Checklist para organizar un cumpleaños de 18 sin prisas
Un cumpleaños de 18 reúne más preparativos de los que parece: invitados, preferencias alimentarias, comida, bebidas, música y montaje del espacio. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto, desde enviar las invitaciones hasta recibir a los invitados. Reserva tiempo para confirmar asistentes, hacer la compra y preparar la tarta, porque son tareas que suelen quedarse para el último momento. También incluye la organización de mesas, buffet, iluminación, sonido, baño y residuos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Preparar la lista de invitados
Enviar invitaciones
Gestionar las inscripciones
Recopilar preferencias dietéticas
Preparar lista de reproducción
Comprobar el pronóstico del tiempo
Revisar la lista de compras
Hacer la compra
2 personas
Recoger la tarta
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las ensaladas
2 personas
Montar las mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar el buffet
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar las luces
2 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Probar la lista de reproducción
Preparar el baño
Colocar los puntos de residuos
Preparar la mesa de bienvenida
Preparar la mesa de regalos
Dejar listas las velas y el encendedor
Evento
Recibir a los invitados
2 personas
Cuidar de abrigos y regalos
Repartir las bebidas de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Abrir el buffet
Reponer el buffet
2 personas
Reponer bebidas
2 personas
Reponer vajilla y cubiertos
Cortar la tarta
2 personas
Servir la tarta
2 personas
Comprobar la música y el volumen
Hacer la foto de grupo
Recoger los regalos
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Recoger la comida y la bebida
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger el equipo de sonido
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar el baño
Limpiar el espacio de la fiesta
3 personas
Guardar la comida sobrante
Devolver los materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 32
- Mesa de buffetcant. 2
- Mesa de regalos
- Perchero
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 40
- Cuencos reutilizablescant. 32
- Vasoscant. 40
- Copas de vinocant. 24
- Tazas de cafécant. 24
- Sets de cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
- Pala para tarta
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cucharones medidorescant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas para cubitos de hielocant. 3
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Faroles LEDcant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Arcos de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 6
- Porta servilletascant. 6
- Fondo para fotos
- Atrezzo para fotoscant. 12
Limpieza
- Papelerascant. 4
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
- Escoba y recogedor
- Fregona
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para confirmar la asistencia. Así podrás ajustar las cantidades de comida, bebida, vajilla, mesas y sillas.
- Pregunta por alergias y preferencias dietéticas al recoger las inscripciones, no el día anterior. Prepara y etiqueta las opciones especiales antes de montar el buffet.
- Haz la compra entre 2 y 3 días antes y revisa la lista una segunda vez. Deja para el mismo día solo los productos frescos, la tarta y el enfriado de las bebidas.
- Monta mesas, sillas, buffet, decoración, luces y sonido con varias horas de margen. Prueba la lista de reproducción antes de que lleguen los invitados y comprueba que los alargadores y regletas no estorben el paso.
- Prepara la mesa de bienvenida, la mesa de regalos, el baño y los puntos de residuos antes de abrir la puerta. Deja las velas y el encendedor juntos, listos para usar durante la tarta.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un cumpleaños de 18?
- Empieza unas 3 semanas antes con la lista de invitados y las invitaciones. Durante los últimos 2 o 3 días conviene cerrar compras, comida, bebidas, decoración y montaje.
- ¿Cuándo debo confirmar la cantidad de comida y bebida?
- Cierra las confirmaciones entre 5 y 7 días antes. Después revisa la lista de compras y haz la compra principal 2 o 3 días antes para evitar quedarte corto o comprar de más.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas?
- Pon las bebidas a enfriar varias horas antes de que empiece la fiesta, según el espacio disponible en las neveras portátiles. No lo dejes para el momento de recibir a los invitados.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el espacio?
- Reserva al menos 3 horas para colocar mesas y sillas, montar el buffet, colgar decoración y luces, preparar el sonido y dejar listo el baño. Añade tiempo extra si también preparas ensaladas, aperitivos o la tarta.
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