al lugar
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el arco de salida
3 personas
Montar arco de meta
3 personas
Montar las mesas de inscripción
2 personas
Organizar la entrega de disfraces
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Colocar flechas de ruta
4 personas
Colocar los hitos del kilómetro
2 personas
Colocar barreras de tráfico
4 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Dar la charla a los reguladores de tráfico
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir la inscripción
4 personas
Repartir los kits de inicio
4 personas
Repartir los disfraces
3 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
3 personas
Dar la salida
2 personas
Atender el puesto de ruta
8 personas
Cubrir los puntos de control
6 personas
Realizar el registro de llegada
3 personas
Repartir las medallas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Controlar la música
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Premiar a los ganadores
3 personas
Recoger los disfraces
3 personas
Guiar al público hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Retirar las barreras del recorrido
4 personas
Recoger las flechas de ruta
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Cargar el material de regreso
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Lavar los disfraces
2 personas
Devolver los disfraces
2 personas
Devolver el material de alquiler
2 personas
Avisos de objetos perdidos
Enviar fotos de los participantes
Publicar los resultados
Procesar facturas y recibos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 24
Mesa de inscripcióncant. 2
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8

Material deportivo

Arco de salida
Arco de meta
Flechas de rutacant. 35
Señales de kilómetrocant. 6
Dorsalescant. 120
Brazaletes con número de salidacant. 120
Medallascant. 120
Disfracescant. 120
Fundas para ropacant. 120
Conos de tráficocant. 30
Vallas de control de multitudescant. 12
Cuerdacant. 100
Silbatoscant. 12
Cronómetroscant. 4
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Mantas de emergenciacant. 12
Guantescant. 12

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 12
Cargadores de teléfono móvilcant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 160
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 150
Pesos para globoscant. 8
Mantelescant. 8
Señales de orientacióncant. 12
Photowall

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Cestos para la ropacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ruta antes de enviar invitaciones: los permisos, el seguro, los controladores de tráfico y el personal de primeros auxilios dependen de esos datos.
Publica el mapa de la ruta junto con el formulario de inscripción. Así podrás recoger preferencias dietéticas, medidas de los trajes y el número real de participantes desde el principio.
Revisa el recorrido con antelación y coloca las flechas de ruta, las señales de kilómetro, los conos y las vallas según los puntos donde el grupo pueda desviarse o concentrarse.
Prepara los dorsales, brazaletes, kits de inicio y disfraces clasificados antes del día del desfile. Comprueba la lista de participantes y las medidas de los trajes para no resolver entregas en la mesa de inscripción.
Haz una prueba técnica del sonido al menos 60 minutos antes de la salida: comprueba micrófono, altavoces, cables, regletas, baterías externas y lámparas LED, especialmente si parte del recorrido queda oscuro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir los permisos para un desfile de disfraces?: Solicítalos en cuanto estén fijadas la fecha y la ruta, preferiblemente entre 6 y 8 semanas antes. El plazo exacto depende del ayuntamiento y de si necesitas cortes de tráfico o vallas de control.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones del desfile?: Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes del desfile. Reserva los últimos 3 días para cerrar la lista, asignar voluntarios, preparar los dorsales y ajustar los kits de inicio.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un desfile de disfraces?: Calcula al menos 1 voluntario por cada punto de cruce o control de tráfico, además de 2 personas para la inscripción y 2 para coordinar la salida y la meta. Añade personal de primeros auxilios según el aforo y las exigencias del permiso.
¿Qué debo preparar el día del desfile y con cuánto tiempo?: Llega entre 90 y 120 minutos antes para montar la carpa, las mesas, la inscripción, el sonido, las señales y los arcos de salida y meta. La comprobación de participantes y la entrega de dorsales deben terminar antes de reunir al grupo en la salida.

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